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慶典組織流程大全
慶典，是各種慶祝儀式的統(tǒng)稱(chēng)。在商務(wù)活動(dòng)中，商務(wù)人員參加慶祝儀式的機(jī)會(huì)是很多的，既有可能奉命為本單位組織一次慶祝儀式，也有可能應(yīng)邀去出席外單位的某一次慶祝儀式。
就內(nèi)容而論，在商界所舉行的慶祝儀式大致可以分為四類(lèi)：第一類(lèi)，本單位成立周年慶典。通常，它都是逢五、逢十進(jìn)行的。即在本單位成立五周年、十周年以及它們的倍數(shù)時(shí)進(jìn)行。第二類(lèi)，本單位榮獲某項(xiàng)榮譽(yù)的慶典。當(dāng)單位本身榮獲了某項(xiàng)榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、單位的“拳頭產(chǎn)品”在國(guó)內(nèi)外重大展評(píng)中獲獎(jiǎng)之后，這類(lèi)慶典基本上均會(huì)舉行。第三，本單位取得重大業(yè)績(jī)的慶典。例如干日無(wú)生產(chǎn)事故、生產(chǎn)某種產(chǎn)品的數(shù)量突破lo萬(wàn)臺(tái)、經(jīng)銷(xiāo)某種商品的銷(xiāo)售額達(dá)到l億元等等，這些來(lái)之不易的成績(jī)，往往都是要慶祝的。第四類(lèi)，本單位取得顯著發(fā)展的慶典。當(dāng)本單位建立集團(tuán)、確定新的合作伙伴、兼并其他單位、分公司或連鎖店不斷發(fā)展時(shí)，自然都值得慶祝一番。
就形式而論，商界各單位所舉行的各類(lèi)慶祝儀式，都有一個(gè)最大的特色，那就是要?jiǎng)?wù)實(shí)而不務(wù)虛。若能由此而增強(qiáng)本單位全體員工的凝聚力與榮譽(yù)感，并且使社會(huì)各界對(duì)本單位重新認(rèn)識(shí)、刮目相看，那么大張旗鼓地舉行慶典，多進(jìn)行一些人、財(cái)、物的投入，任何理智、精明的商家，都會(huì)對(duì)此在所不惜。反之，若是對(duì)于宣傳本單位的新形象、增強(qiáng)本單位全體員工的自豪感無(wú)所作為，那么舉行一次慶典即使花不了幾個(gè)錢(qián)，也沒(méi)有必要好大喜功、非要去搞它不可。
對(duì)商界人士來(lái)講，組織慶典與參加慶典時(shí)，往往會(huì)各有多方面的不同要求。慶典的禮儀，即有關(guān)慶典的禮儀規(guī)范，就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項(xiàng)基本內(nèi)容所組成的。以下，對(duì)其分別予以介紹。
組織籌備一次慶典，如同進(jìn)行生產(chǎn)和銷(xiāo)售一樣，先要對(duì)它作出一個(gè)總體的計(jì)劃。商務(wù)人員如果受命完成這一任務(wù)，需要記住兩大要點(diǎn)：其一，要體現(xiàn)出慶典的特色。其二，要安排好慶典的具體內(nèi)容。
毋庸多言，慶典既然是慶�；顒�(dòng)的一種形式，那么它就應(yīng)當(dāng)以慶祝為中心，把每一項(xiàng)具體活動(dòng)都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重。不論是舉行慶典的具體場(chǎng)合、慶典進(jìn)行過(guò)程中的某個(gè)具體場(chǎng)面，還是全體出席者的情緒、表現(xiàn)，都要體現(xiàn)出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛。惟獨(dú)如此，慶典的宗旨——塑造本單位的形象，顯示本單位的實(shí)力，擴(kuò)大本單位的影響，才能夠真正地得以貫徹落實(shí)。
慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色，應(yīng)當(dāng)在其具體內(nèi)容的安排上，得到全面的體現(xiàn)。
如果站在組織者的角度來(lái)考慮，慶典的內(nèi)容安排，至少要注意出席者的確定、來(lái)賓的接待、環(huán)境的布置以及慶典的程序等四大問(wèn)題。
首先，應(yīng)當(dāng)精心確定好慶典的出席人員名單。慶典的出席者不應(yīng)當(dāng)濫竿充數(shù)，或是讓對(duì)方勉為其難。確定慶典的出席者名單時(shí)，始終應(yīng)當(dāng)以慶典的宗旨為指導(dǎo)思想。一般來(lái)說(shuō)，慶典的出席者通常應(yīng)包括如下人士：
一是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。地方黨政領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，大都對(duì)單位的發(fā)展給予過(guò)關(guān)心、指導(dǎo)。邀請(qǐng)他們參加，主要是為了表示感激之心。
二是社會(huì)名流。根據(jù)公共關(guān)系學(xué)中的“名人效應(yīng)”原理，社會(huì)各界的名人對(duì)于公眾最有吸引力，能夠請(qǐng)到他們，將有助于更好地提高本單位的知名度。
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三是大眾傳媒。在現(xiàn)代社會(huì)中，報(bào)紙、雜志、電視、廣播等大眾媒介，被稱(chēng)為僅次于立法、行政、司法三權(quán)的社會(huì)“第四權(quán)力”。邀請(qǐng)它們，并主動(dòng)與它們合作，將有助于它們公正地介紹本單位的成就，進(jìn)而有助于加深社會(huì)對(duì)本單位的了解和認(rèn)同。
四是合作伙伴。在商務(wù)活動(dòng)中，合作伙伴經(jīng)常是彼此同呼吸、共命運(yùn)的。請(qǐng)他們來(lái)與自己一起分享成功的喜悅，是完全應(yīng)該的，而且也是絕對(duì)必要的。
五是社區(qū)關(guān)系。它們是指那些與本單位共居于同一區(qū)域、對(duì)本單位具有種種制約作用的社會(huì)實(shí)體。例如，本單位周?chē)木用裎鯐?huì)、街道辦事處、醫(yī)院、學(xué)校、幼兒園、養(yǎng)老院、商店以及其他單位等等。請(qǐng)它們參加本單位的慶典，會(huì)使對(duì)方進(jìn)一步了解本單位、尊重本單位、支持本單位，或是給予本單位更多的方便。
六是單位員工。員工是本單位的主人，本單位每一項(xiàng)成就的取得，都離不開(kāi)他們的兢兢業(yè)業(yè)和努力奮斗。所以在組織慶典時(shí)，是不容許將他們完全“置之度外”的。
以上人員的具體名單一旦確定，就應(yīng)盡早發(fā)出邀請(qǐng)或通知。鑒于慶典的出席人員甚多，牽涉面極廣，故不到萬(wàn)不得已，均不許將慶典取消、改期或延期。
其次，應(yīng)當(dāng)精心安排好來(lái)賓的接待工作。與一般的商務(wù)交往中來(lái)賓的接待相比，對(duì)出席慶祝儀式的來(lái)賓的接待，更應(yīng)突出禮儀性的特點(diǎn)。不但應(yīng)當(dāng)熱心細(xì)致地照顧好全體來(lái)賓，而且還應(yīng)當(dāng)通過(guò)主方的接待工作，使來(lái)賓感受到主人真摯的尊重與敬意，并且想方設(shè)法使每位來(lái)賓都能心情舒暢。
最好的辦法，是慶典一經(jīng)決定舉行，即成立對(duì)此全權(quán)負(fù)責(zé)的籌備組。籌備組成員通常應(yīng)當(dāng)由各方面的有關(guān)人士組成，他們應(yīng)當(dāng)是能辦事、會(huì)辦事、辦實(shí)事的人。
在慶典的籌備組之內(nèi)，應(yīng)根據(jù)具體的需要，下設(shè)若干專(zhuān)項(xiàng)小組，在公關(guān)、禮賓、財(cái)務(wù)、會(huì)務(wù)等各方面“分兵把守”，各管一段。其中負(fù)責(zé)禮賓工作的接待小組，大都不可缺少。
慶典的接待小組，原則上應(yīng)由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達(dá)能力和應(yīng)變能力較強(qiáng)的男女青年組成。
接待小組成員的具體工作有以下幾項(xiàng)：其一，來(lái)賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng)迎接或送別來(lái)賓。其二，來(lái)賓的引導(dǎo)。即由專(zhuān)人負(fù)責(zé)為來(lái)賓帶路，將其送到既定的地點(diǎn)。其三，來(lái)賓的陪同。對(duì)于某些年事已高或非常重要的來(lái)賓，應(yīng)安排專(zhuān)人陪同始終，以便關(guān)心與照顧。其四，來(lái)賓的招待。即指派專(zhuān)人為來(lái)賓送飲料、上點(diǎn)心以及提供其他方面的關(guān)照。
凡應(yīng)邀出席慶典的來(lái)賓，絕大多數(shù)人對(duì)本單位都是關(guān)心和友好的。因此，當(dāng)他們光臨時(shí)，主人沒(méi)有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待。將心比心，在來(lái)賓的接待上若得過(guò)且過(guò)、馬馬虎虎，是會(huì)傷來(lái)賓的自尊心的。
再次，應(yīng)當(dāng)精心布置好舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng)。舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng)，是慶典活動(dòng)的中心地點(diǎn)。對(duì)它的安排、布置是否恰如其分，往往會(huì)直接地關(guān)系到慶典留給全體出席者的印象的好壞。依據(jù)儀式禮儀的有關(guān)規(guī)范，商務(wù)人員在布置舉行慶典的現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，需要通盤(pán)思考的主要問(wèn)題有：
一是地點(diǎn)的選擇。在選擇具體地點(diǎn)時(shí)，應(yīng)結(jié)合慶典的規(guī)模、影響力以及本單位的實(shí)際情況來(lái)決定。本單位的禮堂、會(huì)議廳，本單位內(nèi)部或門(mén)前的廣場(chǎng)，以及外借的大廳，等等，均可相機(jī)予以選擇。不過(guò)在室外舉行慶典時(shí)，切勿因地點(diǎn)選擇不慎，從而制造噪聲、妨礙交通或治安、顧此而失彼。 1 2 3
二是環(huán)境的美化。在反對(duì)鋪張浪費(fèi)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)量力而行，著力美化慶典舉行現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境。為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛，可在現(xiàn)場(chǎng)張燈結(jié)彩，懸掛彩燈、彩帶，張貼一些宣傳標(biāo)語(yǔ)，并且張掛標(biāo)明慶典具體內(nèi)容的大型橫幅。如果有能力，還可以請(qǐng)由本單位員工組成的樂(lè)隊(duì)、鑼鼓隊(duì)屆時(shí)演奏音樂(lè)或敲鑼打鼓，熱鬧熱鬧。但是這類(lèi)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)要適度，不要熱鬧過(guò)了頭，成為胡鬧，或者“喧賓奪主”。千萬(wàn)不要請(qǐng)少先隊(duì)員來(lái)扮演這類(lèi)角色，不要?jiǎng)趧?dòng)孩子們?yōu)檫@類(lèi)與他們無(wú)關(guān)之事而影響其學(xué)業(yè)。
三是場(chǎng)地的大小。在選擇舉行慶祝儀式的現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)牢記并非愈大愈好。從理論上說(shuō)，現(xiàn)場(chǎng)的大小應(yīng)與出席者人數(shù)的多少成正比。也就是說(shuō)場(chǎng)地的大小，應(yīng)同出席者人數(shù)的多少相適應(yīng)。人多地方小，擁擠不堪，會(huì)使人心煩意亂。人少地方大，則會(huì)讓來(lái)賓對(duì)本單位產(chǎn)生“門(mén)前冷落車(chē)馬稀”的錯(cuò)覺(jué)。
四是音響的準(zhǔn)備。在舉行慶典之前，務(wù)必要把音響準(zhǔn)備好。尤其是供來(lái)賓們講話(huà)時(shí)使用的麥克風(fēng)和傳聲設(shè)備，在關(guān)鍵時(shí)刻，絕不允許臨陣“罷工”，讓主持人手忙腳亂、大出洋相。在慶典舉行前后，播放一些喜慶、歡快的樂(lè)曲，只要不搶占“主角”的位置，通常是可以的。但是對(duì)于播放的樂(lè)曲，應(yīng)先期進(jìn)行審查。切勿屆時(shí)讓工作人員自由選擇，隨意播放那些凄慘、哀怨、讓人心酸和傷心落淚的樂(lè)曲，或是那些不夠莊重的詼諧曲和愛(ài)情歌曲。
最后，應(yīng)當(dāng)精心擬定好慶典的具體程序。一次慶典舉行的成功與否，與其具體的程序不無(wú)關(guān)系。儀式禮儀規(guī)定，擬定慶典的程序時(shí)，有兩條原則必須堅(jiān)持：第一，時(shí)間宜短不宜長(zhǎng)。大體上講，它應(yīng)以一個(gè)小時(shí)為其極限。這既為了確保其效果良好，也是為了尊重全體出席者，尤其是為了尊重來(lái)賓。第二，程序宜少不宜多。程序過(guò)多，不僅會(huì)加長(zhǎng)時(shí)間，而且還會(huì)分散出席者的注意力，并給人以慶典內(nèi)容過(guò)于凌亂之感�？傊�，不要使慶典成為內(nèi)容亂七八糟的“馬拉松”。
依照常規(guī)，一次慶典大致上應(yīng)包括下述幾項(xiàng)程序：
預(yù)備：請(qǐng)來(lái)賓就座，出席者安靜，介紹佳賓。
第一項(xiàng)，宣布慶典正式開(kāi)始，全體起立，奏國(guó)歌，唱本單位之歌。
第二項(xiàng)，本單位主要負(fù)責(zé)人致辭。其內(nèi)容是，對(duì)來(lái)賓表示感謝，介紹此次慶典的緣由，等等。其重點(diǎn)應(yīng)是報(bào)捷以及慶典的可“慶”之處。
箅三項(xiàng)，邀請(qǐng)嘉賓講話(huà)。大體上講，出席此次的上級(jí)毛要領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位及社區(qū)關(guān)系單位，均應(yīng)有代表講話(huà)或致賀辭。不過(guò)應(yīng)當(dāng)提前約定好，不要當(dāng)場(chǎng)當(dāng)眾推來(lái)推去。對(duì)外來(lái)的賀電、賀信等等，可不必一一宣讀，但對(duì)其署名單位或個(gè)人應(yīng)當(dāng)公布。在進(jìn)行公布時(shí)，可依照其“先來(lái)后到”為序，或是按照其具體名稱(chēng)的漢字筆劃的多少進(jìn)行排列。
第四項(xiàng)，安排文藝演出。這項(xiàng)程序可有可無(wú)，如果準(zhǔn)備安排，應(yīng)當(dāng)慎選內(nèi)容，注意不要有悖于慶典的宅旨。
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