商務信函的寫法

信函是公司的臉面，它對于公司樹立良好的形象有著極為重要的意義。典型商務信函的內(nèi)容應包括如下幾點：

信頭：一般來講，商業(yè)信函均使用印有"letterhead"的公函信箋，這樣信頭就不必自己再寫了。

信內(nèi)地址：寫在信紙的左上角，編號和日期下方。順序是從小到大：

公司名稱或收信人姓名、職務

房屋或大樓名稱

大樓號碼及所在街道或路的名稱

省市名稱及郵編

國家名稱

稱呼敬語：如知道對方姓名，就用dear

mr./mrs./miss/ms.加上姓，如不知道對方姓名，可用dear

sir,

dear

madam,

也可用：to

whom

if

may

concern。如對方職務較高，則最好用其職務名稱，如：

dear

prof.

smith,

dear

dr.

henson等。

稱呼一家公司就用dear

sirs

或gentlemen。

正文

結束敬語：如稱呼用dear

sir/dear

sirs/dear

madam",

結束敬語就應用yours

faithfully。如稱呼用dear

mr.

john/dear

mr.

smith,

結束敬語就應用yours

sincerely。

署名

英文信函中講究五c原則，也就是要求做到正確(correctness)、清晰(

clearness

)、簡明(

conciseness

)、完整(

completeness

)和禮貌(

courtesy

)。

信函的語調(diào)也是同樣重要的，它表達了你對收信人的態(tài)度，適當?shù)恼Z調(diào)將會給雙方創(chuàng)造良好的溝通氣氛。

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