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檔案資料管理體系
一、總則
1、為規(guī)范公司內(nèi)業(yè)技術(shù)資料管理、收集、整理工作，完整、系統(tǒng)地保存和科學(xué)地管理建設(shè)過(guò)程中形成的文件材料，根據(jù)國(guó)家及安徽省相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，制定本管理制度。
2、需要?dú)w檔保存的文件材料是指勐臘海誠(chéng)工程部在工程建設(shè)開(kāi)發(fā)期間形成的具有保存價(jià)值的各種形式的記錄。
3、文件材料的收集、整理、處理、儲(chǔ)存、傳遞和應(yīng)用等工作，由工程部?jī)?nèi)業(yè)技術(shù)管理工程師及其助理負(fù)責(zé)執(zhí)行和實(shí)施，工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。
4、文件材料應(yīng)隨工程的進(jìn)展進(jìn)行，保證真實(shí)、準(zhǔn)確、具有時(shí)效性，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽字，及時(shí)存入計(jì)算機(jī)中，納入整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目管理體系中。 二、文件材料收集范圍
1、整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從籌建到竣工驗(yàn)收期間形成的具有保存價(jià)值的文件，包括立項(xiàng)、可研報(bào)告、評(píng)估、計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像等形式和載體的文件材料。
2、文件材料來(lái)源：
(1)、集團(tuán)公司各部門(mén)發(fā)文、批文； (2)、子公司各部門(mén)發(fā)文； (3)、政府部門(mén)發(fā)文、批文； (4)、工程部?jī)?nèi)部形成的文件材料；
(5)、與工程部相關(guān)單位聯(lián)系的各種文件材料； (6)、工程部執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料； (7)、其它。
三、工程部在項(xiàng)目?jī)?nèi)業(yè)技術(shù)資料管理中的職責(zé)
1、在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求。
2、收集和整理工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔。 3、負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。
4、收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的立卷歸檔的工程檔案。 5、在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收；未取得工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收。
6、工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案。 四、文件材料分類(lèi)及內(nèi)容
根據(jù)工程部實(shí)際情況，對(duì)需要?dú)w檔保存的文件材料可分為以下兩類(lèi)：
(1)、文書(shū)類(lèi)資料：集團(tuán)公司各部門(mén)、子公司各部門(mén)、政府部門(mén)的日常事務(wù)性的發(fā)文和批文，以及工程部簽發(fā)的日常事務(wù)性發(fā)文和批文。具體分類(lèi)和內(nèi)容見(jiàn)附表1。
(2)、技術(shù)類(lèi)資料：工程部(建設(shè))、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及質(zhì)量站、材料檢驗(yàn)等單位在工程建設(shè)開(kāi)發(fā)期間形成的技術(shù)類(lèi)文件材料。
技術(shù)類(lèi)文件材料可劃分為：基建文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖四部分。具體分類(lèi)和內(nèi)容見(jiàn)附表2。 五、文件材料管理要求
1、文件材料要達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求，并對(duì)其收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用，逐步做到規(guī)范化管理，能夠反映項(xiàng)目建設(shè)與管理活動(dòng)的全過(guò)程，原則上歸檔文件為原件。
2、文件材料內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符。字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。
3、文字材料幅面尺寸規(guī)格為A4幅面(297mm×210mm)。圖紙統(tǒng)一折疊成A4幅面，內(nèi)折外翻圖標(biāo)。卷內(nèi)目錄和案卷封面欄目均應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚，立卷要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，時(shí)間順序編排，一個(gè)工程要在一起立卷，如果資料多(每卷一般不超過(guò)4cm)，可立數(shù)卷。
4、內(nèi)業(yè)管理人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(文件中的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。 內(nèi)業(yè)管理人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料，收集齊全，加以整理、歸檔保存。
5、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
竣工驗(yàn)收歸檔文件套數(shù)規(guī)定為三套，一套由工程部保管、一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館、一套由集團(tuán)公司保管。
6、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件、正稿與印件（或傳真件）、請(qǐng)示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件，分別存放在一起，不得分開(kāi)。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷。 六、文件材料借閱、銷(xiāo)毀
1、建立查閱、借閱登記制度，公司人員調(diào)檔查閱，必須由內(nèi)業(yè)管理人員統(tǒng)一進(jìn)行登記。外單位人員查閱文檔，必須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、需借閱文件的人員，應(yīng)填寫(xiě)“文件借閱單”，并經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱者應(yīng)在7天內(nèi)歸還，逾期不還由內(nèi)業(yè)管理員收回，原件原則上不得外借，以防止丟失或損壞。
3、文件作廢時(shí)，由部門(mén)業(yè)內(nèi)技術(shù)管理人員發(fā)出文件作廢通知至收文單位/部門(mén)，并將已發(fā)放文件全部收回作廢。
4、為避免的文件積壓，業(yè)內(nèi)技術(shù)管理人員需要定期清理文件材料，將過(guò)期或無(wú)保存價(jià)值的文件進(jìn)行剔除和銷(xiāo)毀。 七、相關(guān)支持表格、圖表
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