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大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目虛擬團(tuán)隊(duì)組織模式研究
作者：孫穎張強(qiáng)
審計(jì)月刊 2015年08期
大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目是指圍繞某一主題，由上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)統(tǒng)一組織下級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)在全國(guó)、全省等較大范圍內(nèi)共同開展的審計(jì)項(xiàng)目。通過集中各級(jí)審計(jì)力量，統(tǒng)一組織項(xiàng)目，對(duì)政府關(guān)心重視、群眾普遍關(guān)注、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展迫切需要的一些重大事項(xiàng)開展審計(jì)，可以有效發(fā)揮審計(jì)監(jiān)督的最大合力，提高審計(jì)工作的整體性、宏觀性和建設(shè)性，也是審計(jì)機(jī)關(guān)踐行科學(xué)審計(jì)理念、在更高層次上發(fā)揮審計(jì)“免疫系統(tǒng)”功能、推動(dòng)完善國(guó)家治理的重要途徑和抓手。深化改革新時(shí)期，政府和公眾對(duì)審計(jì)工作的要求進(jìn)一步提高，專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目常規(guī)的組織和管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)審計(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展和審計(jì)目標(biāo)的提高，審計(jì)實(shí)踐中暴露出的資源充分利用率低、整合不夠、成本浪費(fèi)、效率不高等問題，需要重點(diǎn)關(guān)注和解決。
一、目前審計(jì)項(xiàng)目組織管理模式存在的問題
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)各階層各領(lǐng)域出現(xiàn)的問題愈加增多.需要政府相關(guān)部門廣泛關(guān)注。我國(guó)每年都要進(jìn)行大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目，涉及地理范圍廣，動(dòng)用資源多。在不斷實(shí)踐中，也暴露出一些問題，影響和阻礙了審計(jì)工作的發(fā)展。
一是審計(jì)資源整合不夠，資源使用交叉重疊。國(guó)家審計(jì)機(jī)關(guān)每年都進(jìn)行大量的審計(jì)項(xiàng)目，涉及經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、預(yù)算執(zhí)行審計(jì)、財(cái)務(wù)收支審計(jì)等多種類別，有的涵蓋或者涉及了大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目的內(nèi)容，有的由于不在其審計(jì)范圍，數(shù)據(jù)和材料被擱置，未進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，而大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)又重新進(jìn)駐被審計(jì)單位，造成資源使用重疊，浪費(fèi)成本。
二是組織協(xié)調(diào)工作不到位。目前大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目組織人力資源分散，重要信息上報(bào)不及時(shí)，且漏報(bào)情況屢有發(fā)生，致使一些重要的行業(yè)或領(lǐng)域信息資料不完備，或者信息不能夠充分共享。
三是審計(jì)質(zhì)量控制難度大。專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目往往是受到廣泛關(guān)注的社會(huì)或經(jīng)濟(jì)的焦點(diǎn)性問題或某個(gè)重要行業(yè)的總體情況，國(guó)家審計(jì)機(jī)關(guān)高度重視。然而專項(xiàng)審計(jì)過程中，由于時(shí)間緊，往往采取突擊式工作，一些重要點(diǎn)因無法得到深入調(diào)研而被放棄。
四是采用的技術(shù)方法不夠先進(jìn)，致使審計(jì)效率較低。計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)應(yīng)用不夠普遍，大型數(shù)據(jù)庫(kù)不夠完善，未成熟應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，程序流程圖、實(shí)際或模擬數(shù)據(jù)文件法等方法還未成為主要的審計(jì)方法，不能使審計(jì)業(yè)務(wù)和計(jì)劃得到高效執(zhí)行。
五是審計(jì)人員的智慧和能力未得到充分發(fā)揮。目前大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目周期較短，任務(wù)量大，審計(jì)人員疲于應(yīng)付數(shù)據(jù)和材料的收集與審核，沒有時(shí)間深入思考，更不用說打破常規(guī)，運(yùn)用立體思維、系統(tǒng)思維、發(fā)散思維去科學(xué)推理；抓住先機(jī)和重點(diǎn)。
二、大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目虛擬團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建和管理
針對(duì)大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目實(shí)踐中所存在的問題，筆者認(rèn)為可構(gòu)建大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目虛擬團(tuán)隊(duì)組織模式，以突破傳統(tǒng)審計(jì)模式，為實(shí)現(xiàn)審計(jì)全覆蓋奠定組織管理基礎(chǔ)。
（一）大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目虛擬團(tuán)隊(duì)的概念
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)復(fù)雜化程度的提高，大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目涉及的領(lǐng)域越來越廣，傳統(tǒng)審計(jì)項(xiàng)目組織方式的弊端愈加凸顯。筆者以虛擬項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)理論為基礎(chǔ)，提出大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目虛擬團(tuán)隊(duì)的概念，即大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目虛擬團(tuán)隊(duì)是基于特定的專項(xiàng)審計(jì)任務(wù)，具有共同目標(biāo)、資源共享、優(yōu)勢(shì)信息互補(bǔ)，利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)，跨越時(shí)間、空間和組織邊界，未打破常規(guī)審計(jì)工作的虛擬網(wǎng)絡(luò)中的審計(jì)工作群體。虛擬團(tuán)隊(duì)中的成員沒有經(jīng)過空間的變化，不通過專門組織人力物力，卻能夠讓即使分散的審計(jì)主體致力于共同完成某一具體任務(wù)，最大限度地發(fā)揮審計(jì)機(jī)構(gòu)的效能和優(yōu)化資源布局。大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目虛擬團(tuán)隊(duì)突破了傳統(tǒng)的審計(jì)項(xiàng)目組織的概念和限制，為審計(jì)人員更充分地發(fā)揮自身潛力提供了機(jī)會(huì)，并為審計(jì)資源整合和共享創(chuàng)造了條件，能夠在很大程度上提高審計(jì)業(yè)務(wù)的效率。
（二）大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目虛擬團(tuán)隊(duì)的工作周期拓展與團(tuán)隊(duì)構(gòu)建
以往大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目和常規(guī)審計(jì)項(xiàng)目的人員組織都有較為明確的項(xiàng)目周期性，依據(jù)任務(wù)量和委托方的要求制定審計(jì)方案，明確項(xiàng)目期限。通常一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)周期包括團(tuán)隊(duì)組建（團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)任職、職能組成立、人員組合）、團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)及制度執(zhí)行、團(tuán)隊(duì)考核和團(tuán)隊(duì)解散等階段。本研究將大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目虛擬團(tuán)隊(duì)的工作周期進(jìn)行時(shí)間上的長(zhǎng)期性拓展，盡量使項(xiàng)目常態(tài)化。國(guó)家審計(jì)機(jī)關(guān)主要決策者和研究支持部門對(duì)重大社會(huì)與經(jīng)濟(jì)問題進(jìn)行研究，或接受上級(jí)機(jī)構(gòu)與其他部門的指導(dǎo)和建議，確定當(dāng)前一段時(shí)期內(nèi)（可為五年期）的重大問題，作為大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目的主題。
第一階段：?jiǎn)?dòng)階段
大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目主題確定（立項(xiàng)）后，考慮區(qū)域重點(diǎn)、專業(yè)特長(zhǎng)、領(lǐng)導(dǎo)職級(jí)等因素，從國(guó)家審計(jì)機(jī)構(gòu)及地方審計(jì)機(jī)構(gòu)中抽出不同地域、不同專業(yè)、不同行政部門和較高領(lǐng)導(dǎo)職級(jí)的人（其往往正承擔(dān)著不同的審計(jì)項(xiàng)目）成立專項(xiàng)審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組制定審計(jì)目標(biāo)、重點(diǎn)任務(wù)、工作制度，并分析任務(wù)特征，確定年度內(nèi)相關(guān)的常規(guī)審計(jì)項(xiàng)目點(diǎn)。例如，一個(gè)大型環(huán)保審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施前，應(yīng)分析當(dāng)前我國(guó)社會(huì)環(huán)保領(lǐng)域的具體情況、關(guān)鍵任務(wù)和發(fā)展方向，確保審計(jì)任務(wù)內(nèi)容的全面性，還應(yīng)考慮當(dāng)前正在進(jìn)行的或本年度內(nèi)計(jì)劃將要進(jìn)行的工業(yè)企業(yè)、交通部門、發(fā)展改革部門、財(cái)政部門等的相關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、預(yù)算執(zhí)行審計(jì)等常規(guī)審計(jì)項(xiàng)目中與審計(jì)任務(wù)相關(guān)的項(xiàng)目點(diǎn)，從其中抽出少量人手，組成專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目核心組。核心組成員不必過多，以10個(gè)左右為宜，一般為相關(guān)項(xiàng)目組中不擔(dān)任“主審”職責(zé)的審計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，其調(diào)查分工領(lǐng)域要包含環(huán)保方面。核心組負(fù)責(zé)前期調(diào)研，項(xiàng)目任務(wù)的需求分析、分解任務(wù)，確定重點(diǎn)問題方向。
本階段虛擬團(tuán)隊(duì)的特征與實(shí)施難點(diǎn)是項(xiàng)目初期人員磨合不夠，效率較低，又同時(shí)承擔(dān)著本職審計(jì)工作，因此可能會(huì)出現(xiàn)抵觸情緒，相互之間認(rèn)同度不夠，對(duì)問題的方向性所持觀點(diǎn)不同，較難達(dá)成一致意見。并且組織結(jié)構(gòu)不穩(wěn)定，易出現(xiàn)團(tuán)隊(duì)成員頻繁調(diào)換、調(diào)整等情況。因此，本階段專項(xiàng)審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，尤其是對(duì)核心組成員的選擇，需要仔細(xì)斟酌，綜合考慮，以及對(duì)核心組成員的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和下級(jí)成員之間需加強(qiáng)交流工作，以提高核心組成員的工作熱情，理順工作機(jī)制。
第二階段：構(gòu)建階段
設(shè)計(jì)專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目虛擬團(tuán)隊(duì)的總體結(jié)構(gòu)框架和功能模塊，并基于現(xiàn)有審計(jì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，搭建運(yùn)行環(huán)境，進(jìn)行試運(yùn)行。專項(xiàng)審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)小組和核心組共同確定虛擬團(tuán)隊(duì)的總體架構(gòu)和團(tuán)隊(duì)成員，包括抽出相關(guān)審計(jì)項(xiàng)目點(diǎn)的基層審計(jì)組織與成員，制定順暢的工作機(jī)制和科學(xué)合理的工作方法。虛擬團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建指的是團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)和組織模式的構(gòu)建。隨著大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目的常態(tài)化，其具有依托于現(xiàn)有常規(guī)審計(jì)項(xiàng)目的特性，因此，在團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)不變的情況下，團(tuán)隊(duì)成員個(gè)體會(huì)進(jìn)行階段性調(diào)整，各個(gè)常規(guī)審計(jì)項(xiàng)目的開始和結(jié)束點(diǎn)，都是大型專項(xiàng)審計(jì)項(xiàng)目虛擬團(tuán)隊(duì)的基層組織和成員個(gè)體的調(diào)整環(huán)節(jié)，在工作機(jī)制中需要加入銜接培訓(xùn)或視頻會(huì)議，交代工作進(jìn)展與業(yè)務(wù)狀態(tài)。因此，虛擬團(tuán)隊(duì)需要在其依托的常規(guī)審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束或下一個(gè)項(xiàng)目開始時(shí)進(jìn)行工作交接，構(gòu)建一個(gè)小組進(jìn)行工作交接業(yè)務(wù)，可由核心組中的成員承擔(dān)。
本階段虛擬團(tuán)隊(duì)的特征與實(shí)施難點(diǎn)是團(tuán)隊(duì)成員基于較高的交叉性審計(jì)任務(wù)，會(huì)出現(xiàn)較多的溝通、協(xié)調(diào)問題，此階段應(yīng)強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)成員角色。此外，根據(jù)項(xiàng)目的主題和特點(diǎn)，要制定明確的信息規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及各項(xiàng)工作要求。
第三階段：完善與常態(tài)階段
此階段主要是項(xiàng)目系統(tǒng)的穩(wěn)定維護(hù)，項(xiàng)目正式運(yùn)轉(zhuǎn)起來后，逐步進(jìn)入完善與常態(tài)階段，工作機(jī)制進(jìn)一步調(diào)整，建立公共信息庫(kù)和組織的信息地圖，并及時(shí)更新信息庫(kù)。建立正規(guī)培訓(xùn)和在線支持制度，對(duì)團(tuán)隊(duì)成員使用網(wǎng)絡(luò)溝通技術(shù)進(jìn)行正規(guī)培訓(xùn)，并保證虛擬團(tuán)隊(duì)成員能夠隨時(shí)獲得在線的培訓(xùn)和技術(shù)支持，可將有關(guān)技術(shù)的課件和操作演示放在系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中方便團(tuán)隊(duì)成員選擇學(xué)習(xí)。
此階段虛擬團(tuán)隊(duì)的特征與實(shí)施難點(diǎn)是基層組織和成員個(gè)體在依托項(xiàng)目結(jié)束或開始時(shí)的調(diào)整環(huán)節(jié)是團(tuán)隊(duì)成員重組的關(guān)鍵時(shí)刻，應(yīng)更加注重溝通和交流，形成積極向上的虛擬團(tuán)隊(duì)文化。
作者介紹：孫穎，張強(qiáng)，審計(jì)署審計(jì)科研所
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