高效時間管理--高效能人士的18個時間管理方法

 時間管理是指通過事先規(guī)劃和運用一定的技巧、方法與工具實現(xiàn)對時間的靈活以及有效運用，從而實現(xiàn)個人或組織的既定目標，EMBA、MBA等主流商業(yè)管理教育均將時間管理能力作為一項對企業(yè)管理者的基本要求涵括在內(nèi)。那么，什么是高效時間管理呢？

   一、高效時間管理

　　1、時間常有，時間優(yōu)先。

　　2、時間總會有的：每天只計劃 4～5 小時真正的工作。

　　3、當你在狀態(tài)時，就多干點;不然就好好休息：有時候會連著幾天不是工作狀態(tài)，有時在工作狀態(tài)時卻又能天天忙活 12 小時，這都很正常的。

　　4、重視你的時間，并使其值得重視：你的時間值 1000 美元/小時，你得動起來。

　　5、不要多任務(wù)，這只會消耗注意力;保持專注，一心一用。

　　6、養(yǎng)成工作習(xí)慣，并持之以恒，你的身體會適應(yīng)的。

　　7、在有限的時間內(nèi)，我們總是非常專注并且有效率。

　　8、進入工作狀態(tài)的最佳方式就是工作，從小任務(wù)開始做起，讓工作運轉(zhuǎn)起來。

　　9、迭代工作，期待完美收工會令人窒息：“做完事情，要勝于完美收工” Facebook 辦公室墻壁上貼的箴言。動手做，勝過任何完美的想象。

　　10、工作時間越長，并不等于效率越高。

　　11、按重要性工作，提高效率。

　　12、有會議就盡早安排，用于準備會議的時間往往都浪費掉了。

　　13、把會議和溝通 (郵件或電話) 結(jié)合，創(chuàng)造不間斷工作時間：一個小會，也會毀了一個下午，因為它會把下午撕成兩個較小的時間段，以至于啥也干不成。PS：當看到一個程序員冥思苦想時，不要過去打擾，甚至一句問候都是多余的。

　　14、一整天保持相同的工作環(huán)境。在項目/客戶之間切換，會效率低。

　　15、工作—放松—工作=高效(番茄工作法)—拖延癥—高效。

　　16、把不切實際的任務(wù)分割成合理的小任務(wù)，只要每天都完成小任務(wù)，你就會越來越接近那個大目標了。

　　17、從來沒有兩個任務(wù)會有相同的優(yōu)先級，總會有個更重要，仔細考慮待辦事情列表。

　　18、必須清楚白天必須完成的`那件事，是什么�！癘nly ever work on the thing that will have the biggest impact” 只去做那件有著最大影響的事情�！�— Jason Cohen

　　19、把任務(wù)按時間分段，就能感覺它快被搞定了。

　　20、授權(quán)并擅用他人的力量。—君子善假于物(人)也，如果某件事其他人也可以做到八成，那就給他做!

　　21、把昨天翻過去，只考慮今天和明天昨天的全壘打贏不了今天的比賽�！�好漢不提當年勇。

　　22、給所有事情都設(shè)定一個期限。不要讓工作無期限地進行下去。

　　23、針對時間緊或有壓力的任務(wù)，設(shè)置結(jié)束時間，萬事皆可終結(jié)

　　24、多記，多做筆記

　　25、進入高效狀態(tài)后，記下任何分散你注意力的東西比如Google搜索詞、靈光乍現(xiàn)的想法、新點子等等。如果你把它們記下來，它就不會再蹦來蹦去了。

　　26、休息，休息一下～

　　二、高效能人士的18個時間管理方法

　　1、策略第一

　　“攻心為上、攻城為下”，時間管理策略總是第一位的。

　　2、分清輕重緩急，抓住重點

　　若干項工作，總有重點工作和非重點工作，我們就要在重點工作上投入大量的時間和精力，如果反之我們就會總是感覺時間不夠用而工作卻沒有成效。如信息管理中心目前的工作重心就是信息化建設(shè)。

　　3、馬上行動，杜絕拖延

　　現(xiàn)在該做的事如果一拖再拖，則到完成工作的最后時限必定會手忙腳亂，要么胡亂應(yīng)付要么就是犧牲自己的休息時間來加班。

　　4、確定明確的目標和行動計劃

　　沒有明確的目標，做事就會走很多彎路。確定了目標還要有行動計劃，不管是心中的行動想法或是書面的行動計劃總需要一個，要不這個目標的實現(xiàn)就是一句空話。

　　5、每個人的時間都是有價值的

　　因為每個人的生命都是由時間組成的，生命是有價值的、故時間也是有價值的，所以才有魯迅所說有的“浪費時間等于謀財害命”名句。

　　6、今日事，今日畢

　　有了良好的完成工作習(xí)慣，時間自然是充分利用，就不存在浪費了。

　　7、第一次做好，追求零缺點工作

　　工作如果不第一次做好，總是存在或多或少的問題，到最后又要返工從頭做起而且不知道這次能不能符合要求，時間不是就在一遍遍的重復(fù)中浪費掉了嗎。

　　8、在要求工作時，必須要求時限

　　這樣就既不浪費別人的時間，也不浪費自己的時間。

　　9、善于授權(quán)

　　善于授權(quán)，是有領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)的`人專利，不懂得授權(quán)的人會事必躬親，必然是忙得不可開交。

　　10、要有條理與整潔的方法

　　文件和物品存放有條理，就不會在找東西上浪費時間。

　　11、養(yǎng)成快速的節(jié)奏感

　　這樣時間的利用率就自然提高，甚至帶動別人提高效率。

　　12、結(jié)果導(dǎo)向，掌控過程

　　完成任何工作，都有一個結(jié)果。我們要做的就是以這個結(jié)果為導(dǎo)向，在工作過程中不斷調(diào)整方向，最終完成這項工作。

　　13、猴子管理

　　就是把每一項工作都看成是一只猴子，我們要照顧好自己的猴子，且要注意不讓別人的猴子成為自己的猴子，要不猴子太多怎么辦?

　　14、不要讓人浪費你的時間

　　要懂得拒絕，不要在無謂的交往中浪費自己的時間。

　　15、善于利用零碎的時間

　　這一條很重要，不要試圖認為有整塊的大量時間供你支配，要善于利用零碎的時間。比如我們在制定部門的制度流程的時候，需要全部門人員參于討論，各人有各自的工作，不可能有整塊的時間來進行，這樣就要善于利用零碎時間，分開討論。

　　16、“第一”勝過更好

　　“第一”才是最好的。短跑冠軍比亞軍領(lǐng)先的就是零點零幾秒。

　　17、記錄每天所做的每一件事

　　個人感覺這是個好習(xí)慣，當你堅持一段時間后，你對時間的支配情況就有據(jù)可依，改進不良的時間支配方式，從而總結(jié)出適合自己的時間管理方法。

　　18、業(yè)余時間管理

　　不要忽視業(yè)余時間的管理，工作時間管理和業(yè)余時間管理是辯證統(tǒng)一的。

　　三、時間管理的介紹

　　時間管理是指通過事先規(guī)劃和運用一定的技巧、方法與工具實現(xiàn)對時間的靈活以及有效運用，從而實現(xiàn)個人或組織的既定目標，EMBA、MBA等主流商業(yè)管理教育均將時間管理能力作為一項對企業(yè)管理者的基本要求涵括在內(nèi)。

　　勝任力要素

　　定義

　　能夠平衡時間需求 。

　　說明

　　1、詳細周到地考慮工作計劃----確定實現(xiàn)工作目標的具體手段和方法，預(yù)定出目標的進程及步驟。

　　2、善于將一些工作分派和授權(quán)給他人來完成，提高工作效率。

　　3、制訂工作計劃，將事務(wù)整理歸類，并根據(jù)輕重緩急來進行安排和處理。

　　4、為計劃提供預(yù)留時間，掌握一定的應(yīng)付意外事件或干擾的方法和技巧;準備應(yīng)變計劃。

　　范例

　　1、每天安排出時間計劃日程和優(yōu)先事項。

　　2、能利用經(jīng)手的文件進行工作。

　　3、確保工作速度能與目標或最后期限步調(diào)一致。

　　4、保持良好情緒，即使面對意料之外的需求時也能如此。

　　5、如果不是接待未預(yù)約談話者的適宜時間，能迅速而堅定地要求非正式拜訪者以后再來。

　　6、每天留出一定時間給“順便拜訪”的人。

　　優(yōu)秀者的表現(xiàn)

　　他們能夠安排他們自己和其他人迅速適應(yīng)工作量上的任何重大變革，并重新確定工作的優(yōu)先次序。他們可能把個人的安排看做他們時間管理工具包中的首要工具。他們較容易覺察對于考慮正在進行的工作量的波動以及變革最后期限的需要，并且可能重新組織工作以達到最好的效果。

　　不足者的表現(xiàn)

　　他們很少或不花時間在系統(tǒng)地組織他們的工作任務(wù)，傾向于處理鄰近的但是缺乏規(guī)劃和遠見的任務(wù)。他們通常會著親自著手接踵而來的工作或者看起來是最緊急的工作，而不善于組織其他人去完成[1] 。

　　提高的方法

　　不足者需要認識到：為了達到適當?shù)慕Y(jié)果，人員、資源、目標、最后期限、可利用的時間應(yīng)該被組合起來。不足者需要利用他們個人的優(yōu)先權(quán)并且認識到在處理一系列未來的任務(wù)時總會有最佳次序[1] 。

　　1、迫使你自己至少每天花幾分鐘用鋼筆和紙寫出一天或一星期中要完成的重要任務(wù)。

　　2、確信你每天或每星期計劃內(nèi)和計劃外的活動總是被列入時間日程，并且有必要的話，重新進行時間安排。

　　3、建立一個體系確保你能夠容易地找出你需要做的事情。仔細考慮計劃的目標和最后期限。

　　4、在你已經(jīng)看過總工作量并且計算出有必要在多大程度上重新組織之前，不要做出承諾。

　　5、要認識到自己的能力有限，你可能需要借助其他人來達到目標或完成任務(wù)。

　　相關(guān)工具

　　日事請是時間管理工具。

　　世間錘是時間管理工具。

　　管理方法

　　時間管理的方法有很多，這里我們來分享集各種方法之大成的5個。

　　新概念GTD

　　GTD，Getting Things Done的縮寫。來自于David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》，中國的中文翻譯本《盡管去做：無壓工作的藝術(shù)》由中信出版社出版。

　　《盡管去做：無壓工作的藝術(shù)》

　　GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。

　　1. 收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜(GTD中稱為stuff)統(tǒng)統(tǒng)羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。

　　2. 整理：將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區(qū)分整理，對于不能付諸行動的內(nèi)容，可以進一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織。

　　3. 組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統(tǒng)，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。下一步清單是具體的下一步工作，而且如果一個項目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細化成具體的工作。GTD對下一步清單的處理與一般的to-dolist最大的不同在于，它作了進一步的細化，比如按照地點(電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市)分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動，而當你到這些地點后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作。等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作。未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子郵件等等。

　　4. 回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。

　　5. 行動：根據(jù)時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單上的事項來行動。

　　實現(xiàn)GTD的五類工具：

　　在線：資源很多，可以直接查找 如 RTM(remember the milk)

　　計算機：outlook MLO lifebanlance

　　PDA：MLO(wm版) lifebalance(Palm)

　　紙+筆：GTD筆記本

　　計算機+PDA：文夾GTD工具

　　6點優(yōu)先工作制

　　該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時提出的，它使這家公司用了5年的時間，從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當時全美最大的私營鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.5萬美元咨詢費，故管理界將該方法喻為“價值2.5萬美元的時間管理方法”。

　　這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴地做標號為“2”的事，依此類推……

　　艾維利認為，一般情況下，如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的.大事，那么，他一定是一位高效率人士。

　　帕累托原則

　　這是由19世紀意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托提出的。其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動。比如，是那20%的客戶給你帶來了80%的業(yè)績，可能創(chuàng)造了80%的利潤，世界上80%的財富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只分享了20%的財富。因此，要把注意力放在20%的關(guān)鍵事情上

　　時間“四象”法

　　美國著名管理學(xué)家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：

　　A.重要且緊急(比如救火、搶險等)——必須立刻做。

　　帕累托原則拓展

　　帕累托原則拓展

　　B.緊急但不重要(比如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你、有人突然打電話請你吃飯等)——只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優(yōu)先原則。其實，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局。

　　C.重要但不緊急(比如學(xué)習(xí)、做計劃、與人談心、體檢等)——只要是沒有前一類事的壓力，應(yīng)該當成緊急的事去做，而不是拖延。

　　D.既不緊急也不重要(比如娛樂、消遣等事情)——有閑工夫再說。

　　麥肯錫30秒電梯理論

　　麥肯錫公司曾經(jīng)得到過一次沉痛的教訓(xùn)：該公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結(jié)束的時候，麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見了對方的董事長，該董事長問麥肯錫的項目負責人：“你能不能說一下現(xiàn)在的結(jié)果呢?”由于該項目負責人沒有準備，而且即使有準備，也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內(nèi)把結(jié)果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內(nèi)把結(jié)果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在3條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。

　　莫法特休息法

　　《圣經(jīng)新約》的翻譯者詹姆斯.莫法特的書房里有3張桌：第一張擺著他正在翻譯的《圣經(jīng)》譯稿;第二張擺的是他的一篇論文的原稿;第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。

　　莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續(xù)工作。

　　“間作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的一種科學(xué)種田的方法。人們在實踐中發(fā)現(xiàn)，連續(xù)幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會下降很多，因為同一種作物吸收的是同一類養(yǎng)分，長此以往，地力就會枯竭。人的腦力和體力也是這樣，如果每隔一段時間就變換不同的工作內(nèi)容，就會產(chǎn)生新的優(yōu)勢興奮灶，而原來的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調(diào)劑和放松。

　　具體方法

　　1、有計劃地使用時間。不會計劃時間的人，等于計劃失敗。

　　2、目標明確。目標要具體、具有可實現(xiàn)性。

　　3、將要做的事情根據(jù)優(yōu)先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應(yīng)當享有優(yōu)先權(quán)。因此要善于區(qū)分這20%的有價值的事情，然后根據(jù)價值大小，分配時間。

　　4、將一天從早到晚要做的事情進行羅列。

　　5、要具有靈活性。一般來說，只將時間的50%計劃好，其余的50%應(yīng)當屬于靈活時間，用來應(yīng)對各種打擾和無法預(yù)期的事情。

　　6、遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時間是什么時候?將優(yōu)先辦的事情放在最佳時間里。

　　7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果;把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。

　　8、區(qū)分緊急事務(wù)與重要事務(wù)。緊急事往往是短期性的，重要事往往是長期性的。給所有羅列出來的事情定一個完成期限。

　　9、對所有沒有意義的事情采用有意忽略的技巧。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。

　　10、不要想成為完美主義者。不要追求完美，而要追求辦事效果。

　　11、 巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以將這件事情細分為很小的部分，只做其中一個小的部分就可以了，或者對其中最主要的部分最多花費15分鐘時間去做。

　　12、學(xué)會說"不"。一旦確定了哪些事情是重要的，對那些不重要的事情就應(yīng)當說"不"。

　　13、獎賞自己。即使一個小小的成功，也應(yīng)該慶祝一下�？梢允孪冉o自己許下一個獎賞諾言，事情成功之后一定要履行諾言。

　

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