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離職工作的交接如何到位
導(dǎo)讀:離職管理作為企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)工作,大部分企業(yè)都建立了規(guī)范的操作流程,但人力資源部門或者用人部門在面對員工離職時,還是會遇到頗為頭痛的問題!
員工按照程序離職后,尚有多項工作未能完整交接,接手的新人也不能盡快熟悉新崗位工作,進而導(dǎo)致關(guān)鍵客戶流失、重要工作遺漏、珍貴資料丟失等一系列問題出現(xiàn)。那么,如何做好員工離職工作交接,使工作秩序不受到影響甚至中斷呢?
資料梳理是關(guān)鍵
每一名員工、尤其那些關(guān)鍵崗位上的員工,在工作中都會積累大量與工作有關(guān)的文檔資料,這些資料構(gòu)成了企業(yè)的知識與經(jīng)驗體系,屬于企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分,一旦丟失,企業(yè)需要付出高額的成本代價進行重建。因此,資料梳理就成為離職工作交接的首要任務(wù)和關(guān)鍵所在,具體可以把握三個環(huán)節(jié):
第一,資料整理。對于離職員工(以下簡稱“交出方”),部門負責(zé)人或人力資源經(jīng)理在與其進行離職面談時,就要明確資料交接包括的內(nèi)容及重點,并指導(dǎo)員工在辦理離職審批的同時,做好對其工作的梳理、交接資料的整理,以及交接表的填寫。交接內(nèi)容應(yīng)包含負責(zé)的工作任務(wù)或項目描述及進展情況、對外聯(lián)絡(luò)的資源信息,各類文檔資料的書面及電子資料等。
第二,交接存檔。交出方資料整理完畢后,填寫好《××崗位工作交接資料清單一覽表》,并注明資料的存儲方式及存放地后,一并交接給直接上級,由直接上級負責(zé)對提交資料全面性和準確性進行審核、簽收與存檔。
第三,轉(zhuǎn)交備份。直接上級將通過審核的電子與紙質(zhì)資料,轉(zhuǎn)交新接手該崗位的員工(以下簡稱“接收方”)存檔與備份,并應(yīng)要求接收方盡快學(xué)習(xí)與熟悉相關(guān)資料。當(dāng)然,為了加強知識管理,企業(yè)人力資源部門還可以細化規(guī)定,例如:一定級別以上或者公司核心關(guān)鍵崗位的文檔資料,除用人部門必須備份外,人力資源部或知識管理部門還應(yīng)雙重備份。
需要說明的是,根據(jù)員工崗位和接收方對要接替工作的熟悉程度,接收方也可以直接與交出方進行交接,這樣一是可以節(jié)省時間,同時也能夠一起熟悉一下工作內(nèi)容,但是直接上級必須一同參與交接,并且要對交接的內(nèi)容做好審核,避免出現(xiàn)重大疏漏。
交接培訓(xùn)不可少
接收方獲取崗位相關(guān)的資料以后,如果只是簡單閱讀或?qū)W習(xí)該崗位的文檔資料,尚無法掌握該崗位的工作精髓,諸多工作細節(jié)、技巧、注意事項與特殊情況,都隱藏于各類文檔資料的背后,難以通過閱讀與學(xué)習(xí)就能迅速掌握。
在現(xiàn)實中,往往因為工作的急迫性,無法給予接收方寬裕的時間和精力去熟悉與實踐,新人匆忙上陣,勢必影響工作成效。因此,為了幫助接收方快速掌握新崗位工作內(nèi)容與要求,交出方所在部門須及時組織交接培訓(xùn),交接培訓(xùn)的參與者至少包括3人,即交出方、接收方和直接上級,由交出方對交接工作與文檔資料進行全面講解與說明,接收方在學(xué)習(xí)文檔資料的基礎(chǔ)上,準備好問題和記錄本,及時與交出方有效互動,直接上級作為監(jiān)管者,應(yīng)負責(zé)對交出方講解內(nèi)容的全面性和準確性進行把關(guān),發(fā)現(xiàn)講解內(nèi)容有遺漏或者錯誤時,應(yīng)立即對培訓(xùn)內(nèi)容補充與糾正。對于和該崗位工作流程緊密相關(guān)的同事,也可以請其參與旁聽與互動,讓接收方對新崗位工作更有整體感和全局觀,那樣效果更佳。
事實上,在交接培訓(xùn)過程中,用人部門往往還能獲得意外的收獲,即通過對該崗位全面工作的梳理與互動,發(fā)現(xiàn)其中需要改進與變革的內(nèi)容,在研討的過程中記錄和整理出來,可以有效優(yōu)化本崗位或部門工作。而且,這一環(huán)節(jié)的投入對保持工作連續(xù)性的作用不可小視,用人部門不可怕麻煩、耽誤時間而忽視。
實操指導(dǎo)上手快
古人云:知易行難。經(jīng)過“資料梳理”和“交接培訓(xùn)”環(huán)節(jié),基本上接收方在知識與概念層面沒有問題,但知道并不等同于行動,也不等同于會操作,接收方在實踐與操作上仍會感覺有一定的難度。為了實現(xiàn)知行合一,保證交接崗位的工作不受影響,在離職交接過程中,我們還須設(shè)置一個實操指導(dǎo)的環(huán)節(jié)。出于效率的考慮,實操內(nèi)容應(yīng)集中于該崗位的核心業(yè)務(wù),即經(jīng)常性發(fā)生、重要程度較高的工作任務(wù)。
具體操作是:交出方明確該崗位的核心業(yè)務(wù),由直接上級予以審核確認。以薪酬福利崗位為例,其核心業(yè)務(wù)主要包括:(1)每月薪酬福利核算與計發(fā);(2)每月社保與住房公積金業(yè)務(wù)辦理;(3)季度獎金、年度獎金核算與計發(fā);(4)年度人力成本分析與預(yù)算;(5)年度薪酬調(diào)整業(yè)務(wù)處理;(6)年度市場薪酬水平調(diào)研等。這六項工作是此崗位人員必須熟練操作的內(nèi)容。用人部門對崗位的核心工作梳理完畢后,交出方就可以指導(dǎo)接收方對核心業(yè)務(wù)進行實際操作,次數(shù)至少一遍以上,通過實際操作及時發(fā)現(xiàn)問題并處理,確保接收方能夠符合新崗位的實際操作要求。
通知各方線不斷
無論哪個崗位,其對內(nèi)對外、或多或少都有數(shù)目不等的固定聯(lián)系人,如客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、專家學(xué)者、內(nèi)部員工等,崗位所承載的各類業(yè)務(wù),基本上也都是通過該崗位員工與固定的內(nèi)外聯(lián)絡(luò)人交織在一起。如果員工離職以后,接收方卻不知道該崗位有哪些固定聯(lián)系人,就會影響工作所涉及的內(nèi)外聯(lián)絡(luò)順暢有效,不僅會直接影響工作的正常開展,甚至還會給公司造成實際經(jīng)濟損失。
因此,當(dāng)離職交接工作進行至此環(huán)節(jié)時,在接收方已對該崗位工作基本熟悉的情況下,應(yīng)當(dāng)及時通知與該崗位有關(guān)的固定聯(lián)系人,確保工作無縫銜接。以人才招聘崗位為例,交出方填寫《××崗位聯(lián)系人一覽表》,將人才招聘崗位的聯(lián)系人全面梳理出來,具體包括:各部門負責(zé)人、各獵頭公司聯(lián)系人、各招聘網(wǎng)站聯(lián)系人、各高校就業(yè)辦聯(lián)系人等,經(jīng)直接上級審核移交至接收方,由接收方主動通知相關(guān)各方聯(lián)系人,從而實現(xiàn)交接工作的平穩(wěn)過渡。如果考慮部分業(yè)務(wù)工作的重要性,企業(yè)還可以采取由交出方帶領(lǐng)接收方逐一拜訪的方式,確保重要工作聯(lián)系不斷。
全面審核防缺漏
全面審核是員工離職工作交接的兜底環(huán)節(jié),即便是公司的制度流程對員工離職工作交接進行了詳細規(guī)定,在實際操作過程中仍然容易出現(xiàn)走樣或者偏差的情況。離職管理工作的成效關(guān)鍵在于執(zhí)行與貫徹的力度,這要求人力資源工作者依據(jù)管理流程,對離職工作交接嚴格監(jiān)督與審核,其中特別要注意兩點:
一是審核范圍。本文介紹的離職工作交接流程,不應(yīng)局限于員工離職單一類型,只要是人員離開工作崗位,工作的承擔(dān)者發(fā)生變更,都可以適用于本流程。從這個意義上來講,離職工作交接流程也適用于員工內(nèi)部調(diào)動、員工休假等多種情形,人力資源部門可參照員工離職工作交接的程序執(zhí)行,最大限度避免因崗位與人員變動而帶來的工作效率損失。
二是審核重點。人力資源部應(yīng)當(dāng)嚴格按照流程嚴格審核,避免流于形式,將交接資料、交接培訓(xùn)、聯(lián)系人等作為審核重點,必要時還可參與具體交接培訓(xùn)環(huán)節(jié),抽檢相關(guān)的電子或紙質(zhì)文檔資料,定期備份部門離職材料;對未按照要求執(zhí)行的,有權(quán)暫停內(nèi)部調(diào)動或者離職;違規(guī)情形嚴重的,人力資源部可在全公司范疇內(nèi)通報批評,督促相關(guān)責(zé)任人履行交接工作的具體的要求,直至責(zé)任人按照要求完成為止。
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