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提升工作效率的方法

時(shí)間:2024-07-26 08:52:34 金磊 好文 我要投稿
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提升工作效率的方法

  世界上最公平的事就是我們每個(gè)人每天都同樣擁有 24小時(shí),關(guān)鍵在于你用這些時(shí)間做什么,以及選擇如何度過(guò)這些時(shí)間 。不用和別人去比較,提高工作效率是自我成就不平凡的重要途徑,下面是小編收集整理的提升工作效率的方法,歡迎閱讀!

  提升工作效率的方法 

  一、搞清楚工作的目標(biāo)與要求,可避免重復(fù)作業(yè),減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)

  你必須理清的問(wèn)題包括:我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變?可否建議我,要從哪個(gè)地方開始?我應(yīng)該注意哪些事情,避免影響目標(biāo)的達(dá)成?有哪些可用的工具與資源? 提升工作效率的方法

  二、懂得拒絕別人,不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度

  對(duì)于許多人來(lái)說(shuō),拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情。拒絕的技巧是非常重要的職場(chǎng)溝通能力。

  在決定你該不該答應(yīng)對(duì)方的要求時(shí),應(yīng)該先問(wèn)問(wèn)自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么對(duì)我才是最好的?”你必須考慮,如果答應(yīng)了對(duì)方的要求是否會(huì)影響既有的工作進(jìn)度,而且會(huì)因?yàn)槟愕耐涎佣绊懙狡渌?而如果你答應(yīng)了,是否真的可以達(dá)到對(duì)方要求的目標(biāo)?

  三、主動(dòng)提醒老板排定優(yōu)先級(jí),可大幅減輕工作負(fù)擔(dān)

  “手邊的工作都已經(jīng)做不完了,又丟給我一堆工作,實(shí)在是沒(méi)道理!钡怯袥](méi)有可能問(wèn)題是出在你自己身上?你有沒(méi)有適當(dāng)?shù)胤从痴鎸?shí)情況? 如果你不說(shuō)出來(lái),老板就會(huì)以為你有時(shí)間做這么多的事情。況且,他可能早就不記得之前已經(jīng)交待給你太多的工作。老板其實(shí)是需要被提醒的。

  你當(dāng)然不可能同時(shí)完成這么多的工作,為什么不主動(dòng)地幫助老板排定工作的優(yōu)先級(jí)?你不是不做,但是凡事有先有后。提醒一點(diǎn),討論的過(guò) 程中必須時(shí)時(shí)站在主管的立場(chǎng)思考,體諒他所面臨的壓力。你該做的是協(xié)助主管解決問(wèn)題,而不是把問(wèn)題推給主管。當(dāng)然,更不應(yīng)該自己承受問(wèn)題。

  四、報(bào)告時(shí)要有自己的觀點(diǎn),只需少量的信息即可讓老板感到滿意

  多數(shù)人在向主管或是老板報(bào)告時(shí),總是擔(dān)心信息不夠多,“萬(wàn)一老板問(wèn)起來(lái),答不出來(lái),該怎么辦?”根據(jù)商業(yè)心理顧問(wèn)公司的心理學(xué)家約翰· 維佛所進(jìn)行的研究,有10%到15%的人在面對(duì)老板時(shí)會(huì)有恐懼的心理,而且如果向老板報(bào)告時(shí)手中的數(shù)據(jù)不夠多,感到恐懼的人數(shù)比例又會(huì)更多。提升工作效率的方法

  其實(shí),這種擔(dān)憂是多余的。太多的信息會(huì)變得沒(méi)有重點(diǎn),如果又缺乏解釋,對(duì)于老板一點(diǎn)幫助也沒(méi)有!皟(nèi)容精簡(jiǎn),切中要點(diǎn),最重要的是能夠幫助我快速地做決策。”這是約翰遜詢問(wèn)多位資深主管對(duì)于簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容的要求時(shí),所得出的普遍性結(jié)論。

  你要做的是利用重要的信息或是數(shù)據(jù)提出解釋,一定要有自己的觀點(diǎn),而不是模棱兩可的描述。向老板報(bào)告時(shí),要能精準(zhǔn)地掌控時(shí)間。

  五、簡(jiǎn)報(bào)時(shí)增加互動(dòng)的機(jī)會(huì),可縮短簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容與報(bào)告的時(shí)間

  真正成功的簡(jiǎn)報(bào)在于清楚而正確地傳達(dá)信息,創(chuàng)造溝通與對(duì)話的機(jī)會(huì),進(jìn)而讓對(duì)方因?yàn)槟愕暮?jiǎn)報(bào)內(nèi)容而改變思維、決策或是行動(dòng)。因此,重點(diǎn)不在于簡(jiǎn)報(bào),而是溝通的質(zhì)量。你不只是“報(bào)告”,而是要引發(fā)雙向的對(duì)話,試圖影響對(duì)方。

  在做任何的簡(jiǎn)報(bào)之前,你必須思考以下三點(diǎn)原則:希望聽眾聽完簡(jiǎn)報(bào)之后記得哪些重點(diǎn)?聽眾會(huì)有什么樣的感受?你希望他們聽完簡(jiǎn)報(bào)之后有什么樣的決定?

  接下來(lái)就是實(shí)際的制作問(wèn)題了。最好的開始方式,就是把聽眾想知道的重點(diǎn)轉(zhuǎn)換為問(wèn)題,這樣不僅可以立即吸引聽眾的注意力,更可以大幅度地減輕你的工作負(fù)擔(dān)。簡(jiǎn)報(bào)的過(guò)程不應(yīng)只有你一個(gè)人在說(shuō)話,提出問(wèn)題,可以讓你和觀眾有互動(dòng)的機(jī)會(huì)。這樣一來(lái),50分鐘的議程你只需要準(zhǔn)備30分鐘的簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容,其余的時(shí)間應(yīng)該是與聽眾互動(dòng)。

  六、有效過(guò)濾郵件,讓自己的注意力集中在最重要的信息上

  正確的 過(guò)濾流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,如果沒(méi)有讓你覺(jué)得今天非看不可的理由,就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50%的郵件。第二步開始迅速瀏覽其余的每一封信件的內(nèi)容,除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)(例如兩星期內(nèi))你必須完成的工作,否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除 25%的信件。

  七、郵件內(nèi)容盡量精簡(jiǎn),節(jié)省寫信的時(shí)間并增加對(duì)方響應(yīng)的機(jī)會(huì)

  “最容易閱讀、理解與回復(fù)的信件,最吸引我的注意!边@是約翰遜在實(shí)施“追求簡(jiǎn)單”的研究計(jì)劃時(shí),一位資深主管對(duì)于電子郵件使用習(xí)慣的回答。

  你必須利用最小的空間、最少的文字,傳遞最多、最重要的信息,而且必須更容易閱讀,節(jié)省對(duì)方的時(shí)間。該怎么做呢?你必須:1、把每一封電子郵件的內(nèi)容限制在大約在8到12句的范圍內(nèi)。2、超過(guò)20個(gè)字就應(yīng)換行。3、如果超過(guò)3行必須空行。

  八、當(dāng)沒(méi)有溝通的可能時(shí),不要浪費(fèi)時(shí)間想要改變

  不論你提出什么樣的想法或意見,每一次都是吃了閉門羹。如果真的遇到這樣的主管,完全沒(méi)有溝通的可能時(shí),這時(shí)候你就不必再浪費(fèi)時(shí)間或精神做無(wú)謂的溝通或是嘗試改變。這時(shí)你必須做出選擇:你是否能夠接受這樣的工作環(huán)境,凡事只依照主管的意見做事,還是你比較喜歡有自己發(fā)揮的空間。這是選擇的問(wèn)題,無(wú)關(guān)乎好與壞。

  九、只要取得信任,不需要反復(fù)的溝通,同樣可爭(zhēng)取到你要的資源

  老板對(duì)你的信任來(lái)自你解決問(wèn)題的能力。所以你必須從不同的角度去思考:什么是讓你的老板感到最頭痛的問(wèn)題?是無(wú)法依照原定計(jì)劃完成,還是無(wú)法掌控情況,對(duì)于未來(lái)感到不確定?是希望員工能夠做得更多,以降低成本?當(dāng)你在爭(zhēng)取預(yù)算時(shí),必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問(wèn)題,作為你說(shuō)服老板的理由,這是最有效的。

  而且,不要只強(qiáng)調(diào)你的單位或是部門的需求,你爭(zhēng)取預(yù)算的目的是為了幫助老板解決問(wèn)題,達(dá)成目標(biāo)。所以,你的重點(diǎn)在于老板所擔(dān)心的問(wèn)題,而不是預(yù)算數(shù)字。

  當(dāng)你第一次提出要求時(shí),最重要的是讓老板了解你的提案,會(huì)議時(shí)間越短越好,最好不要超過(guò)15分鐘的時(shí)間。千萬(wàn)不要在第一次提案的時(shí)候就直接要求需要多少預(yù)算,這樣通常不會(huì)有太高的成功率。你的目標(biāo)應(yīng)該是有第二次討論的機(jī)會(huì)。如果老板愿意再次討論預(yù)算的問(wèn)題,通常成功機(jī)會(huì)可高達(dá)八成以上。

  十、專注工作本身,而不是業(yè)績(jī)?cè)u(píng)量的名目,才能真正有好的表現(xiàn)

  你要做的只有以下兩件事情:

  1、至少每個(gè)月詢問(wèn)你的主管:“我做得如何?”盡量提出具體的問(wèn)題,例如:“老板對(duì)于我所排定的進(jìn)度是否有什么意見?”“我想會(huì)議流程非常順暢,你認(rèn)為還有地方要改進(jìn)的嗎?”

  你應(yīng)該隨時(shí)和主管溝通自己的工作表現(xiàn),而不是只有在每年一次的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)量,這樣你可以事先知道自己的缺點(diǎn)在哪,及時(shí)做出改正,同時(shí)也可以了解主管的期望。

  2、至少每個(gè)月詢問(wèn):“原先的工作安排有沒(méi)有必要調(diào)整?”也許你的目標(biāo)是在年初,甚至是前一年年底所定下的,然而外在的環(huán)境有所改變,先前所設(shè)定的目標(biāo)勢(shì)必做出調(diào)整,所以應(yīng)該隨時(shí)確認(rèn)最優(yōu)先的目標(biāo)是哪些。

  發(fā)現(xiàn)能使你生產(chǎn)力加倍的7個(gè)工作秘訣:

  一、全心投入工作(work harder at what you do):當(dāng)你工作時(shí),一定要全心投入,不要浪費(fèi)時(shí)間,不要把工作場(chǎng)所當(dāng)成社交場(chǎng)合。光這個(gè)秘訣,如果你能長(zhǎng)期實(shí)踐,就能使你的生產(chǎn)力加倍。

  二、工作步調(diào)快(work faster):養(yǎng)成一種緊迫感,一次專心做一件事,并且用最快的速度完成,之后,立刻進(jìn)入下一件工作。養(yǎng)成這習(xí)慣后,你會(huì)驚訝地發(fā)現(xiàn),一天所能完成的工作量居然是如此地驚人。

  三、專注于高附加值的工作(work on higher-value activities):你要記住工作時(shí)數(shù)的多寡不見得與工作成果成正比。精明的老板或是上司關(guān)心的是你的工作數(shù)量及工作品質(zhì),工作時(shí)數(shù)并非重點(diǎn)。因此聰明的員工,會(huì)想辦法找出對(duì)達(dá)成工作目標(biāo)及績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)有幫助的活動(dòng),然后投入最多時(shí)間與心力在這些事情上面。投入的時(shí)間愈多,每分鐘的生產(chǎn)力就愈高,工作績(jī)效也就提高,自然贏得老板及上司的賞識(shí)與重用,加薪與升遷在望。

  四、熟練工作(do things you are better at):你找出最有價(jià)值的工作項(xiàng)目后,接著要想辦法,通過(guò)不斷學(xué)習(xí)、應(yīng)用、練習(xí),熟練所有工作流程與技巧,累積工作經(jīng)驗(yàn)(一句話解決KNOW HOW的問(wèn)題)。你的工作愈純熟,工作所需的時(shí)間就愈短;你的技能愈熟練,生產(chǎn)力就提升得愈快。

  五、集中處理(bunch your tasks):一個(gè)有技巧的工作人,會(huì)把許多性質(zhì)相近的工作或是活動(dòng),例如,收發(fā)E-MAIL、寫信、填寫工作報(bào)表、填寫備忘錄等等,集中在同一個(gè)時(shí)段來(lái)處理,這樣會(huì)比一件一件分開在不同時(shí)段處理,節(jié)省一半以上的時(shí)間,同時(shí)也能提高效率與效能。

  六、簡(jiǎn)化工作(simplify your work):盡量簡(jiǎn)化工作流程,將許多分開的工作步驟加以整合,變成單一任務(wù),以減少工作的復(fù)雜度,另外,運(yùn)用授權(quán)或是外包的方式,避免把時(shí)間花費(fèi)在低價(jià)值的工作上。

  七、比別人工作時(shí)間長(zhǎng)一些(work longer hours):早一點(diǎn)起床,早點(diǎn)去上班,避開交通高峰;中午晚一點(diǎn)出去用餐,繼續(xù)工作,避開排隊(duì)用餐的人潮;晚上稍微留晚一些,直到交通高峰時(shí)間已過(guò),再下班回家。如此一天可以比一般人多出2至3個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間,而且不會(huì)影響正常的生活步調(diào)。善用這些多出來(lái)的時(shí)間,可以使你的生產(chǎn)力加倍,進(jìn)而使你的收入加倍。一個(gè)成功的人,通常是一個(gè)行動(dòng)派的人,一旦懂得提升生產(chǎn)力的方法,就會(huì)將這7個(gè)小秘訣,默記在心,不斷地應(yīng)用、練習(xí),直到成為工作、生活的習(xí)慣為止。只要養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣,你的生產(chǎn)力一定會(huì)提高,收入也會(huì)加倍。

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