商務會議的禮貌

　　在職場打滾，就一定有機會得出席商務會議。無論出席商務會議的目的是簽約、提案報告(爭取客戶)，還是和客戶溝通、交際、聯(lián)誼，禮貌是絕對不可少的。有禮貌，會議進行順利，彼此合作起來愉快，對往后的工作發(fā)展幫助很大。

　　所謂禮貌，不一定是高檔的伴手禮(雖然投其所好且在自己能力許可內(nèi)送禮也是大學問)，而是舉止合宜的應對進退，讓客戶感受到你對于他和合作事項的誠意語專注，使對方能夠信任你，放心的把工作交給你。

　　企劃提案再好，工作團隊再強，沒能讓客戶充分理解、意識的話，都沒有意義。商務會議就是為此而產(chǎn)生的行為。

　　不少人可能以為，商場上的會議，是指在某個特定時間內(nèi)招聚某一群工作人員，共同針對某一些工作事項進行規(guī)劃、溝通與執(zhí)行報告。這樣定義商務會議固然沒錯，不過，真正的商務會議比一般上班族認知的“開會”還要來得寬廣。

　　其實，并非只有一起招開的會議才是商務會議，早從客戶和你第一次見面，甚至第一次通電話、Email時，就已經(jīng)展開了一場漫長的馬拉松式的會議。也就是說，在商場上每一次和客戶的互動，都該被當作正式的商務會議來看待、處理。不僅如此，其實每一次和同事、上司的互動，也都應該以會議的態(tài)度來看待。

　　也就是說，心態(tài)上要嚴肅(抱持招開正式會議的心態(tài))，不要抱持隨、茍且的心態(tài)，否則對方很容易就會識破。

　　舉例來說，把第一次和客戶通電話當作開會處理的人，言談舉止較為正式，表現(xiàn)出的自信、活力、熱忱、誠懇態(tài)度，比起只是抱持姑且試試看心態(tài)的人來說，顯得專業(yè)，較能贏得客戶的信任。千萬不要把自己最好的一面留到最后(否則很可能不會有讓你表現(xiàn)最好一面的機會)，一定要在第一次見面的時候就端出最好的一面，留下最好的第一印象，成功的機會才大。

　　正式的商務會議，記得千萬要提早出門，提早抵達會場(約莫提早五到十分鐘即可)，最好先進入會場，做好全部的準備工作(如果要設(shè)定報告用的機器或文件的，最好在客戶蒞臨前準備完成)。

　　記得，當你抵達客戶的公司時，會議就已經(jīng)開始了，請顯現(xiàn)出全副的專業(yè)與自信，不要讓有機會讓對方覺得你不夠?qū)�業(yè)，更不要在細節(jié)小地方出錯(例如忘記帶某份文件，或整理等下要講的資料，忘了做穿著打扮的最后調(diào)整/梳理頭發(fā)、調(diào)整領(lǐng)帶、化口紅，這些都是出門前或抵達前就該完成的準備工作)，做好萬全準備才出門，千萬不要到了客戶那里才開始準備。

　　作好全部準備，但是客戶還沒來之前，千萬不要隨便擺出“后臺”行為，例如翹二郎腿、放松發(fā)呆，和同事隨便開玩笑，打電話或?qū)憱|西。最好是安靜的坐在自己的位子上，閱讀等下要進行的會議資料，保持沉著，表現(xiàn)出專業(yè)自信的態(tài)度，等候客戶的蒞臨讓客戶認為你已經(jīng)好整以暇的準備開始。

　　總之，現(xiàn)身在客戶可能碰見你的場域時，就應該是做好萬全準備，隨時可以開始會議報告或?qū)０赣懻摰某潭?有些大客戶可能非常忙，臨時有行程得取消聆聽會議，要你跟他邊走邊報告，也要能夠游刃有余的處理各種突發(fā)狀況才行)。

　　如果是大型會議，會議開始后，主持人請你挑選座位，千萬不要謙虛/害羞地躲到角落去，記得挑選最能吸引客戶目光，也就是會場最有權(quán)力與最能引人注目的位置：面對門口的位置。

　　面對門口，讓你能掌握全局，看見所有進出會場的人，據(jù)此判斷是否要做出回應。舉例來說，報告開始不久，客戶的大老板突然現(xiàn)身時，此時你最好配合大老板的需要，稍稍調(diào)整報告內(nèi)容，回頭將之前談過的重點再提一次，但如果只是客戶的一般同仁就不需要，繼續(xù)報告就行了。

　　如果是小型會議，最好坐在客戶的對面，趁著報告與交談時以眼神與肢體語言強化和對方溝通的意圖，從客戶的眼神與談話里，確保對方充分了解你的意思。

　　進行報告時，先謝謝主人、自我介紹，接著提示會議/報告進行流程與所需時間，讓客戶心理有準備。報告時最好站著，站著講話中氣足，且能讓眾人的目光聚焦在你身上。別太仰賴文件資料的呈現(xiàn)(例如把報告用的PowerPoint文件做的太華麗)，報告中所使用的設(shè)備與器材最好有專人替你操作，自己的報告主軸應該鎖定在客戶與內(nèi)容上，萬一機器出現(xiàn)問題也不要心慌，利用演講的氣勢吸引客戶的目光聚焦在自己身上就好。

　　正式報告完成后，留下來和客戶交誼時，記得要和每個人握手、交換名片、自我介紹，最好能把收到的名片陳列在自己與對方都看得見的地方(讓對方知道你很重視他，若有需要提到對方姓名時，也很很快的瞄過且提及)。

　　如果會議中備有餐點，千萬不要敞開肚皮大肆享用，手上端杯飲料就好，吃的能不碰盡量不要碰（因此參加會議前最好先吃飽）。畢竟你是來開會、談生意的，讓客戶看到你的吃相，未必能對完成工作加分。再者，在會場吃喝容易弄臟資料與身體，也很難吃得優(yōu)雅(多半都是動手拿)，最好能免就免。

　　全部會議結(jié)束后，離席前記得和會議上互動過的客戶道別，在道別時別忘了再度感謝對方給自己機會，詢問對方是否喜歡自己的報告，打聽合作的可能性。千萬別默默的溜走！

　　回到辦公室后，盡速發(fā)出謝卡(Email或正式/手寫卡片都可)，感謝客戶給你機會，總結(jié)會議上的結(jié)論(最好能引用客戶自己說過的話)，讓會議劃下完美句點！

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