- 相關推薦
會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制分析論文
[提要]本文對會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制和傳統(tǒng)內(nèi)部控制風險之間巨大差別的原因進行分析，闡述會計電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的特點、現(xiàn)狀、問題、風險和影響，并以此為基礎討論會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制建設問題，提出企業(yè)實行會計電算化后如何確保系統(tǒng)能夠正常、安全、有效運行的方法和措施。
關鍵詞：會計電算化;內(nèi)部控制;解決方法
一、會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題
(一)會計電算化軟件存在的問題。會計電算化系統(tǒng)運行的復雜性，是內(nèi)部控制的范圍擴大，難度加大。由于電算化系統(tǒng)建立的數(shù)據(jù)處理方式與手工系統(tǒng)相比有所不同，以及電算化系統(tǒng)建立與系統(tǒng)中沒有的控制內(nèi)容。中原公司發(fā)現(xiàn)如對于系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等都加大了內(nèi)部會計控制的難度。各會計軟件開發(fā)公司都強調(diào)突出自己的會計軟件開發(fā)模式和特點，造成大部分會計軟件相互不能兼容，使用方法上也存在差異，給用戶帶來了諸多不便。由于財務軟件的開發(fā)未能實行統(tǒng)一標準，再加之單位使用的財務軟件是各自向軟件開發(fā)商購買，甚至有的軟件開發(fā)商還別出心裁地搞出各自的特色，使所用的財務軟件混亂，不同財務軟件的數(shù)據(jù)接口、使用方法的不一樣，導致了報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟槐恪?/p>
(二)操作不當產(chǎn)生的問題。數(shù)據(jù)輸入操作不當問題是電算化條件下會計業(yè)務處理程序中最關鍵的內(nèi)部控制問題。在電算化系統(tǒng)中，所有數(shù)據(jù)都源于憑證庫，當憑證輸入后，系統(tǒng)將自動進行多項業(yè)務處理。一旦輸入操作不當，將會引發(fā)日記賬、明細賬、總賬、會計報表中的一系列錯誤。電算化環(huán)境下會計工作質(zhì)量有賴于計算機軟、硬件系統(tǒng)自身的可靠性及會計人員本身的操作水平。手工會計信息系統(tǒng)易于保持經(jīng)濟業(yè)務的連續(xù)性，而在電算化會計信息系統(tǒng)中，一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會計工作陷入癱瘓;為了減少操作失誤，提高輸出會計信息質(zhì)量，電算化會計信息系統(tǒng)必須具備嚴密的內(nèi)部控制功能和手段。
(三)會計信息系統(tǒng)的安全性、保密性差。電算化環(huán)境下的安全與保密性有賴于建立健全有效的內(nèi)部控制制度。財務上的數(shù)據(jù)往往是企業(yè)的商業(yè)秘密，在很大程度上關系著企業(yè)的生存與發(fā)展。目前，我國的不少企業(yè)對會計電算化工作的安全性、保密性重視不夠，在實際工作中存在許多安全隱患。一些會計電算化的具體操作者未能按照一定程序操作，對計算機病毒的侵入防范意識不強，未能采取有效措施防止病毒和x客的侵入，從而導致會計資料的丟失或錯誤的出現(xiàn)。會計檔案形成和保管過程中存在風險。
(四)會計電算化政策與法規(guī)中存在的問題。會計電算化的政策與法規(guī)中存在著不適應會計電算化發(fā)展的規(guī)定。頒布電算化政策與法規(guī)是為促進會計電算化服務的，而目前我國頒布的有關法規(guī)中存在著阻礙其發(fā)展的規(guī)定。例如，有些涉及軟件技術開發(fā)上的具體細節(jié)規(guī)定，不能起到推動的作用，反而因規(guī)定的太死抑制了軟件的自我發(fā)展，影響了會計電算化的普及。
(五)會計電算化基礎管理滯后。中原企業(yè)開展會計電算化工作，使傳統(tǒng)的會計分工模式將被打破，會計人員的工作職責、操作規(guī)程也都將發(fā)生很大變化;同時，由于數(shù)據(jù)的處理方式、記錄方式、存儲介質(zhì)的變化，勢必會帶動企業(yè)內(nèi)部控制的組織形式及內(nèi)控制度的變化。中原在電算化系統(tǒng)試運行階段，沒能適時調(diào)整崗位分工，參照其他公司所使用的制度文本制定了本單位的內(nèi)部控制制度，但這些制度并沒有針對本單位實際工作要求進行設計，且系統(tǒng)在運行過程中也沒有嚴格執(zhí)行，內(nèi)部管理仍是采取模仿手工的管理辦法，沒有實現(xiàn)重整，崗位分工混亂，權限設置缺乏牽制，計算機系統(tǒng)的安全性和保密性及會計檔案保管、數(shù)據(jù)備份等都存在安全隱患。
二、會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制問題原因分析
(一)財務軟件使用較混亂導致的會計軟件發(fā)展模式的局限性。由于財務軟的開發(fā)未能實行統(tǒng)一的標準，再加之單位使用的財務軟件是各自向軟件開發(fā)商購買的，甚至有的軟件開發(fā)商還別出心裁地搞出各自的特色，結果是會計電算化所用財務軟件比較混亂，即使同一行業(yè)的不同單位使用的財務軟件也不盡相同。不同的財務軟件的數(shù)據(jù)接口、使用方法的不一樣，導致報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖�。從國外情況看，在某些會計電算化搞得好的國家，基本上是通過行業(yè)會計協(xié)會制定統(tǒng)一的財務軟件標準，甚至某些國家就直接通過政府行政手段規(guī)定哪些行業(yè)必須使用哪種財務軟件。這樣，國家有關經(jīng)濟管理、監(jiān)督部門就可以很方便地通過網(wǎng)絡進行財務檢查、專用和專項資金使用情況分析，單位也可以利用網(wǎng)絡及時地進行財務報告的傳送等。
(二)賬務處理程序不夠規(guī)范導致會計工作質(zhì)量問題。由于財務軟件本身對會計數(shù)據(jù)的來源提供了一系列規(guī)范化要求，因而在實際工作中要求會計人員在數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務處理及有關制度制定方面都必須規(guī)范化、標準化，才能使電算化會計信息系統(tǒng)順利進行。目前，開展會計電算化工作的小企業(yè)雖然也會根據(jù)企業(yè)實際管理需要及會計軟件規(guī)范化要求對原有賬務處理流程進行改造，但由于受觀念、技術等多方面因素影響，現(xiàn)有工作流程大都仍在舊的體制、機制和管理模式基礎上進行，因而出現(xiàn)了工作流程與實際業(yè)務需要相沖突的矛盾，使會計電算化系統(tǒng)不能很好地發(fā)揮作用。
(三)會計電算化系統(tǒng)下所導致安全性和保密性出現(xiàn)問題的原因。財務上的數(shù)據(jù)，是企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關系著企業(yè)的生存與發(fā)展。就目前軟件廠家來說，真正研究數(shù)據(jù)保密問題、數(shù)據(jù)可靠問題的廠家寥寥無幾。一般意義上的加密，也無非是對軟件本身的加密，防止盜版。我國多數(shù)會計電算化軟件的數(shù)據(jù)安全保密性弱，缺乏操作日志記錄功能，對操作人、操作時間和操作內(nèi)容沒有具體的記錄，出現(xiàn)問題不便于追究責任。此外，這些軟件的容錯能力往往也很差，它們對用戶的操作有許多的限制，用戶在使用軟件時心理壓力很大，往往有一種如履薄冰的感覺，生怕由于錯誤操作而發(fā)生問題。即便一些優(yōu)秀的軟件在進入系統(tǒng)時加上諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段，但系統(tǒng)一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，都很難恢復原來的數(shù)據(jù)。
(四)會計電算化政策與法規(guī)滯后于會計電算化發(fā)展的原因。我國的會計電算化管理起步較晚，經(jīng)驗不足，管理水平還很低，由于一些政策和法規(guī)的不合理，束縛了開發(fā)人員和用戶的手腳。幾十年來，我國成功地開發(fā)了一批頗有名氣、民族品牌會計電算化軟件，但隨著會計電算化軟件的深入發(fā)展，不斷出現(xiàn)的一系列問題卻值得探討和研究。這必然要求發(fā)展會計電算化理論，而當前的現(xiàn)實是會計電算化理論落后于實踐，無法推動會計電算化實務向深層次發(fā)展。
(五)會計電算化基礎管理滯后于會計電算化發(fā)展的原因。會計信息系統(tǒng)的作用發(fā)揮不充分。在一些啟用了“管理型”或“決策型”會計信息系統(tǒng)的企業(yè)中，由于管理環(huán)境跟不上，或軟件使用人員的知識技能跟不上，企業(yè)應用會計軟件的水平遠遠落后于會計軟件本身的發(fā)展。許多會計軟件功能齊全，但在企業(yè)實際使用時只能完成少部分功能，致使對會計信息系統(tǒng)的使用不充分。軟件中的會計核算功能部分能被使用，但財務管理和決策分析功能部分的使用率很低，這樣會計信息系統(tǒng)的啟用就不能對企業(yè)管理帶來實質(zhì)性的改善。
(六)會計電算化人員業(yè)務素質(zhì)偏低的原因。電算化操作人員大都是由過去的會計、出納等財務人員經(jīng)過短期培訓而來，對軟件的認識存有局限性，他們一般只能按照固定的模式機械地操作財務軟件，卻不能靈活運用軟件所提供的各項功能。另外，由于大部分會計人員的財務知識不夠系統(tǒng)深厚、更新慢，因此只能對日常的會計核算進行處理，對如何提高企業(yè)財務管理水平則無能為力，沒能充分發(fā)揮出管理軟件在管理方面的功能，不但沒有完全體現(xiàn)出會計工作應用計算機處理的優(yōu)勢，而且造成了系統(tǒng)資源的浪費。
三、會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制問題解決方法
(一)強化系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡安全控制。會計電算化工作的目標是應用企業(yè)財務會計原理和成本與管理會計方法，以及計算機技術對傳統(tǒng)手工會計的處理方法、流程及會計數(shù)據(jù)的收集、存儲、處理、傳輸和報告方式進行改造后而建立的，事前有預測、決策，事中有規(guī)劃、控制，事后有核算、分析的電算化會計信息系統(tǒng)。因此，需要開發(fā)真正具有管理功能的會計軟件。改變會計軟件開發(fā)模式，進一步加速會計軟件從核算型向管理型轉(zhuǎn)變，在廣泛吸收取得的先進成果的基礎上，開發(fā)出商品化的實用型會計軟件，并具有二次開發(fā)的能力，以及提高其兼容性，提高滿足管理方面需求的功能。為了保證組成系統(tǒng)的各個功能模塊協(xié)調(diào)一致、迅速、高效地完成整個系統(tǒng)目標，在設計過程中應本著高效性原則，突破手工系統(tǒng)的框架，改變以手工賬表為核心進行會計處理的做法，使電算化會計信息系統(tǒng)能夠在最大限度上滿足管理部門對會計信息的要求，使電算化工作取得真正的效益。另外，建議按照不同行業(yè)的特點，分別開發(fā)設計出適用這些行業(yè)的不同的通用會計電算化軟件。如銀行的流動資產(chǎn)、施工企業(yè)的產(chǎn)成品等，分別根據(jù)其行業(yè)不同或客戶需求設計出不同的模塊，讓通用會計軟件更實用。
(二)業(yè)務程序標準化。會計核算控制是電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的重要內(nèi)容。會計核算結果是會計預測、決策、分析的基礎，必須要保證賬務處理的正確性、規(guī)范性、真實性。原始憑證通過審查，在錄入處理前都要經(jīng)過相應的權級審批，完整的填制與錄入。不正確業(yè)務的更正與刪除必須嚴格按規(guī)定進行，嚴格執(zhí)行復核制度;此外，還要仔細核對輸出的賬務憑證與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務是否一致，以充分保證計算機賬務處理的準確無誤。會計數(shù)據(jù)輸出也要進行嚴格審核并簽章，同時認真做好會計數(shù)據(jù)日備份和月末備份制度。從核算環(huán)節(jié)保證整個系統(tǒng)正常運行，做到數(shù)據(jù)真實、完整和安全，業(yè)務處理合法、有效。提高企業(yè)會計人員的基礎業(yè)務素質(zhì)，不僅是指提高會計人員的會計業(yè)務素質(zhì)，而且要提高會計人員的計算機操作水平。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，維護軟件正常運行，掌握計算機先進技術，培養(yǎng)復合型人才，為建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。
(三)加強會計信息系統(tǒng)的安全性和保密性。在實行會計電算化后，會計資料是由電子計算機按照規(guī)定的程序生成的。因此，對會計人員人品的要求更加嚴格。建立必要的內(nèi)部控制制度，實行用戶權限分級授權管理，建立崗位責任制。財務人員應認真學習相關法規(guī)，提高自身素質(zhì)，保守單位商業(yè)秘密及財務秘密，不能隨意泄漏密碼以防他人隨意進入自己的軟件系統(tǒng)。另外，為了加強數(shù)據(jù)的保密工作，可以在進入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段。企業(yè)也可以制定相應的硬、軟件管理制度，從電算化軟件的設計入手，建立完善的會計軟件服務體系，增強軟件本身的限制功能。建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料要實行多級備份。
(四)實現(xiàn)電算化會計的規(guī)范化、制度化。隨著會計電算化的普及與財務軟件功能的不斷增加，針對會計電算化工作出現(xiàn)的新問題對現(xiàn)有的相關法規(guī)作進一步補充和完善。通過準則類法規(guī)對會計電算化作進一步約束，使會計電算化工作走上規(guī)范化的道路。一個國家的會計規(guī)范化管理主要是通過頒布指定會計準則和具體會計準則來進行的。只有用會計準則指導會計業(yè)務才能規(guī)范會計行為。提高企業(yè)領導人和會計人員對會計電算化的正確認識，完善會計電算化相關的管理制度。電算化會計信息系統(tǒng)是一個有機系統(tǒng)，僅有一套好的軟件是不夠的，必須要有一套與之密切結合的管理制度才能保證會計信息安全可靠，充分發(fā)揮電算化信息系統(tǒng)的作用。國家應該加大對會計電算化管理制度的研究，提供可以參考的規(guī)范化的模版。會計電算化必須建立的管理制度應包括：會計電算化崗位責任制度、電算化系統(tǒng)操作管理制度、計算機硬件和軟件管理制度、電算化系統(tǒng)會計資料和檔案管理制度等。進一步完善會計電算化的配套法規(guī)，針對會計電算化工作出現(xiàn)的新問題對現(xiàn)有的相關法規(guī)作進一步補充和完善。通過準則類法規(guī)對會計電算化作進一步約束，使會計電算化工作走上規(guī)范化的道路。
(五)加強企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制
1、管理控制。(1)組織結構控制。企業(yè)的財務部門一般主要從組織形式和組織程序上實行崗位控制，通過幾個不同的職能組來實現(xiàn)相互牽制和相互監(jiān)督的控制作用;通過賬賬核對、賬證核對、賬實核對以及會計主管對憑證、賬簿和報表的審核制度來實現(xiàn)處理的合理性與合法性;(2)職責劃分。計算機會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務，都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔;(3)監(jiān)督管理控制。明確各職能組織部門有關人員的工作責任與處理范圍的基礎上，建立和執(zhí)行工作完成情況的監(jiān)督與考核制度，以保證會計控制工作能夠高質(zhì)量地進行和完成;(4)檔案管理控制。計算機會計系統(tǒng)的有關資料應及時存檔，企業(yè)應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。應定期對所存檔案進行備份，并保管好這些備份，作為防止檔案被破壞的事件發(fā)生時的應急措施和恢復手段。
2、數(shù)據(jù)資源控制。(1)完整性控制。計算機會計系統(tǒng)通過現(xiàn)代數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的完整性控制機制來實現(xiàn)，當前一個功能完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，都能夠?qū)ζ涔芾淼臄?shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)在邏輯關系上提供語義參照關系機制，來檢驗和保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的有關數(shù)據(jù)在進行了相關控制應用操作后仍然保持邏輯上的語義完整;(2)數(shù)據(jù)加密。通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加密和存放功能實現(xiàn);其作用不僅維護了數(shù)據(jù)信息的保密，而且使得合法操作人員只能通過系統(tǒng)規(guī)定的程序?qū)嵤┎僮骱涂刂苹顒印?/p>
3、日�？刂啤�(1)業(yè)務發(fā)生控制。采用相應的控制程序鑒別，拒納各種無效的不合理的以及不完整的經(jīng)濟業(yè)務。在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，通過計算機的控制程序，對業(yè)務發(fā)生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制;(2)數(shù)據(jù)輸入控制。要求輸入的數(shù)據(jù)應經(jīng)過必要的授權，并經(jīng)有關的內(nèi)部控制部門檢查;同時，應采用各種技術手段，對輸入數(shù)據(jù)的準確性進行核驗，如總數(shù)控制核驗、平衡核驗、數(shù)據(jù)類型核驗等;(3)數(shù)據(jù)輸出控制。是企業(yè)為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般就檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要，數(shù)據(jù)發(fā)送對象、份數(shù)應有明確的規(guī)定。
總之，隨著計算機以及網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展，必將推動會計電算化不斷發(fā)展，網(wǎng)絡信息技術也將在會計電算化中得到充分的應用，從而逐步解決目前存在的問題，最大限度地發(fā)揮它的優(yōu)勢性，并將成為當代會計學中最有潛力的新領域。
主要參考文獻：
[1]李亞茹.會計電算化下企業(yè)內(nèi)部控制探析.中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2014.9.
[2]臧強.關于企業(yè)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的分析.財經(jīng)界，2014.36.
[3]湯盛農(nóng).淺析會計電算化下企業(yè)內(nèi)部控制.現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2014.23.
【會計電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制分析論文】相關文章：
ERP環(huán)境下的中小企業(yè)內(nèi)部控制研究05-02
企業(yè)內(nèi)部控制研究論文01-30
論會計電算化下的內(nèi)部控制會計畢業(yè)論文（通用10篇）12-28
關于企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的論文12-14
淺談企業(yè)內(nèi)部控制論文（精選15篇）06-29
加強內(nèi)部控制確保會計電算化信息安全論文摘要04-30
會計控制論文01-07