淺析檔案規(guī)律及基本原理論文

　　［內(nèi)容摘要］本文概括總結(jié)了檔案基本規(guī)律及基本原理，我們利用檔案基本規(guī)律的目的，就是為了最大限度地發(fā)揮檔案利用價(jià)值。對(duì)檔案進(jìn)行集中化、有序化和信息化的過程，實(shí)質(zhì)上就是為了正確地運(yùn)用檔案基本規(guī)律創(chuàng)設(shè)必要的條件。所謂檔案工作的基本原理，可以說正是這樣一個(gè)創(chuàng)設(shè)條件的過程表述。

　　[關(guān)鍵詞]檔案 基本規(guī)律 基本原理

　　檔案基本規(guī)律，表明了檔案這個(gè)客觀事物的產(chǎn)生形成和運(yùn)動(dòng)變化過程及其特點(diǎn)。它們是實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值過程中相輔相成地起作用的具有普遍意義的規(guī)律。因此，檔案工作的開展和運(yùn)作，必須遵循這些基本規(guī)律。忽視或違背了其中任何一條規(guī)律，都難以達(dá)到完好地實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的目的。

　　在探討檔案的基本規(guī)律和檔案工作的基本原理之前，有必要對(duì)檔案這個(gè)客觀事物作出一個(gè)最基本的認(rèn)識(shí)。因?yàn)椋�只有弄清楚檔案是什么樣的客觀事物之后，才能探討檔案自身固有的基本規(guī)律。從目前的研究成果來看，檔案固有的基本規(guī)律，可以歸納為四條：檔案自然形成規(guī)律，檔案利用價(jià)值擴(kuò)展規(guī)律，檔案利用價(jià)值潛在規(guī)律和檔案機(jī)密程度遞減規(guī)律。并且，檔案工作在遵循檔案固有規(guī)律的實(shí)踐過程中，將會(huì)遇到哪些矛盾問題，解決這些矛盾問題需要采取什么手段和通過什么程序，這就構(gòu)成檔案工作的基本原理。

　　一、對(duì)檔案的基本認(rèn)識(shí)

　　《中華人民共和國檔案法》對(duì)檔案的定義作了如下的表述：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”

　　對(duì)這段表述的含義，可以解釋如下：

　　（一）檔案的基本來源——檔案產(chǎn)生形成于人類社會(huì)的各種活動(dòng)的歷史過程中。這里強(qiáng)調(diào)了社會(huì)的“活動(dòng)”。因?yàn)�，如果不是活�?dòng)歷史過程中產(chǎn)生形成的東西，就不能稱之為“檔案”。社會(huì)活動(dòng)，包括政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等領(lǐng)域的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。這些社會(huì)領(lǐng)域的活動(dòng)，都必然產(chǎn)生形成檔案。執(zhí)行這些職能活動(dòng)的群體，包括過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人。這些群體，是檔案來源的主要對(duì)象。

　�。ǘ�）檔案的基本性質(zhì)——它是歷史活動(dòng)的原始記錄。檔案的原始記錄性質(zhì)可以分解為兩個(gè)方面的屬性，即原始性和記錄性。檔案與其他客觀事物在基本屬性上的區(qū)別，主要在于它兼具原始性和記錄性。檔案的原始性與記錄性是互相依存的統(tǒng)一體。檔案的原始性特別重要。原始性在于檔案是立檔單位在當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)貫檫m應(yīng)職能活動(dòng)需要而直接產(chǎn)生形成的。這就使檔案具有憑證依據(jù)的法律效力。這種作用，是其他智力資源所不及的利用價(jià)值。人們特別重視檔案作用的這個(gè)特點(diǎn)。

　�。ㄈ�）檔案的基本價(jià)值———正是由于檔案具有原始性和記錄性這兩個(gè)方面的基本屬性，使之產(chǎn)生憑證價(jià)值和信息價(jià)值。正是由于這兩種基本價(jià)值，使檔案能夠作為社會(huì)的一種智力資源而存在和利用。如果缺乏這兩種利用價(jià)值，檔案就失去存在的意義。檔案工作的根本目的，就是為了實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。

　　二、檔案基本規(guī)律

　　1、檔案自然形成規(guī)律

　　關(guān)于檔案自然形成規(guī)律。所謂“自然形成”，實(shí)質(zhì)上應(yīng)當(dāng)理解為“必然產(chǎn)物”。因?yàn)闄n案是職能活動(dòng)歷史過程中直接形成的必然產(chǎn)物，而不是事后隨意地制造出來的。一個(gè)立檔單位在其職能活動(dòng)的實(shí)踐過程中，由于規(guī)劃設(shè)計(jì)、頒布法規(guī)、傳達(dá)命令、指揮工作、請示問題、報(bào)告情況、聯(lián)系事務(wù)、記載活動(dòng)、研究總結(jié)等等方面的需要，產(chǎn)生形成許多文字、圖表、音象的記錄，它們都是當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)貫榱寺男衅渎毮苋蝿?wù)的客觀需要而產(chǎn)生形成的；并且，它們之間在來源上、時(shí)間上、內(nèi)容上和形式上都具有一定的有機(jī)聯(lián)系。一個(gè)立檔單位的全部檔案，構(gòu)成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，完整地反映了這個(gè)立檔單位職能活動(dòng)的歷史面貌。因此，檔案本身的形成是必然產(chǎn)物，檔案的有機(jī)聯(lián)系也是必然產(chǎn)物。所謂檔案的“自然”性質(zhì)，實(shí)際上就是指檔案的這種“必然性”。這種“必然性”正是檔案的基本屬性中“原始性”之所在，也就是檔案具有憑證依據(jù)作用的利用價(jià)值的根源。

　　檔案自然形成規(guī)律實(shí)際上是強(qiáng)調(diào)了兩個(gè)“必然性”——一個(gè)是檔案本身的產(chǎn)生形成的必然性，一個(gè)是檔案內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系的必然性。這兩個(gè)必然性。對(duì)于檔案的利用價(jià)值是有著重要關(guān)系的。

　　那么，對(duì)檔案自然形成規(guī)律，如何用一段話來表述呢？

　　我認(rèn)為，可以作如下表述；“檔案具有兩個(gè)自然性—檔案本身產(chǎn)生形成的自然性和檔案內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系的自然性，必須維護(hù)這兩個(gè)自然性，才能維護(hù)檔案的利用價(jià)值�！币簿褪钦f：檔案利用價(jià)值的發(fā)揮，必須以維護(hù)檔案本身產(chǎn)生形成的自然性和檔案內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系的自然性為前提。當(dāng)然，如果把這段話里的“自然性”改為“必然性”，也是可以的。這里用“自然性”，僅僅是照顧了我們長期以來的習(xí)慣說法。

　　檔案自然形成規(guī)律，對(duì)檔案工作有什么指導(dǎo)意義？

　　檔案工作中的全宗原則，就是遵循了檔案這條固有的規(guī)律而總結(jié)出來的理論。一個(gè)立檔單位的全部檔案，構(gòu)成一個(gè)有機(jī)整體，稱為一個(gè)“全宗”。必須維護(hù)一個(gè)全宗的完整性——既不可把一個(gè)全宗人為地分割，也不可把不同全宗相互混雜。因?yàn)閮烧叨际瞧茐牧藱n案的內(nèi)在的歷史聯(lián)系，違反了檔案自然形成規(guī)律。在世界檔案學(xué)史上，“來源原則”否定了“邏輯原則”，肯定了“尊重全宗”和“維護(hù)全宗的有機(jī)整體”的原則，就是遵循了檔案自然形成規(guī)律的認(rèn)識(shí)成果。在檔案全宗內(nèi)的分類技術(shù)中采用“年代—組織機(jī)構(gòu)”等分類方法，也是為了遵循檔案自然形成規(guī)律。在檔案文件的立卷技術(shù)中，也充分地考慮了維護(hù)文件之間的自然形成的有機(jī)聯(lián)系。任何一個(gè)立檔單位的檔案，都是一個(gè)自然形成的有機(jī)整體，必然具有內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，只有維護(hù)這種自然形成的有機(jī)聯(lián)系，才能如實(shí)地反映立檔單位的歷史面貌，才能真正保護(hù)檔案的利用價(jià)值。這就是遵循檔案自然形成規(guī)律的本質(zhì)目的和實(shí)際意義。

　　2、檔案利用價(jià)值潛在規(guī)律

　　根據(jù)許許多多發(fā)揮了社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的檔案利用實(shí)例，檔案利用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，明顯地揭示出這樣一條規(guī)律：“檔案的利用價(jià)值具有潛在性。這種潛在價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，決定于社會(huì)客觀的需求性和檔案管理的條件性�！睓n案利用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)過程，實(shí)際上就是潛在性、需求性和條件性三者關(guān)系相互作用的結(jié)果。那么，如何理解這三者呢？

　　（1）潛在性——是指檔案在何時(shí)何地發(fā)揮何種作用，是難以預(yù)期確定的。檔案所具有的這種潛在價(jià)值，只有等待適當(dāng)時(shí)機(jī)，才能轉(zhuǎn)化為直接價(jià)值。在一定時(shí)期內(nèi)，它未能成為直接價(jià)值，并不意味著它沒有價(jià)值。它的真正價(jià)值只不過是仍然處于潛在狀態(tài)，待機(jī)而發(fā)。

　�。�2）需求性——是指檔案本身的潛在價(jià)值要轉(zhuǎn)化為直接價(jià)值，有賴于社會(huì)對(duì)檔案的利用需求。只有當(dāng)檔案被利用來滿足社會(huì)的需求，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。如果社會(huì)還沒有提出這種利用需求，檔案的價(jià)值將一直處于潛在狀態(tài)，暫時(shí)未能產(chǎn)生實(shí)際的效益。

　�。�3）條件性——是指檔案由潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為直接價(jià)值是有條件的，要使這種轉(zhuǎn)化成為可能，必須通過人們對(duì)檔案的管理活動(dòng)，包括收集、整理、檢索、提供利用等等一系列業(yè)務(wù)勞動(dòng)。檔案的管理業(yè)務(wù)，就成為滿足社會(huì)的利用需求、實(shí)現(xiàn)檔案潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為直接價(jià)值的必要條件。

　　綜上所述，在正確認(rèn)識(shí)檔案利用價(jià)值的潛在性特點(diǎn)的前提下，一方面主動(dòng)地了解和掌握社會(huì)利用的需求性，另一方面努力在業(yè)務(wù)管理的條件性方面下功夫，這兩個(gè)方面是實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的不可缺少的因素。

　　正確認(rèn)識(shí)檔案利用價(jià)值的潛在性特點(diǎn)，對(duì)于社會(huì)人士來說，是很重要的。社會(huì)檔案意識(shí)薄弱，是否與不能正確認(rèn)識(shí)這個(gè)特點(diǎn)有—定關(guān)系呢？可以這么說。因此我們不能說檔案是無價(jià)值的東西，否則，它就沒有存在的意義了。但是，檔案的利用價(jià)值卻是處于潛在性狀態(tài)，也就是說，檔案是—種潛在價(jià)值的客觀事物，只有當(dāng)它在適當(dāng)時(shí)機(jī)轉(zhuǎn)化為直接價(jià)值的時(shí)候，人們才能看到或感受到它的效益。潛在價(jià)值不等于沒有價(jià)值，也不等于直接價(jià)值。有些人不了解這個(gè)潛在價(jià)值的特點(diǎn)，不懂得為潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為直接價(jià)值創(chuàng)沒條件的必要性，因而忽視檔案工作。正確認(rèn)識(shí)檔案利用價(jià)值潛在規(guī)律，對(duì)于增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)，是具有指導(dǎo)意義的。

　　正確認(rèn)識(shí)檔案利用價(jià)值的潛在性特點(diǎn)，對(duì)于檔案工作者來說，更為重要。我們—再強(qiáng)調(diào)要做好檔案資源的開發(fā)工作，就是要主動(dòng)地把檔案的潛在價(jià)值發(fā)掘出來為社會(huì)所了解和利用。正如有的同志說，我們檔案工作者既要“為利用者找檔案”，也要“為檔案找利用者”。有的同志更形象地比喻：檔案工作者的作用不應(yīng)當(dāng)只是檔案資源的一把“鎖頭”，更重要的是一把“鑰匙”。

　　3、檔案利用價(jià)值擴(kuò)展規(guī)律

　　對(duì)檔案利用價(jià)值擴(kuò)展規(guī)律，如何理解和表達(dá)？

　　（1）檔案具有雙重利用價(jià)值——對(duì)于立檔單位的利用價(jià)值和對(duì)于社會(huì)的利用價(jià)值。

　　（2）檔案產(chǎn)生形成之后，在相當(dāng)時(shí)期內(nèi)，主要的利用者是立檔單位。因?yàn)椋瑱n案作為立檔單位的職能活動(dòng)的必要條件，服務(wù)于本單位了解既往情況、進(jìn)行決策和處理業(yè)務(wù)的憑證查詢需要。檔案對(duì)于立檔單位的利用價(jià)值，可稱為檔案的第一價(jià)值。第一價(jià)值是促進(jìn)本單位積累檔案的一種動(dòng)力。

　�。�3）隨著時(shí)間的推移，立檔單位對(duì)某些時(shí)間較長的檔案的利用需求逐漸淡化。但是并不意味著這些檔案利用價(jià)值的失卻，其利用價(jià)值則向社會(huì)各方面的利用范圍逐漸擴(kuò)展。檔案對(duì)于社會(huì)的利用價(jià)值，可稱為檔案的第二價(jià)值。第二價(jià)值則是長遠(yuǎn)的全面的利用價(jià)值。

　　（4）檔案的第一價(jià)值必然向第二價(jià)值過渡。實(shí)現(xiàn)第一價(jià)值是在檔案室階段，實(shí)現(xiàn)第二價(jià)值是檔案館階段。檔案由檔案室移交進(jìn)入檔案館，形成一項(xiàng)國家檔案管理制度。為了實(shí)現(xiàn)檔案的雙重利用價(jià)值，必須適當(dāng)?shù)亟缍▋烧咧�間的過渡周期。這個(gè)周期的一般時(shí)限，又必須根據(jù)立檔單位及其檔案的特點(diǎn)而有所差異。從第一價(jià)值過渡到第二價(jià)值，過早或過遲，均會(huì)損害雙重利用價(jià)值的發(fā)揮。

　�。�5）檔案由第一價(jià)值向第二價(jià)值的過渡，不僅意味著檔案的利用范圍的擴(kuò)大（利用單位數(shù)量的擴(kuò)大、用戶類型的增多），而且意味著檔案內(nèi)容信息利用的多元化（不同角度的利用，多種利用需求的交叉，特別是科學(xué)研究作用的增值）。

　　如果要把上述的解釋概括地用一段文字來表述，“檔案利用價(jià)值擴(kuò)展規(guī)律”可以表述為；“檔案具有雙重利用價(jià)值，從面向立檔單位的第一價(jià)值逐漸過渡到面向社會(huì)的第二價(jià)值，從服務(wù)于立檔單位職能需求的第一價(jià)值擴(kuò)展為服務(wù)于社會(huì)多元需求的第二價(jià)值。只有實(shí)現(xiàn)這種過渡和擴(kuò)展，才能使檔案發(fā)揮長遠(yuǎn)的全面的利用價(jià)值�！�

　　檔案利用價(jià)值擴(kuò)展規(guī)律十分重要，它反映了檔案這個(gè)客觀事物的運(yùn)動(dòng)過程及其意義。我國檔案工作的歸檔制度和進(jìn)館制度的建立和銜接，正是遵循了檔案利用價(jià)值的擴(kuò)展規(guī)律。

　　4、檔案機(jī)密程度遞減規(guī)律

　　檔案的保密程度，實(shí)質(zhì)上是檔案利用范圍和利用程度的準(zhǔn)許問題，也就是檔案價(jià)值的利用對(duì)象的選擇或控制的問題。

　�。�1）檔案信息具有內(nèi)向性。無論在第一價(jià)值階段或是第二價(jià)值階段，檔案都是有一定的保密性。第一階段的檔案保密性更強(qiáng)，對(duì)非立檔單位—般不提供利用。第二價(jià)值階段的檔案，除某些特定種類外，對(duì)非立檔單位的保密性，一般來說將隨著時(shí)間的推移和條件的變化而呈現(xiàn)遞減的趨勢。

　　（2）檔案機(jī)密程度的逐漸減退，必將導(dǎo)致檔案利用價(jià)值更廣泛的實(shí)現(xiàn)。第二價(jià)值階段，是檔案由內(nèi)向性過渡到公開性的轉(zhuǎn)變過程。

　　關(guān)于檔案機(jī)密程度遞減規(guī)律，可以簡要地表述如下：“隨著時(shí)間的推移和條件的變化，檔案機(jī)密性的強(qiáng)弱與檔案保存時(shí)間的久遠(yuǎn)成反比�！�

　　檔案利用價(jià)值擴(kuò)展規(guī)律和檔案機(jī)密程度遞減規(guī)律，是檔案館工作向開放型轉(zhuǎn)變的理論根據(jù)。正確界定檔案由內(nèi)向性到公開性的轉(zhuǎn)變時(shí)限，就成為檔案開放的政策依據(jù)。根據(jù)檔案機(jī)密程度遞減規(guī)律，一方面要堅(jiān)持適度的保密觀念，另一方面又要樹立檔案開放的思想。既不能無視特定范圍檔案的機(jī)密性而擴(kuò)大利用范圍，又必須不斷地研究檔案的內(nèi)容和客觀形勢（含國家政策）的條件變化，合理地調(diào)整密級(jí)（逐步地降低密級(jí)以至解密），以便廣泛地開發(fā)利用檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)。

　　5、上述四條規(guī)律之間的相互關(guān)系

　　檔案工作的根本目的，就是為了最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。上述四條檔案固有基本規(guī)律，都與實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值有著密切關(guān)系。遵循檔案自然形成規(guī)律，才能真正維護(hù)檔案的利用價(jià)值。遵循檔案利用價(jià)值擴(kuò)展規(guī)律，才能長遠(yuǎn)地全面地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。檔案利用價(jià)值潛在規(guī)律，要求我們努力把潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為直接價(jià)值。檔案機(jī)密程度遞減規(guī)律，要求我們正確地處理檔案利用價(jià)值的對(duì)象范圍，做好檔案開放利用工作。這四條規(guī)律，都是在實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的過程中時(shí)時(shí)處處起著約束和影響作用的具有普遍意義的規(guī)律。只有維護(hù)檔案的客觀有機(jī)整體，促使檔案由第一價(jià)值過渡到第二價(jià)值，由潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為直接價(jià)值，由內(nèi)向性轉(zhuǎn)化為公開性，才能最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。

　　檔案利用價(jià)值的發(fā)揮，必須以維護(hù)檔案本身產(chǎn)生形成的自然性和檔案內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系的自然性作為前提。如果破壞了這兩個(gè)自然性，檔案的利用價(jià)值就會(huì)受到損害，檔案的利用價(jià)值就無從發(fā)揮。因此，遵循檔案自然形成規(guī)律，是遵循其他三條規(guī)律的前提或基礎(chǔ)。

　　檔案利用價(jià)值的真正發(fā)揮，一是要充分地發(fā)揮，二是要有效地發(fā)揮。充分地發(fā)揮，就是要長遠(yuǎn)地全面地發(fā)揮。有效地發(fā)揮，就是要使檔案產(chǎn)生直接的實(shí)際效益。兩者不可或缺，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。如果檔案的利用價(jià)值只是限于第一價(jià)值，埋沒了它的第二價(jià)值，檔案的存在意義和價(jià)值作用就大大地降低了。無論是在第一價(jià)值階段或第二價(jià)值階段中，如果檔案的潛在價(jià)值不能轉(zhuǎn)化為直接價(jià)值，那么，檔案的利用價(jià)值實(shí)際上就未能實(shí)現(xiàn)。因此，必須同時(shí)遵循檔案利用價(jià)值擴(kuò)展規(guī)律和檔案利用價(jià)值潛在規(guī)律，才能真正發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。潛在性和擴(kuò)展性，是檔案的利用價(jià)值在實(shí)現(xiàn)過程中的兩個(gè)重要特點(diǎn)，并且是兩個(gè)密切相關(guān)的特點(diǎn)。揭示這兩個(gè)特點(diǎn)的兩條規(guī)律是在同時(shí)配合起作用的。

　　檔案在第一價(jià)值階段和第二價(jià)值階段中，由潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為直接價(jià)值的過程中，都要受到檔案固有的機(jī)密程度的約束。然而，檔案機(jī)密程度的遞減趨勢，又有利于檔案利用價(jià)值的擴(kuò)展。

　　三、檔案工作的基本原理

　　為了不斷地提高檔案管理水平，解決它與社會(huì)利用需求的基本矛盾，需要采取什么手段和通過什么程序來進(jìn)行檔案工作呢？必須實(shí)行檔案的集中化、有序化和信息化。檔案工作的全過程，就是通過這三化實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的管理過程。

　�。�1）集中化——就是為了解決檔案形成的分散狀態(tài)與社會(huì)利用的集中要求的矛盾。通過集中化，保證檔案的完整與安全，維護(hù)檔案自然形成的內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。檔案的完整與安全是方便國家和社會(huì)利用的前提。因此，必須通過收集歸檔和進(jìn)館永存的集中化途徑，改變檔案初始狀態(tài)的隨機(jī)和離散的現(xiàn)象。集中化，就是實(shí)現(xiàn)檔案從分散到集中，確保檔案的完整與安全。

　�。�2）有序化——就是為了解決檔案形成初始的凌亂狀態(tài)與社會(huì)利用的系統(tǒng)優(yōu)質(zhì)要求之間的矛盾。為了滿足國家和社會(huì)對(duì)檔案利用的需求，必須通過系統(tǒng)化的整理和合理化的鑒定，使繁浩雜亂的檔案文件有序化，以便提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)效果。有序化，就是實(shí)現(xiàn)檔案由凌亂到系統(tǒng)，在保持檔案文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，理順檔案文件之間的縱橫關(guān)系，形成有次序的層次結(jié)構(gòu)，便于檔案利用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

　　（3）信息化——就是為了解決檔案信息的潛在狀態(tài)與社會(huì)利用的檢索要求之間的矛盾。為了實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用價(jià)值，必須通過科學(xué)的加工處理手段，使檔案的信息內(nèi)容從潛在狀態(tài)開發(fā)出來，變成方便的檢索狀態(tài)，以提高服務(wù)效率（查準(zhǔn)率、查全率和查速率）。這就是開發(fā)利用檔案資源信息的必要前提。

　　綜上所述，檔案工作基本原理，可以概括地表述為：“在實(shí)現(xiàn)檔案的集中化和有序化的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，依次通過這三化過程，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值�！�

　　實(shí)際上，檔案工作的過程，就是對(duì)檔案的集中化、有序化和信息化的實(shí)現(xiàn)過程。檔案工作實(shí)踐過程中的一系列業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及其原則與技術(shù)，都是實(shí)現(xiàn)這三化過程的具體的措施和方法。

　　我們利用檔案基本規(guī)律的目的，就是為了最大限度地發(fā)揮檔案利用價(jià)值，為社會(huì)服務(wù)作出最大的貢獻(xiàn)。如果不采取集中化的措施，實(shí)行歸檔制度和進(jìn)館制度，就不可能保證檔案有機(jī)整體的完整與安全，就不可能實(shí)現(xiàn)檔案雙重利用價(jià)值及其全面長遠(yuǎn)的作用。如果不采取有序化和信息化的措施，就不可能使檔案有效地由潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為直接價(jià)值。沒有對(duì)檔案的集中化、有序化和信息化的處理手段和工作程序，就不可能實(shí)現(xiàn)最大限度地發(fā)揮檔案為社會(huì)服務(wù)的效益。所以對(duì)檔案進(jìn)行集中化、有序化和信息化的過程，實(shí)質(zhì)上就是為了正確地運(yùn)用檔案基本規(guī)律創(chuàng)設(shè)必要的條件。所謂檔案工作的基本原理，可以說正是這樣一個(gè)創(chuàng)設(shè)條件的過程表述。這就是為什么本文把檔案的基本規(guī)律與檔案工作的基本原理結(jié)合在一起來論述的緣故。

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