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關于大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理思考范文
摘要：在“大眾創(chuàng)業(yè)，萬眾創(chuàng)新”的時代浪潮下，高校重視大學生創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)活動的開展，從而產(chǎn)生大量的學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案，雖然許多高校有創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)系統(tǒng)進行管理，但是檔案管理還是不夠全面，本文根據(jù)工作實際，梳理創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理的相關現(xiàn)狀，并提出相關意見和建議。
關鍵詞：大學生；創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)；高校；檔案管理
一、大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
1、總量大，但分類不清
目前高校雖大力開展學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動，創(chuàng)新活動的種類多：比如創(chuàng)新訓練、創(chuàng)業(yè)訓練、創(chuàng)業(yè)實踐、學科競賽、創(chuàng)業(yè)競賽等，但是不同的創(chuàng)新活動分管部門不同，部分歸為教務處總負責、部分又歸為校團委管理。各個學院在開展創(chuàng)新活動時的管理者也相對應為各個部門的對接人。這樣，創(chuàng)新活動在管理的過程中，檔案產(chǎn)生的過程沒有一個專門部門進行跟蹤，檔案產(chǎn)生后又按照學院管理人員的意志進行歸檔，雖然會提交給主管部門一些總體性的描述文件，但是檔案依然歸檔不集中，各種創(chuàng)業(yè)活動類型的材料未作區(qū)分管理，又導致檔案分類不清楚，日后查找困難。
2、缺乏相關檔案管理制度保障
高校雖然會出臺相關的活動管理辦法，辦法涉及創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動管理的過程管理、經(jīng)費管理、質量要求、獎勵辦法、教師計酬等方面的內(nèi)容，但是未對檔案管理提出相關的要求。國家也尚未出臺有關創(chuàng)業(yè)材料收集歸檔的相關政策法規(guī)，大學生創(chuàng)業(yè)檔案在檔案的實體分類中,屬于教學檔案,而目前正在使用的作為高校檔案工作指導性文件的《高等學校檔案實體分類方案》出臺于02世紀09年代初,其對教學類檔案歸檔范圍的相關規(guī)定中找不到關于“創(chuàng)業(yè)”的只字片語。這就使得學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理沒有相應的制度保障，各個學院在檔案管理過程中無章可循，無規(guī)可依，只能機械地等待學校相關主管部門發(fā)布通知，按照各個不同部門的不同要求提交材料，材料沒有統(tǒng)一規(guī)格。
3、學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)過程管理不清晰
大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動注旨在重培養(yǎng)學生創(chuàng)新能力，希望學生在實施自己項目的過程中鍛煉團隊協(xié)作能力、積累學科知識，將個人和團隊的創(chuàng)新精神發(fā)揮到極致。一般情況，以創(chuàng)新訓練為例，每個項目需要經(jīng)歷申報、中期檢查、結題幾個過程，在這幾個過程中又有許多細的流程和時間節(jié)點，不同節(jié)點需要學院和指導教師對其進行評價和評估，每個流程學生和學院需要開展的工作都至關重要，影響著學生項目實施的質量，也都會產(chǎn)生大量的檔案。但是，高校普遍總體管理學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動，發(fā)布要求，具體的操作是由學院來開展，由于學院管理創(chuàng)新活動的人員有限，教師指導壓力大，整個流程中對于學生在不同時間節(jié)點所表現(xiàn)出來的細微變化和相關評價的信息收集就顯得特別困難。雖然有創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理系統(tǒng)輔助，但是由于系統(tǒng)的使用方式不合理，導致過程管理不清晰且部分檔案缺失。
4、大學生創(chuàng)業(yè)檔案收集難度大，歸檔意識薄弱
相較于創(chuàng)新訓練類的創(chuàng)新活動，高校創(chuàng)業(yè)實踐活動檔案的收集更加困難。進行學生創(chuàng)業(yè)教育以及創(chuàng)業(yè)實踐活動是一項全新的工作,沒有經(jīng)驗可借鑒,創(chuàng)業(yè)材料收集難度很大。首先橫向層面上,雖將大學生創(chuàng)業(yè)檔案列入高校檔案收集范圍,但對創(chuàng)業(yè)檔案的具體收集范圍以及如何整理缺乏相關經(jīng)驗,加之創(chuàng)業(yè)檔管理部門不明確，且學院管理人員有限，創(chuàng)業(yè)檔案建檔意識淡薄。其次縱向層面上,有關大學生創(chuàng)業(yè)者的典型案例,時間跨度較大,需要若干年的跟蹤和積累,創(chuàng)業(yè)主體已非在校大學生，且涉及商業(yè)秘密和個人隱私，材料提交的熱情不高，檔案收集難度大。雖然高校近年來致力于收集相關的檔案，但是由于以上種種原因，學生創(chuàng)業(yè)檔案的收集歸檔未能得到真正全面實施。
二、關于大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案管理的相關建議
提升大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力，遍地開花的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)活動是主要載體，但是也需要從檔案管理中尋找規(guī)律，發(fā)現(xiàn)和解決學生在創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)過程中的相應問題：
1、完善創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)系統(tǒng)，全面保存相關檔案
高校一般都會引進科技公司開發(fā)的創(chuàng)新管理系統(tǒng)，但是目前大部分的系統(tǒng)僅僅記錄創(chuàng)新活動的進程，歸檔的材料也僅僅是每個節(jié)點的報告，如申請書、中期報告和結題報告。但是學生整個項目報告的佐證材料等都不能上傳在系統(tǒng)中，只能裝訂為厚厚的紙件材料；而且系統(tǒng)操作繁復，學生提交的報告需要指導教師審核通過，到達學院，再到達學校層面，一旦在某個審核節(jié)點被駁回，所有的流程都必須重新來過，耗時又耗力。建議開放創(chuàng)新系統(tǒng)權限，給學院更多的管理自由，學院自由設置學生檔案歸檔的類目，可以由學生自己提交，也可以由學院統(tǒng)一管理，統(tǒng)一上傳在系統(tǒng)中，這樣便能夠在系統(tǒng)中完整保存每個項目的所有信息，日后查詢也更加方便，不用受制于紙件材料。學生材料的實質審核由指導老師進行，形式審核由學院進行，但是學生出錯往往出現(xiàn)在形式審核階段，教師的指導往往也不會在系統(tǒng)審核中進行，只是單純地點擊審核通過。建議將學院審核前置，指導教師審核放在學院審核之后。這樣就省去指導教師不必要的工作量。
2、制定相應規(guī)章制度，明確檔案標準
就高校而言，要根據(jù)校情，本著方便教師、便于工作開展的原則，制定相關檔案管理制度。第一，明確建檔與管檔的責任部門，將創(chuàng)新活動管理歸在同一部門，例如完全歸在教務處的實踐科室，具體操作由學院教學管理完成。這樣便于檔案材料的存儲以及落實責任主體。第二，在信息化的今天，個人不建議檔案材料以紙件形式存在，既然有創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理系統(tǒng)，那么，所有檔案材料都應該歸在系統(tǒng)中進行管理，當然是以系統(tǒng)相對完善為前提。第三、檔案收集和管理的標準應該由各個學院在經(jīng)年累月的具體操作和管理中以利于學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力提高為前提進行制定，歸檔類目也應該統(tǒng)一。
3、強化過程管理，提升創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理質量
創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案的管理，目的是存儲學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案材料，更重要的是根據(jù)學生的檔案分析不同節(jié)點的相關情況，從中找出規(guī)律和問題，對癥下藥。例如在申報節(jié)點創(chuàng)建申報監(jiān)控表格，統(tǒng)計各個年級的申報數(shù)，答辯數(shù)，立項數(shù)，便于分析各年級的參與狀況，答辯表現(xiàn)，從而有針對性地動員和指導；申報答辯的過程中，收集所有答辯評委的意見建議，將每個項目的答辯情況在同一詳情報告中詳細列明，后續(xù)的中期檢查和結題的相關情況也都一一記錄，這樣不僅能夠保證過程管理的完整性，而且學院在查找相應過程情況時也會更加清晰，在該批次學生項目結束后，將完整的過程記錄上傳在系統(tǒng)中，還能為下一年度的項目管理提供參考，學校監(jiān)督和管理也會一目了然。
4、隱私權及商業(yè)秘密保護問題
學生創(chuàng)業(yè)項目往往涉及企業(yè)、學校、教師、學生等方面的商業(yè)秘密，教師、學生的個人隱私，所以在檔案提供利用時要充分予以考慮，并通過設置審批查閱流程、簽訂保密協(xié)議等給予相關權益主體充分的保護。
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