財(cái)會(huì)電算化管理制度

 財(cái)會(huì)電算化管理制度

  1.目的：為加強(qiáng)財(cái)會(huì)電算化管理管理，特制定本辦法，

財(cái)會(huì)電算化管理制度

。 2.適用范圍：本規(guī)定適用于公司及分子公司。 3.財(cái)會(huì)電算化軟、硬件的購(gòu)置 3.1電算化軟件的購(gòu)置、使用運(yùn)行、升級(jí)換版、二次開(kāi)發(fā)等，由公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并須符合下列條件： 3.1.1購(gòu)入軟件應(yīng)進(jìn)行可行性論證和方案設(shè)計(jì)，在充分考察適合公司情況的基礎(chǔ)上，經(jīng)財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可添購(gòu)； 3.1.2購(gòu)入軟件必須是經(jīng)國(guó)家財(cái)政部統(tǒng)一鑒定合格的、且售后服務(wù)好和技術(shù)支持保障科技含量高的軟件； 3.1.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用外來(lái)軟件（包括應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件）；不準(zhǔn)對(duì)購(gòu)入軟件進(jìn)行隨意修改，對(duì)外拷貝； 3.1.4二次開(kāi)發(fā)軟件要經(jīng)公司財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)同意、財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施，且僅限于對(duì)原始數(shù)據(jù)的利用和深加工，不得修改原始數(shù)據(jù)。二次開(kāi)發(fā)的軟件應(yīng)達(dá)至財(cái)政部發(fā)布的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的相關(guān)要求。 3.2電算化硬件的購(gòu)置 首先由財(cái)務(wù)部根據(jù)工作需要提出硬件需要量申請(qǐng)，再由公司信息部進(jìn)行選型和市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查的工作，選擇性價(jià)比好，商品質(zhì)量高的品種和售后服務(wù)好的商家簽訂合同，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后購(gòu)置。 4.計(jì)算機(jī)上崗要求 4.1專職計(jì)算機(jī)操作人員經(jīng)專門(mén)培訓(xùn)并取得合格證后才能上崗操作，兼職操作人員可逐漸達(dá)到這一要求。 4.2各財(cái)務(wù)部使用的計(jì)算機(jī)只能用于本公司，未經(jīng)公司財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)不得對(duì)外使用。 4.3為保證系統(tǒng)的正常、安全運(yùn)行，杜絕各種非法舞弊行為，防止造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞，保證數(shù)據(jù)正確性和運(yùn)行效率，對(duì)上機(jī)操作人員規(guī)定： 4.3.1系統(tǒng)操作員、數(shù)量錄入員、數(shù)據(jù)審核員由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定； 4.3.2系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及其他由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的有關(guān)財(cái)會(huì)人員，有權(quán)上機(jī)操作本人權(quán)限范圍內(nèi)的財(cái)務(wù)運(yùn)行系統(tǒng)； 4.3.3與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)人員及脫離會(huì)計(jì)崗位的人員不得上機(jī)運(yùn)行財(cái)務(wù)系統(tǒng)。 4.4嚴(yán)格操作規(guī)則 4.4.1原始憑證需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，并按有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)填制記帳憑證，憑此進(jìn)行賬務(wù)處理； 4.4.2記帳憑證必須經(jīng)專職審核員審核后才能錄入微機(jī)。數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)在輸入計(jì)算機(jī)前及時(shí)反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)，在登帳前發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)，可按憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。如在登帳之后發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)，必須另做憑證，以紅字沖銷，錄入計(jì)算機(jī)。最后由復(fù)核員調(diào)正，并在機(jī)內(nèi)簽字，記帳才能進(jìn)行； 4.4.3當(dāng)月機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)必須全部記帳完畢，方可由指定人員進(jìn)行結(jié)帳； 4.4.4除了系統(tǒng)維護(hù)員之外，其他人員一律不得直接打開(kāi)庫(kù)進(jìn)行操作，不得隨意增刪修改數(shù)據(jù)、源程序和庫(kù)文件結(jié)構(gòu)； 4.4.5出納人員、軟件開(kāi)發(fā)人員不得擔(dān)任現(xiàn)金和各類銀行帳的原始數(shù)據(jù)錄入工作，更不允許進(jìn)行系統(tǒng)性操作； 4.4.6系統(tǒng)軟件、二次開(kāi)發(fā)的文檔資料，均由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定專人保管，未經(jīng)許可不得擅自復(fù)制、修改和出借； 4.4.7存檔的數(shù)據(jù)軟盤(pán)、帳表、憑證各文檔資料等，由檔案管理員按規(guī)定進(jìn)行復(fù)制、核對(duì)、保管；機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)必須每天雙備份；月未根據(jù)需要將明細(xì)帳打印歸檔（如現(xiàn)金、銀行存款、結(jié)算中心往來(lái)帳等），年未必須將當(dāng)年所有的明細(xì)帳打印出裝訂成冊(cè)歸檔； 4.4.8系統(tǒng)維護(hù)人員必須按有關(guān)的維護(hù)規(guī)定操作； 4.4.9各操作人員在上機(jī)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真登記姓名、系統(tǒng)時(shí)間、業(yè)務(wù)時(shí)間等，

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《財(cái)會(huì)電算化管理制度》(http://www.stanzs.com)。操作員必須對(duì)自己的登機(jī)口令保密，以便帳務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其上機(jī)操作進(jìn)行流水登記，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人定期檢查此上機(jī)記錄，以作為責(zé)任劃分的依據(jù)；操作人員必須嚴(yán)格按操作權(quán)限操作，不得越權(quán)或擅自上機(jī)操作；必須認(rèn)真登記憑證數(shù)據(jù)摘要及有關(guān)附件信息，保證會(huì)計(jì)信息的全面完整； 4.4.10每次上機(jī)完畢，應(yīng)做好所需的各項(xiàng)備份工作，以防止發(fā)生意外事故； 4.4.11嚴(yán)禁使用來(lái)歷不明的軟盤(pán)或光盤(pán)上機(jī)操作，嚴(yán)禁非法拷貝工作，外購(gòu)軟盤(pán)使用前必須先進(jìn)行防病毒的檢查。 5.軟件升級(jí)的審批程序 5.1由系統(tǒng)管理員根據(jù)工作需要提出軟件升級(jí)申請(qǐng)報(bào)告。 5.2公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理審查申請(qǐng)報(bào)告、信息部論證其可行性、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。 5.3原程序清單存檔。 5.4手續(xù)完備后，實(shí)施軟件升級(jí)。 5.5軟件升級(jí)后使用變更通知。 5.6進(jìn)行軟件升級(jí)后的試運(yùn)行。 5.7根據(jù)運(yùn)行的情況總結(jié)并升級(jí)文檔資料。 5.8發(fā)出軟件升級(jí)后正式運(yùn)行通知。 5.9軟件更新后的備份與定稿的文檔資料一同存檔。文檔主要包括以上修改或更新的提請(qǐng)人、審批人、維護(hù)人的姓名，維護(hù)時(shí)間，修改時(shí)間，修改的原因，修改的內(nèi)容，修改后的現(xiàn)狀等。 6.財(cái)會(huì)電算化檔案管理 財(cái)會(huì)電算化檔案主要是打印輸出的各種帳簿、報(bào)表、憑證，存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的磁盤(pán)或光盤(pán)及其它存儲(chǔ)介質(zhì)，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其它會(huì)計(jì)資料。檔案管理的任務(wù)是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。電算化財(cái)會(huì)檔案一般包括以下內(nèi)容： 6.1會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料與證據(jù)，財(cái)務(wù)部必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、保管、調(diào)用及管理制度。 6.2記帳憑證由人工統(tǒng)一登記編號(hào)，經(jīng)審核人員審查后錄入微機(jī)。定期匯總，按類裝訂成冊(cè)，專人保管，帳表必須有會(huì)計(jì)主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。 6.3每月形成的帳簿、報(bào)表都應(yīng)按月打印，按科目、類別立卷，裝訂成冊(cè)，年底送財(cái)務(wù)部檔案室集中管理。 6.4會(huì)計(jì)檔案一律以紙質(zhì)形式保存，同時(shí)以磁質(zhì)形式保存會(huì)計(jì)檔案，磁質(zhì)檔案一般應(yīng)保存2到3份，保存時(shí)限至少為五年。其他各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)，應(yīng)按《會(huì)計(jì)檔案管理方法》的規(guī)定保管期限進(jìn)行保管。 6.5會(huì)計(jì)檔案必須做到妥善保管，存放有序，方便查找，備份軟盤(pán)應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽，標(biāo)簽信息完整，字跡信息完整，字跡清楚，必須用鋼筆填寫(xiě)。存放在安全、清凈、防熱、防潮的場(chǎng)；同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

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