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行政秘書職務(wù)說明書
行政秘書職務(wù)說明書
崗位名稱行政秘書崗位編號(hào)
所在部門辦公室崗位定員
直接上級(jí)辦公室主任職系七級(jí)
直接下級(jí)
所轄人員崗位分析日期20xx年2月
本職：
協(xié)助管理層的工作保證公司的良好運(yùn)作;公司形象維護(hù)與公關(guān)活動(dòng);公司企業(yè)文化建設(shè);出差管理和印章管理
職責(zé)與工作任務(wù)：
職責(zé)一
職責(zé)表述：協(xié)助組織和制定公司長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃和公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃
工作
任務(wù)協(xié)助組織相關(guān)人員參與討論、研究和制定公司長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃
協(xié)助組織制定公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和部門經(jīng)營(yíng)計(jì)劃
協(xié)助編制公司年度工作計(jì)劃
職責(zé)二
職責(zé)表述：協(xié)助辦公室主任保證公司內(nèi)部管理體系的完整和平穩(wěn)運(yùn)行
工作
任務(wù)協(xié)助制定和完善公司內(nèi)部的管理體系和各項(xiàng)管理制度
協(xié)助督促管理制度的有效執(zhí)行協(xié)助評(píng)估和監(jiān)督公司內(nèi)部管理的規(guī)范性和有效性
職責(zé)三
職責(zé)表述：負(fù)責(zé)為公司管理層提供支持并負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)總經(jīng)理和總經(jīng)理辦公會(huì)的決議
工作
任務(wù)協(xié)助組織和安排管理層會(huì)議提供會(huì)議紀(jì)錄與整理
通報(bào)會(huì)議結(jié)論并跟蹤會(huì)議決議的實(shí)施情況
協(xié)助總經(jīng)理的工作提供決策支持
督辦總經(jīng)理交與的其他任務(wù)
職責(zé)四
職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司形象推廣、公關(guān)活動(dòng)
工作
任務(wù)協(xié)助公司形象設(shè)計(jì)和推廣實(shí)施
負(fù)責(zé)組織和接待相關(guān)單位包括上級(jí)單位的來訪負(fù)責(zé)與新聞媒體的接觸
協(xié)助組織并協(xié)調(diào)公司的公關(guān)危機(jī)處理
協(xié)助公司網(wǎng)站的建設(shè)與更新
職責(zé)五
職責(zé)表述：公司企業(yè)文化建設(shè)
工作
任務(wù)協(xié)助組織公司內(nèi)部員工活動(dòng)
建立員工與管理層的溝通渠道吸引員工關(guān)心公司事務(wù)并參與管理
組織公司內(nèi)部刊物的出版
職責(zé)六
職責(zé)表述：公司員工的出差管理和支持
工作
任務(wù)員工出差計(jì)劃和預(yù)算審核
協(xié)助行程安排、交通工具安排、及其他手續(xù)辦理
出差旅程紀(jì)錄審核、報(bào)銷費(fèi)用審核
職責(zé)七
職責(zé)表述：依據(jù)印章管理規(guī)定實(shí)施印章管理
職責(zé)八
職責(zé)表述：負(fù)責(zé)辦公用品和固定資產(chǎn)采購(gòu)
職責(zé)九
職責(zé)表述：辦公室主任交辦的其他工作
權(quán)力：
根據(jù)總經(jīng)理和辦公會(huì)議授權(quán)對(duì)決議跟蹤監(jiān)督的權(quán)力
與媒體接觸的權(quán)力
評(píng)估公司管理水平并提出改進(jìn)建議的權(quán)力
審核出差預(yù)算、旅程記錄和報(bào)銷費(fèi)用的權(quán)力
印章使用的審核權(quán)
收集員工意見并向總經(jīng)理反饋的權(quán)力
工作協(xié)作關(guān)系：
內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司各部門辦公室主任、總經(jīng)理
外部協(xié)調(diào)關(guān)系上級(jí)單位、兄弟單位、新聞媒體等
任職資格：
教育水平大學(xué)專科以上
專業(yè)企業(yè)管理或相關(guān)專業(yè)
經(jīng)驗(yàn)2年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)
知識(shí)具有相應(yīng)的企業(yè)管理知識(shí)和與媒體接觸的技巧
技能技巧熟練使用自動(dòng)化辦公軟件具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)
個(gè)人素質(zhì)具有較強(qiáng)的溝通能力、計(jì)劃與執(zhí)行能力、判斷與決策能力、人際能力
其它：
使用工具設(shè)備計(jì)算機(jī)、一般辦公設(shè)備(電話、打印機(jī)、Internet/Intranet網(wǎng)絡(luò))
工作環(huán)境辦公場(chǎng)所
工作時(shí)間特征正常工作時(shí)間根據(jù)需要加班
所需記錄文檔通知、簡(jiǎn)報(bào)、匯報(bào)文件或報(bào)告、總結(jié)等
考核指標(biāo)：
制度建設(shè)完善性、企業(yè)文化建設(shè)成就、會(huì)議紀(jì)錄完成質(zhì)量、辦公用品采購(gòu)費(fèi)用控制情況、重要任務(wù)完成情況
考勤、服從安排、遵守制度、部門合作滿意度
判斷與決策能力、人際能力、溝通能力、計(jì)劃與執(zhí)行能力、專業(yè)知識(shí)及技能
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