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各崗位職責(zé)說(shuō)明書相關(guān)知識(shí)
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各崗位職責(zé)說(shuō)明書相關(guān)知識(shí)
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企業(yè)如何編寫職務(wù)說(shuō)明書
在企業(yè)組織中，崗位是最基本的構(gòu)成單位。想把一個(gè)企業(yè)管好，必須把一個(gè)個(gè)崗位管理好。崗位管理是一個(gè)復(fù)雜的體系，其中最基礎(chǔ)的手段就是通過(guò)工作分析對(duì)崗位進(jìn)行文字性的界定和說(shuō)明，也就是我們通常所說(shuō)的編寫職務(wù)說(shuō)明書。職務(wù)說(shuō)明書，是表明企業(yè)期望員工做什么、員工應(yīng)該作什么、應(yīng)該怎么作和在什么樣的情況下履行職責(zé)的匯總。在現(xiàn)代化的企業(yè)管理中，科學(xué)地進(jìn)行工作分析，能夠確保將整個(gè)企業(yè)的目標(biāo)轉(zhuǎn)化為所有員工的個(gè)人目標(biāo)，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)壓力轉(zhuǎn)化為每個(gè)員工的工作動(dòng)力和責(zé)任約束。
職務(wù)說(shuō)明書的主要作用
職務(wù)說(shuō)明書主要發(fā)揮四個(gè)方面的作用：首先，職務(wù)說(shuō)明書清晰地列出了員工的職責(zé)范圍，在年初的時(shí)候，看看自己的職務(wù)說(shuō)明書，就可以大致了解一年的工作目標(biāo);第二，職務(wù)說(shuō)明書囊括了崗位所需要的能力，員工可以對(duì)照，自己在這些方面發(fā)展得如何，哪些能力還需要進(jìn)一步提高;第三，職務(wù)說(shuō)明書令上下級(jí)關(guān)系一目了然：誰(shuí)向你匯報(bào)，你又向誰(shuí)匯報(bào);第四，職務(wù)說(shuō)明書還有利于上級(jí)主管對(duì)員工進(jìn)行管理。主管招聘新員工，考核老員工的工作表現(xiàn)，都可以參考職務(wù)說(shuō)明書的要求。一般來(lái)說(shuō)，員工及其上級(jí)主管都必須在員工的職務(wù)說(shuō)明書上簽字，表明雙方都認(rèn)可說(shuō)明書的各項(xiàng)條款，這其實(shí)就是上下級(jí)的溝通過(guò)程，溝通好了，可以為后面的工作掃清不少障礙。由于職務(wù)說(shuō)明書具有明確工作職責(zé)與權(quán)限、工作目標(biāo)、工作特點(diǎn)、任職要求等作用，并能為工作評(píng)價(jià)、人員招聘、績(jī)效管理、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、薪酬管理等提供依據(jù)，它已受到企業(yè)重視，并成為現(xiàn)代企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作之一。
職務(wù)說(shuō)明書的編寫
企業(yè)應(yīng)該把職務(wù)說(shuō)明書的編寫工作作為企業(yè)現(xiàn)有崗位的一次大盤點(diǎn)，或者說(shuō)是一次業(yè)務(wù)流程的重組，從而明確各崗位的職責(zé)與權(quán)限，規(guī)范工作流程，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的目的。職務(wù)說(shuō)明書編寫的過(guò)程，其實(shí)是對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程重新認(rèn)識(shí)的過(guò)程。一套科學(xué)、規(guī)范的職務(wù)說(shuō)明書能對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作及人力資源管理的其他工作提供依據(jù)。根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略來(lái)進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，根據(jù)組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)來(lái)進(jìn)行職能分解，根據(jù)職能分解來(lái)做崗位設(shè)置，根據(jù)崗位設(shè)置來(lái)做工作分析和崗位研究，最后形成職務(wù)說(shuō)明書。
在開(kāi)展職務(wù)說(shuō)明書的編寫工作之前，人力資源經(jīng)理應(yīng)和高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，使高層領(lǐng)導(dǎo)率先樹立崗位責(zé)任意識(shí)，對(duì)各項(xiàng)工作實(shí)行歸口管理，改變自由隨意的管理風(fēng)格。編寫過(guò)程中，各部門的主管和員工應(yīng)積極配合，人力資源部為其提供編寫技術(shù)的培訓(xùn)、指導(dǎo)和審核。人力資源部可靈活選用問(wèn)卷調(diào)查法、面談法、工作日志法、實(shí)地觀察法等方法，進(jìn)行認(rèn)真的工作分析和調(diào)查，了解每一個(gè)崗位的工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作條件、上下級(jí)關(guān)系、對(duì)內(nèi)對(duì)外的聯(lián)系、任職資格等要素。行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革會(huì)給崗位提出新的要求。因此，企業(yè)編寫出規(guī)范的職務(wù)說(shuō)明書后，還應(yīng)建立起職務(wù)說(shuō)明書的動(dòng)態(tài)管理制度，由專人負(fù)責(zé)管理更新。
在與高層領(lǐng)導(dǎo)取得共識(shí)、進(jìn)行必要的宣教后，接下來(lái)要做的就是崗位信息的調(diào)查。崗位調(diào)查是以工作崗位為對(duì)象，采用科學(xué)的調(diào)查方法，收集各種與崗位有關(guān)的信息的過(guò)程。崗位調(diào)查必須采用科學(xué)方法認(rèn)真進(jìn)行，確保材料的真實(shí)性、可靠性和完整性。崗位調(diào)查是職務(wù)說(shuō)明書編寫工作的重要組成部分，只有做好這項(xiàng)工作，職務(wù)說(shuō)明書的編寫才能順利進(jìn)行。
崗位調(diào)查的主要方式
1.面談：就是拿著崗位調(diào)查表到現(xiàn)場(chǎng)和從事這個(gè)崗位工作的員工進(jìn)行面對(duì)面的交流，了解情況，
資料共享平臺(tái)
《各崗位職責(zé)說(shuō)明書相關(guān)知識(shí)》(http://www.stanzs.com)。面對(duì)面調(diào)查的時(shí)候，調(diào)查者應(yīng)該做好記錄，詳細(xì)把被調(diào)查者的原話記下來(lái)，回去以后進(jìn)行分析。特別注意的就是必須記下原話，這樣才能保證獲得的信息是“綠色信息”。2.現(xiàn)場(chǎng)觀測(cè)：在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行觀測(cè)，了解這個(gè)崗位的工作內(nèi)容、工作的時(shí)間和工作負(fù)荷等問(wèn)題。將現(xiàn)場(chǎng)的情況如實(shí)記錄下來(lái)，并結(jié)合通過(guò)其他方法得到的崗位信息全面分析該崗位的情況。
3.書面調(diào)查：給在這個(gè)崗位工作的員工發(fā)放一個(gè)崗位調(diào)查表，通過(guò)這些調(diào)查表進(jìn)行崗位信息的收集、整理和分析。書面形式的效果不如面談和現(xiàn)場(chǎng)觀測(cè)，因?yàn)楫?dāng)面調(diào)查的時(shí)候被調(diào)查者可以提供很多信息，分析工作能夠更深入或者更能得出準(zhǔn)確的結(jié)論。但在崗位非常多的情況下，面談和現(xiàn)場(chǎng)觀測(cè)會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和成本。筆者建議對(duì)重要崗位用面談和現(xiàn)場(chǎng)觀測(cè)的方法，對(duì)一般崗位可以采用書面調(diào)查的方法。
崗位信息調(diào)查表的內(nèi)容包括：
(1)工作任務(wù)的性質(zhì)、內(nèi)容、程序、地點(diǎn)、時(shí)間
比如是做什么工作的，是部門領(lǐng)導(dǎo)還是某一方面的主管，是做研發(fā)的還是做銷售的;這些內(nèi)容里面哪些比較重要，哪些比較次要;工作經(jīng)過(guò)哪些程序，是怎么做的;完成這項(xiàng)任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)有沒(méi)有在時(shí)間上的要求等等。
(2)本崗位的責(zé)任
這個(gè)崗位負(fù)哪些責(zé)任，哪些負(fù)主責(zé)，哪些負(fù)部分責(zé)任，哪些工作只是支持別人。
(3)要求的學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、年齡及其他資格和條件
崗位要求什么樣的任職條件，比如對(duì)學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、年齡和身體有什么要求。比如某些崗位女同志做不太適合，要求一定是男性;有些工作一定要求大本以上學(xué)歷，或者五年以上的工作經(jīng)驗(yàn)等。
(4)工作的應(yīng)知應(yīng)會(huì)的技能
負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作必須要懂某些方面的知識(shí)，比如一定要懂化工或辦公設(shè)備自動(dòng)化等等。
(5)與公司內(nèi)部和外部的關(guān)系
比如你是某某部門的職員，首先打交道的是部門經(jīng)理，再上面是分管這項(xiàng)工作的總監(jiān)或者副總，可能要和營(yíng)銷部、技術(shù)部打橫向交道。對(duì)外，比如說(shuō)要和工商局、技術(shù)監(jiān)督局打交道，這些情況在崗位調(diào)查的時(shí)候都要摸清楚。
(6)工作環(huán)境條件
工作處在一種什么條件下，特別是對(duì)于勞動(dòng)密集型的企業(yè)，比如說(shuō)港口行業(yè)、建筑行業(yè)、化工行業(yè)，可能涉及野外、高空作業(yè)或接觸有毒氣體等等。在做崗位分析和評(píng)價(jià)的時(shí)候要考慮這些因素，比如化工行業(yè)和接觸有毒氣體的車間的員工除了基本工資還得給與營(yíng)養(yǎng)補(bǔ)貼。
職務(wù)說(shuō)明書的主要內(nèi)容
有了崗位信息以后，我們就可以著手制定職務(wù)說(shuō)明書了，大多數(shù)情況下，職務(wù)說(shuō)明書應(yīng)該包括以下主要內(nèi)容：
1.工作標(biāo)識(shí)：包括崗位名稱、崗位編號(hào)、所屬部門、直屬上級(jí)、縱向晉升崗位、橫向輪換崗位、崗位系列、崗位級(jí)別。
2.管理幅度：為該崗位所直接管理的人數(shù)，它包括直接管理的崗位名稱和人數(shù)，也就是直接向該崗位匯報(bào)工作的員工人數(shù)。
3.崗位目的：簡(jiǎn)要說(shuō)明工作的主要內(nèi)容，設(shè)置此崗位的意義。
4.崗位責(zé)任：指該崗位所承擔(dān)的責(zé)任，著重強(qiáng)調(diào)必須完成的任務(wù)，一旦發(fā)生過(guò)失應(yīng)受到懲罰，責(zé)任性質(zhì)需要加以界定，包括領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、全部責(zé)任、主要責(zé)任和次要責(zé)任。
5.崗位權(quán)限：指為完成該崗位工作內(nèi)容，而賦予該崗位的權(quán)限范圍，包括業(yè)務(wù)權(quán)限、人事權(quán)限和財(cái)務(wù)權(quán)限。
6.工作關(guān)系：指該崗位與公司內(nèi)外其它崗位之間的關(guān)系，包括與上級(jí)、同級(jí)和下級(jí)的溝通，以及公司外部組織等。
7.任職要求：指對(duì)從事該崗位員工的身體素質(zhì)、教育背景、工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)知識(shí)、職業(yè)資質(zhì)、工作能力的要求。
職務(wù)說(shuō)明書根據(jù)公司的具體情況進(jìn)行制定，而且在編制時(shí)，要注意文字簡(jiǎn)單明了，使用淺顯易懂的文字;內(nèi)容要越具體越好，避免形式化和書面化;隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，職務(wù)說(shuō)明書要在一定的時(shí)間內(nèi)給予修正和補(bǔ)充，以便與公司的發(fā)展保持同步。
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