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大學(xué)生畢業(yè)后，檔案何去何從
大學(xué)生畢業(yè)后，檔案何去何從
。然而，想要完成從學(xué)校到職場(chǎng)的跨越，除了落實(shí)工作之外，就業(yè)部門提醒，作為承載著諸多畢業(yè)生重要信息及身份證明的檔案，其落地接收也是畢業(yè)季的重要工作之一。
為什么要存檔?哪些人員需要存檔?存檔、轉(zhuǎn)接的流程是什么?私拆、個(gè)人保存、遺失檔案導(dǎo)致的死檔如何激活?帶著這些疑問(wèn)，記者在山西省人力資源市場(chǎng)和太原人才市場(chǎng)進(jìn)行了多日走訪。相關(guān)部門提示，檔案非常重要，畢業(yè)后首先對(duì)自己的檔案進(jìn)行托管和保存，切不可拖延太久。
人力市場(chǎng)檔案落戶數(shù)量激增
7月24日12時(shí)30分左右，雖然下班時(shí)間已經(jīng)過(guò)了半小時(shí)，但山西省人力資源市場(chǎng)內(nèi)負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案落戶的7個(gè)窗口前，仍然擠滿了等待辦理落戶的畢業(yè)生。
“我是10點(diǎn)多來(lái)的，一直排隊(duì)等到現(xiàn)在了。”正在辦理落戶的楊志林告訴記者。
為什么要將檔案落戶呢?山西省人力資源市場(chǎng)代理部部長(zhǎng)武子濱表示：“個(gè)人檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起憑證、依據(jù)和參考作用。個(gè)人檔案里一般有高校畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、在校獎(jiǎng)罰材料、體檢表、畢業(yè)生報(bào)到證(存檔聯(lián))、高考試卷等。”
據(jù)武子濱介紹，目前，大學(xué)畢業(yè)生的個(gè)人檔案仍有多方面的作用：可以建立人事關(guān)系，進(jìn)行連續(xù)工齡計(jì)算;辦理工作調(diào)動(dòng)時(shí)還需要個(gè)人檔案;專業(yè)技術(shù)職稱晉升要檔案記錄作依據(jù);報(bào)考公務(wù)員政審、出國(guó)政審，公證時(shí)要查閱個(gè)人檔案;考研時(shí)需要檔案等。檔案一旦變死檔，將會(huì)在諸多方面造成不便，且補(bǔ)救起來(lái)時(shí)間長(zhǎng)、程序繁瑣。
如今，檔案的重要性被越來(lái)越多的高校畢業(yè)生所認(rèn)可。自6月初到現(xiàn)在，省人力資源市場(chǎng)已經(jīng)接收高校畢業(yè)生檔案1萬(wàn)多份。“平均每天接收數(shù)量有200多份，比去年同期增加了10倍。”武子濱說(shuō)，“每天還不到8:00，市場(chǎng)門外就有不少高校畢業(yè)生在排隊(duì)等待了。為了方便畢業(yè)生們，盡快辦理檔案落戶，我們開(kāi)了7個(gè)窗口，延長(zhǎng)工作時(shí)間到中午1:00，晚上到8:00—9:00。”
8類人員需辦理存檔
哪些人員檔案要存放人才市場(chǎng)?存檔方式有哪些?針對(duì)檔案存放的相關(guān)問(wèn)題，武子濱部長(zhǎng)做了詳細(xì)解釋。“流動(dòng)人員人事檔案具體由縣級(jí)以上(含縣級(jí))公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)(比如人才市場(chǎng))以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動(dòng)人員人事檔案。”武子濱說(shuō)，根據(jù)規(guī)定，嚴(yán)禁個(gè)人保管本人或他人檔案。跨地區(qū)流動(dòng)人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理。
根據(jù)有關(guān)規(guī)定，流動(dòng)人員人事檔案具體包括8類：非公有制企業(yè)和社會(huì)組織聘用人員的檔案;辭職辭退、取消錄(聘)用或被開(kāi)除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案;與企事業(yè)單位解除或終止勞動(dòng)(聘用)關(guān)系人員的檔案;未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案;自費(fèi)出國(guó)留學(xué)及其他因私出國(guó)(境)人員的檔案;外國(guó)企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的檔案;自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案;其他實(shí)行社會(huì)管理人員的檔案。
“就是說(shuō)，這8類人員需要在人才市場(chǎng)辦理人事代理業(yè)務(wù)。”
對(duì)于辦理存檔的方式及類別，大致分為三類：
離校未就業(yè)的：可存放到學(xué)校，學(xué)校存放期為兩年，自畢業(yè)之日算起，兩年后，若還未將檔案轉(zhuǎn)走，學(xué)校會(huì)將檔案打回學(xué)生原籍;也可以存放至正規(guī)的人才市場(chǎng)，就業(yè)后及時(shí)辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)。
離校就業(yè)的：可寄送至就業(yè)單位。具有檔案管理權(quán)限的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)，由單位接收、管理檔案。無(wú)權(quán)限的單位，可由當(dāng)?shù)毓簿蜆I(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提供檔案管理服務(wù)。
主動(dòng)調(diào)回原籍的：無(wú)論是否參加工作，都可將檔案放回原戶籍所在地的人事部門或人才市場(chǎng)。若找到工作想返回原籍的，單位可發(fā)函(調(diào)檔函)將檔案調(diào)出。
此外，需要注意的是，雖然今年起不收取檔案管理費(fèi)，但是存在一些補(bǔ)交費(fèi)用的情況：2012年12月31日前，按照相關(guān)規(guī)定，每月收取25元管理費(fèi);2013年 1月 1日到 2014年 12月 31日之間的，按照相關(guān)規(guī)定，每月收取10元管理費(fèi);從今年起，應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案和流動(dòng)人員免去管理費(fèi)等費(fèi)用，
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《大學(xué)生畢業(yè)后，檔案何去何從》(http://www.stanzs.com)。其中，落戶掛靠需要收取費(fèi)用，并不與檔案費(fèi)用一致。存檔和調(diào)出有固定流程
“檔案和戶口不讓長(zhǎng)時(shí)間留在學(xué)校，單位沒(méi)辦法接收，又不想將其辦回大同老家，想落戶到太原，但對(duì)具體的操作流程實(shí)在是一頭霧水。”7月初，23歲的秦瑋從太原理工大學(xué)畢業(yè)后，幾經(jīng)周折，最后在南內(nèi)環(huán)一家私企落實(shí)了工作。工作雖落實(shí)了，但是辦理存檔和落戶再次讓他糾結(jié)起來(lái)。
“像秦瑋這樣的流動(dòng)人員，可以選擇太原任何一個(gè)人才市場(chǎng)，就近辦理存檔。”太原人才市場(chǎng)人事代理部部長(zhǎng)郝并壽表示，自去年年末我省實(shí)行“取消高校畢業(yè)生落戶限制”政策以后，來(lái)太原人才市場(chǎng)辦理存檔的外地畢業(yè)生數(shù)量也多了起來(lái)，增長(zhǎng)幅度在兩倍左右。
接著，郝并壽部長(zhǎng)以太原為例，對(duì)存檔和落戶流程進(jìn)行了解釋。
“辦理存檔落戶手續(xù)，須先簽訂一式三份的就業(yè)協(xié)議。簽訂的就業(yè)協(xié)議需蓋 3個(gè)公章：用人單位公章、太原人才市場(chǎng)公章、太原市大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心公章。”郝并壽介紹說(shuō)。
蓋公章的就業(yè)協(xié)議是辦理就業(yè)報(bào)到證的重要依據(jù)，具體辦理和領(lǐng)取就業(yè)報(bào)到證的時(shí)間可咨詢學(xué)校。同時(shí)，到學(xué)校派出所辦理戶口遷移證，遷入地為太原人才市場(chǎng)，具體為太原高新區(qū)中環(huán)派出所。
走完上述流程后，畢業(yè)生便可憑本人檔案、就業(yè)報(bào)到證、戶口遷移證到太原人才市場(chǎng)，辦理存檔、落戶手續(xù)。需要注意的是，畢業(yè)生本人檔案須由學(xué)校通過(guò)專門途徑或者通過(guò)畢業(yè)生本人送達(dá)太原人才市場(chǎng)。
郝并壽部長(zhǎng)告訴記者：“人事代理可由單位集體委托代理，也可由個(gè)人委托代理。完成人事代理并辦理存檔后，便可享受相應(yīng)服務(wù)，如接收、轉(zhuǎn)遞、查閱、證明、政審、黨組關(guān)系接轉(zhuǎn)等。”
辦理存檔落戶后，又要在太原市換工作或者離開(kāi)太原工作，如何辦理調(diào)出檔案?郝并壽介紹，調(diào)出檔案，即檔案?jìng)鬟f，首先要有商調(diào)函。
具體辦理流程是：若新單位是太原市的，且有人事權(quán)，那么提供新單位出具的商調(diào)函(提檔函);新單位若是本地的且沒(méi)有人事權(quán)，或者是外地的單位，那么都要求當(dāng)?shù)乜h級(jí)以上(含縣級(jí))公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)出具商調(diào)函 (提檔函)。隨后，本人提供存檔合同書 (代理單位還需提供單位同意調(diào)出函)，到太原人才市場(chǎng)檔案部提檔，人事代理部窗口辦理傳遞手續(xù)。
此外，郝并壽提示廣大畢業(yè)生，檔案關(guān)乎存檔和落戶兩個(gè)方面，與參加工作后參保等事項(xiàng)都有關(guān)系。不要讓檔案長(zhǎng)期處于過(guò)渡狀態(tài)，保證檔案處于完整的狀態(tài)。切勿將檔案存放到不正規(guī)的人事代理機(jī)構(gòu)，避免丟失、損壞。
私拆、個(gè)人保存、遺失檔案導(dǎo)致的死檔須激活
長(zhǎng)期個(gè)人保存檔案、遺失檔案、私自拆封檔案等，都會(huì)導(dǎo)致死檔。但是，死檔并非無(wú)可救藥，可通過(guò)三種方式激活。
長(zhǎng)期個(gè)人保存檔案導(dǎo)致死檔應(yīng)盡快辦理改派手續(xù)
“我的檔案在自己手里，從畢業(yè)時(shí)算起，都快5年了，最近聽(tīng)說(shuō)個(gè)人長(zhǎng)期保存原來(lái)會(huì)導(dǎo)致死檔。”王志新焦急地說(shuō)：“有沒(méi)有什么辦法讓它起死回生?”“一般個(gè)人保存檔案超過(guò)兩年就會(huì)變成死檔。”郝并壽介紹說(shuō)，針對(duì)自己長(zhǎng)期保管檔案造成的檔案變死檔問(wèn)題，郝并壽提醒，應(yīng)盡快到教育部門下屬的大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心咨詢，通過(guò)辦理改派手續(xù)，將檔案存放在當(dāng)?shù)厝松绮块T下屬的人才交流中心(人才市場(chǎng))來(lái)激活。辦理改派手續(xù)時(shí)，在私企工作的，應(yīng)提供本人在私企工作的勞動(dòng)合同，并在一式三份就業(yè)協(xié)議上蓋上單位章，再到人才市場(chǎng)蓋章，最后到大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心蓋章。辦完手續(xù)后，將檔案存放人才市場(chǎng)。
私拆檔案導(dǎo)致死檔可聯(lián)系學(xué)校重新審核封簽
去年畢業(yè)的 90后女生李琳，不僅沒(méi)有及時(shí)把檔案存放在人才市場(chǎng)，還將檔案私自拆了封。咨詢過(guò)人才市場(chǎng)后，對(duì)方統(tǒng)一答復(fù)：“只接受沒(méi)有開(kāi)封過(guò)的檔案。”現(xiàn)在，她非常想知道，拆封的死檔，該如何激活。
為此，郝并壽表示，按照國(guó)家、省、市人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，任何人不得私自保管他人或本人檔案，也不能私自拆閱。因?yàn)橐坏┎鸱�，就可能意味著，檔案內(nèi)材料被隨意更改。一旦被隨意更改，檔案的真實(shí)性便存疑了。
對(duì)于私自拆封的檔案，郝并壽介紹說(shuō)，根據(jù)國(guó)家規(guī)定，人才市場(chǎng)不予接受。檔案持有者應(yīng)當(dāng)及時(shí)聯(lián)系原畢業(yè)院校審查檔案，確認(rèn)未經(jīng)涂改變更后，重新封簽加蓋騎縫章，方為有效。
檔案遺失導(dǎo)致死檔應(yīng)尋找原始檔案重新建檔
“我的檔案在畢業(yè)當(dāng)年郵寄過(guò)程中弄丟了，肯定成了死檔�，F(xiàn)在換工作，新單位要求辦理檔案手續(xù)。這可怎么辦?”畢業(yè)于太原師范學(xué)院的馬皓月同樣面臨死檔問(wèn)題。
針對(duì)檔案遺失造成的死檔、無(wú)檔問(wèn)題，郝并壽提醒，首先應(yīng)當(dāng)聯(lián)系家人、同學(xué)、舍友等人員，盡一切可能找回檔案。因?yàn)槿耸聶n案最為注重的就是它的原始性，在證明某一事項(xiàng)時(shí)，檔案記錄的證明效力要高于現(xiàn)單位出具的證明效力。
經(jīng)過(guò)努力后，仍未找到檔案，就只能通過(guò)畢業(yè)院校、所在黨組織等單位，查詢補(bǔ)辦有關(guān)檔案材料，比如，入學(xué)登記表、大學(xué)成績(jī)單，黨團(tuán)組織關(guān)系等，形成檔案。補(bǔ)辦檔案前，最好和檔案存放地(人才市場(chǎng)或者機(jī)關(guān)事業(yè)單位國(guó)有企業(yè)人事部門)咨詢清楚，補(bǔ)辦檔案后，還要經(jīng)檔案存放地審核有效后，才算最終完成。
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