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合同檔案管理
合同檔案管理辦法
(一)規(guī)章概述
合同檔案管理是合同管理制度的組成部分,也是企業(yè)為維護自身的合法權益而采取的必要手段,
合同檔案管理
。通過對合同的檔案管理,可以保存與合同有關的相關證據(jù)材料,一旦發(fā)生糾紛,可以及時運用檔案記載的內容,依法維護公司的權益。(二)主要內容
合同檔案管理辦法的主要內容包括檔案的期限、檔案管理部門、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。
(三)制作要求
制定該規(guī)章的基本要求是根據(jù)本企業(yè)管理的實際情況,規(guī)定合同檔案的期限和管理程序,既要考慮到簡便、實用,也要考慮到合理合法。由于合同檔案不同于其他的檔案,作為合同歸口管理部門的企業(yè)法律顧問室也應當自己保存一份合同資料。因此,可以在辦法中要求主辦單位復印一套材料交法律顧問室。
(四)范本
_________公司合同檔案管理辦法
年 月 日發(fā)布( )法合檔案字第 號
1.總則合同檔案管理1.1為加強本公司的合同檔案管理,根據(jù)公司合同管理辦法( 司合字第號)的規(guī)定,制定本辦法。
1.2合同檔案的保存期限為5年,由公司檔案處負責保管,
資料共享平臺
《合同檔案管理》(http://www.stanzs.com)。1.3公司法律顧問室作為公司的合同歸口管理部門,也應當保存一份完整的合同檔案資料。
2.歸檔
2.1合同訂立后,主辦單位應將合同文本的復印件送檔案處和法律顧問室各一份。
同時應指定專人負責本合同的履行及相關資料的整理。
2.2合同履行完畢后10日內,主辦單位應將全部合同
資料整理成冊,按照時間順序先后編排,裝訂成冊,正本送交檔案處,并制作副本一份交法律顧問室。
2.3檔案處和法律顧問室接收資料時應當出具收據(jù)。
3.檔案借閱
3.1根據(jù)工作情況,需要查閱檔案的,應當由查閱部門提出申請,報經主管總經理批準同意后,到檔案處辦理借閱手續(xù)。
3.2借閱檔案原則上應在檔案閱讀室查閱,不得帶出檔案室。確有必要借帶出檔案室閱讀的,應經主管領導批準后,方可帶出。
4.訴訟與仲裁
4.1發(fā)生訴訟或者仲裁的合同,其合同檔案中應附有訴訟或者仲裁的全部資料。
4.2訴訟或者仲裁文書應獨立整理歸檔。為訴訟或者仲裁的需要,法律顧問室借用原件后應在10日內歸還。如果不能按期歸還,應說明理由并報經領導閱知。
5.責任
5.1主辦單位未能按本辦法第2.1、2.2條規(guī)定,辦理歸檔手續(xù)的,對直接責任人扣發(fā)1個月的獎金。
5.2借閱檔案人丟失檔案的,根據(jù)情節(jié)可以給予警告、記過、記大過、開除、解除勞動合同的處理,并給予扣發(fā)3至12個月獎金的處罰。
6.實施
6.1本辦法經董事會討論通過后由總經理發(fā)布,修改時亦同。
6.2本辦法自 年 月 日起施行。
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