公文立卷的方法

    公文立卷就是按照公文的特征和聯(lián)系將若干具有共同點和聯(lián)系密切的公文組合成有機聯(lián)系的集合體的活動。從公文的組成結(jié)構(gòu)中概括出來的為所有公文都共有的共同點，如作者、內(nèi)容、地區(qū)等，是立卷工作的依據(jù)。立卷工作主要包括兩項工作：分類和組卷。

    分類是將機關(guān)產(chǎn)生的公文按照一定的特點分成若干部分，組合則是把每一小類的局部的公文，按照共同特點組成保管單位。但二者又有相似之處：分類的方法主要是分析，分中有合，其分類結(jié)果是將具有不同特點的公文分別集合為不同類別；組卷的方法主要是綜合，合中有分；其結(jié)果是將具有共同特征的單份公文集合為一個集合體（案卷）。

    一、分類方法

    公文的分類應該符合分類的邏輯原則，力求簡明、嚴密。每一分類層次上只能使用一個分類標準，也就是，將一大組公文劃分成若干小組時，只能使用一個相同的標準，不允許同時使用幾種標準。通常，機關(guān)公文分類可以劃分為四個層次：分年度——分組織機構(gòu)——分問題——分保管期限。

    （一）分年度

    即按照公文形成、處理的年度特征將同一年度的公文分為一類，不同年度的公文分為不同的類別。在現(xiàn)行機關(guān)，其工作的計劃、總結(jié)等都是按照一個自然年度來安排，將每年的1月1日～12月31日作為一個工作周期，其工作周期中同步產(chǎn)生的公文，也自然而然就形成了以年度為單位的獨立類別，因此，按年度分類，縱向地反映了機關(guān)工作的特點和逐年變化、發(fā)展的客觀情況，有利于現(xiàn)行機關(guān)利用和歸檔之后其他機關(guān)的利用。

    年度分類，要求根據(jù)公文準確日期歸入相應的年度。不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否則，這會打亂公文的時序，給日后的查找利用工作帶來極大的不便。但是，由于工作的連續(xù)性，有時也會出現(xiàn)跨越兩個或兩個以上年度的公文，針對這類跨年度公文可采用的常規(guī)處理方法有：

    1．回復性公文放在復文年度，如XX年的請示與XX年的批復，應將請示批復均放入XX年立卷；

    2．規(guī)劃性的公文，應放在計劃或規(guī)劃針對的第一年立卷，如“XX～XX年科研工作規(guī)劃”可以放在XX年立卷；

    3．總結(jié)性的公文應放在其內(nèi)容針對的最后一年立卷；如XX年完成的“1999～XX年“秘書工作”項目財務(wù)決算”應放入XX年；

    4．會議公文，放入召開會議的年度；

    5．規(guī)范類公文，應放人公文針對的第一年；

    6．兩項內(nèi)容的公文，歸入主要內(nèi)容針對的年度，如“XX年工作總結(jié)及XX年工作安排”，可視內(nèi)容側(cè)重歸入相應年度。

    （二）分組織機構(gòu)

    即按機關(guān)的內(nèi)部組織機構(gòu)進行分類立卷。

    機關(guān)中組織機構(gòu)的框架，是根據(jù)本機關(guān)的職能設(shè)立的，每一個部門又有各自相對獨立的職權(quán)、職責，由各部門自身產(chǎn)生或承辦的公文在內(nèi)容性質(zhì)上也就是相對獨立的一個類別。在一個年度內(nèi)，按照內(nèi)部各組織機構(gòu)分類，自然能夠保持公文之間內(nèi)容上的主要聯(lián)系，有利于專題查找和利用檔案。

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