文件管理制度精品（2篇）
在現(xiàn)在社會，越來越多地方需要用到制度，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編幫大家整理的文件管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
文件管理制度1
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一、本管理制度旨在確保學校文件收發(fā)的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學院名義發(fā)布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規(guī)定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。
三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時、完整。
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1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯(lián)絡員在校團委領取的文件應根據(jù)校團委的'指示及文件內容的緩急，及時將文件送達學院領導或有關部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應保持文件完整無缺，并在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的。計劃和總結，未在規(guī)定時間內上交將按考核制度上的有關規(guī)定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經(jīng)過辦公室有關人員的批準。
�。ㄈ�、發(fā)文制度：
1、學院各類文件指在學校內部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發(fā)放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關人員審定，審定合格后方可發(fā)放。
3、根據(jù)文件內容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學院統(tǒng)一規(guī)定編號在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。
4、文件發(fā)送之前應加蓋學院相應的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，并經(jīng)過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。
文件管理制度2
為了控制公司文件發(fā)放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規(guī)定。
1、文件的發(fā)放：
(1)財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義構成且在本部門管轄范圍內發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關聯(lián)部門之間發(fā)放實施的文件，由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。
(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時，務必將文件打印并復印好，由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。
(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人務必負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的.文件由部門內部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。
(4)需發(fā)放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學習材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發(fā)放到相關個人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制構成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認可)，連同編制構成部門負責人的私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。
(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字數(shù)多少和繁簡狀況，可到現(xiàn)場為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時務必用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制構成部門負責人的私章。
3、文件的換頁：
(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制構成將需修改頁面進行修改并打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁狀況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁。
(2)所有需換頁的文件，由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁并注明執(zhí)行時間，將原頁銷毀。
4、文件的回收、作廢：
(1)因公司制度匯總、部門調整、規(guī)劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制構成部門負責人，安排原發(fā)放人予以回收。
(2)文件發(fā)放人在回收文件時，務必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名后回交。
(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統(tǒng)一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。
5、其它規(guī)定：
(1)任何部門以公司名義構成的文件討論稿或正式稿，務必發(fā)放到董事長兼總經(jīng)理、財務部經(jīng)理、生產部經(jīng)理、營銷部經(jīng)理、公司各職能部門負責人及其他相關聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據(jù)公司各方面狀況系統(tǒng)地進行修改，確保接口部門的相互配合。
(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務必在檔案室存檔備案。
(3)任何文件相關部門負責人接收后務必領學或傳達應執(zhí)行的員工，認為有必要復印下發(fā)到相關員工時，須向原發(fā)放部門提出申請，由原發(fā)放部門復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。
(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存?zhèn)洳樽C明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。
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