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公司采購管理制度規(guī)定
在學習、工作、生活中,制度對人們來說越來越重要,制度一經制定頒布,就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用,是他們行動的準則和依據。擬定制度需要注意哪些問題呢?以下是小編精心整理的公司采購管理制度規(guī)定,供大家參考借鑒,希望可以幫助到有需要的朋友。
公司采購管理制度規(guī)定1
第一章總則
第一條為了進一步規(guī)范公司物資采購程序,加強內部控制,明確經濟責任,保證生產經營的持續(xù)穩(wěn)定,根據有關法律、法規(guī),制定本制度。
第二條公司日常生產經營所需的原材料、主要材料、輔助材料、包裝材料、低值耗材等均在本制度范圍內。
第三條境外購物直接支付的費用報銷和零星物資采購,不適用本制度。
第四條本制度適用于公司固定資產的收購。
第二章物資采購的規(guī)定
第五條物資采購實行集中管理制度。采購供應部負責采購原料糧食,倉庫部負責采購輔助材料和包裝材料,物流部負責采購維修備件、物流材料和辦公用品。在特殊情況下,經董事長或總經理批準,可指定專人采購特殊材料。
第六條所有負責物資采購的`人員必須充分掌握市場信息,及時預測市場供應的變化,保證質量合格、價格低廉、供應及時。
第七條實行合同管理制度。材料采購原則上應與供方簽訂合同,明確供貨品種、規(guī)格、質量、價格、交貨期、付款交貨方式、供貨方式、違約經濟責任等;否則,造成的損失由采購人員負責。
第八條實行比價采購制度,對采購材料實行三家供應商的比價采購,保證采購材料的低價、優(yōu)質。建議對大宗物資采購實行招標制。
第九條實行采購質量責任制。買方應對所購貨物的質量負完全責任。因玩忽職守采購假冒偽劣產品的,采購人員應當承擔經濟責任。禁止采購人員接受回扣。如收到返利,一經核實,除全額返利外,視情節(jié)輕重,嚴肅處理。
第三章發(fā)票錄入和支付程序
第十條采購物資進廠后,采購人員必須嚴格按照要求辦理入庫手續(xù)。具體要求如下:
1、生糧入廠后,由稱量室辦理入庫手續(xù),打印電子入庫單,并將入庫信息輸入計算機。
2、輔料和包裝材料由倉庫保管,辦理入庫手續(xù),并填寫入庫表一式三份,提交客戶一份辦理發(fā)票入庫手續(xù)。
3、五金器具和維修備件由五金倉庫保管入庫。
4、采購代理人應當認真填寫采購物資發(fā)票分錄表,詳細填寫采購物資的名稱、數量、金額、供應商等內容。操作步驟如下:經辦人填寫發(fā)票登記表,保管人根據收據簽字確認部門經理的審核。會計審查發(fā)票的有效性?偨浝砗炞峙鷾蔬M入財務賬戶作為未來付款的基礎。
第十一條物資采購付款,原則上實行入境后付款制度。特殊情況下,需要預付款的單位,經董事長或者總經理批準,可以辦理采購預付款手續(xù)。
第十二條采購付款實行審批制度,分發(fā)票錄入和簽批付款兩條線進行管理。具體程序如下:
1、物料采購由采購人員辦理發(fā)票入庫手續(xù)后,再申請付款審批。否則,財務部有權不批準付款。
2、申請付款,由經辦人填寫轉賬匯款申請單,經財務審核、總經理批準后,方可到出納處辦理匯款。
經辦人填寫轉賬付款申請單部門經理簽字財務會計根據發(fā)票入賬情況審核總經理根據資金情況簽字出納辦理匯款
3、需要預付款的部門,直接填制轉賬匯款申請單,經財務審核、董事長或總經理簽字批準后可先辦理匯款手續(xù),財務部據此掛賬,待發(fā)票來到后再由經辦部門辦理發(fā)票入賬手續(xù)沖賬。
第四章附則
第十三條本制度從批準下發(fā)之日起執(zhí)行,由財務部負責解釋。
第十四條本制度從20xx年XX月XX日起下發(fā)執(zhí)行。
公司采購管理制度規(guī)定2
第一章總則
第一條為加強對原材料采購業(yè)務的內部控制,規(guī)范采購行為,防止采購和支付過程中的錯誤和欺詐行為,根據國家有關法律、法規(guī)和集團公司的要求,制定本制度。
第二條本制度所稱采購,主要是指采購原材料和支付貨款的行為。
第三條采購業(yè)務內部控制的建立和實施,至少應加強以下關鍵方面或關鍵環(huán)節(jié)的風險控制,并采取相應的控制措施:
1、權責劃分明確,機構設置和人員配置科學合理;
2、采購計劃和批準程序明確;
3、采購和驗收管理過程相關的控制措施要明確,對供應商的選擇、采購方式的確定、采購合同的簽訂、原材料的驗收等都要明確規(guī)定;
4、明確付款方式、程序、審批權限及與客戶對賬方式。
第二章職責劃分和授權審批
第四條建立采購業(yè)務崗位責任制,明確相關部門和崗位的職責和權限。
采購業(yè)務的集中管理部門是集團公司的市場部,協(xié)調部門是銷售部。他們各自的職責是:
市場部:
1、采購計劃審批;
2、詢價及供應商確定;
3、采購合同的審核和歸檔;
4、付款審核。銷售部門:
5、采購和驗收;
第五條建立采購支付業(yè)務授權制度和審批制度,按照規(guī)定的權限和程序辦理采購支付業(yè)務。逐步實行集中或相對集中采購,提高采購效率,堵塞管理漏洞,降低成本費用。
第六條購貨、付款業(yè)務應當按照計劃、審批、購貨、驗收、付款等程序辦理,在購貨、付款的各個環(huán)節(jié)建立相關記錄并填寫相應憑證,建立完善的購貨登記制度,對購貨合同、驗收憑證、入庫憑證、購貨發(fā)票等單據和憑證應當加強。
第三章采購計劃和審批控制
第七條建立計劃采購制度,采購計劃應當與公司生產經營計劃相適應。在與公司充分溝通的基礎上,明確采購品種、質量等級、規(guī)格、數量、相關要求和標準、到貨時間等。
第八條加強采購業(yè)務的計劃管理。對于有計劃的采購項目,市場部要嚴格按照計劃執(zhí)行采購業(yè)務;計劃采購項目應當有完備的批準程序。
第九條原料的月度和年度供應計劃必須報市場營銷部批準。
第四章采購與驗收控制
第十條建立采購和驗收管理制度,對采購方式的.確定、供應商選擇、驗收程序和計量方法等作出明確規(guī)定,確保采購過程的透明度。
建立供應商評估體系。由市場部、銷售部等相關部門共同對供應商進行評估,包括采購原材料的質量、價格、交貨期、付款條件、供應商資質、經營狀況等,并根據評估結果對供應商進行調整。
第十一條采購方式應當根據原材料的性質和供應情況確定。大宗原材料可以通過訂單或合同購買。
第十二條充分了解和掌握供應商的信譽、供貨能力等方面的信息。采購、使用等部門應參與質量和價格的比較,并按規(guī)定的授權和批準程序確定供應商。
第十三條建立原材料驗收制度。銷售部門接受采購原材料的質量、計劃、數量、質量等相關內容,并對該批材料負責。驗收負責人在驗收過程中發(fā)現異常情況,應立即報市場部備案。
第五章支付控制
第十四條市場部、財務部在辦理支付業(yè)務時,應嚴格審核和記錄購貨合同約定的付款條件和購貨發(fā)票、結算憑證、檢驗報告、計量報告、驗收證明等相關憑證的真實性、完整性和合法性。
第十五條嚴格執(zhí)行預支賬戶、預支存款審批程序,加強預支賬戶、預支存款管理。
加強預付款監(jiān)測,定期跟蹤核實。綜合判斷預付款的期限、占用金額的合理性、不可收回的風險;及時對可疑的提前支付采取措施,最大限度地降低提前支付的資金風險和損失的可能性。
第十六條加強應付賬款和應付票據的管理,按照約定的付款日期、付款條件等,指定專人管理應付賬款。
第十七條建立不合格原料的處理制度,并嚴格執(zhí)行。
第十八條與供應商定期核對應付賬款、應付票據、預付款等往來賬款。如有差異,應及時查明原因并處理。
第六章監(jiān)督檢查
第十九條建立采購業(yè)務監(jiān)督檢查制度,明確監(jiān)督檢查人員的職責和權限,定期或不定期進行檢查。
第二十條供應部應當采取措施,糾正和完善采購業(yè)務監(jiān)督檢查過程中發(fā)現的薄弱環(huán)節(jié)。
公司采購管理制度規(guī)定3
為加強公司基本建設的經營和財務管理,規(guī)范采購工作流程,進一步提高公司采購效率,更好地為公司基本建設提供材料設備供應保障,根據公司建設發(fā)展的實際需要,特制定本制度。
1、集團公司應當設置專職材料設備自購資金采購人員和管理人員,具有與其所從事的采購工作相適應的政治素質、專業(yè)知識和業(yè)務能力。綜合部門要嚴格遵守公司各項管理制度和采購管理流程,忠于職守,誠實自律,符合為基礎設施服務的宗旨。
2、公司財務部門負責審核和監(jiān)督材料設備的所有采購合同,確保公司所有經濟行為的合理性和經濟性。計劃部負責批準采購計劃,確保采購的合理性和采購資金的落實。
3、收集公司基礎設施所需的材料設備采購需求(公司集中控制),編制各階段采購計劃,報公司財務部門批準實施。
4、按時完成各階段采購計劃和零星采購計劃,在保質保量的情況下,及時準確地為基礎設施建設提供采購服務,及時征求施工單位對所供材料的質量、數量、品種、規(guī)格、價格、交貨期等要素的意見,改進不足之處。
5、積極參與集團公司和煤礦組織的大宗物資采購和招標,并提出合理建議。
6、采購合同簽訂:
在初步確定供應商和擬采購材料設備的市場價格后,集團公司供應科、辦公室應及時組織與相關供應商就擬采購材料設備的價格進行談判,并簽訂采購意向合同和協(xié)議。
公司供應部、辦公室將采購合同、協(xié)議、采購計劃報送公司企劃部審核。經事先審核確認其合法性和經濟性后,由供應部和辦公室報公司財務總監(jiān)批準,簽字批準后,與相關供應商簽訂正式采購合同和協(xié)議。
7、簽訂采購合同和協(xié)議的原則和注意事項是獨立自愿的,平等協(xié)商是簽訂采購合同和協(xié)議的基本原則。簽訂采購合同和協(xié)議的注意事項:
合同、協(xié)議的條款、內容和履行方式必須符合法律規(guī)范。
合同和協(xié)議的條款必須符合公司的利益,不得與公司的利益發(fā)生沖突。
履行合同和協(xié)議的條件和方法必須完整和可操作,以避免不確定的法律和經濟責任糾紛。
公司采購管理制度規(guī)定3
一、為規(guī)范公司物資采購,降低物資采購成本,保證公司各類物資的供應,加強企業(yè)物資采購的監(jiān)督管理,特制定本規(guī)定。
二、本規(guī)定是公司物資采購管理的基本規(guī)范。
三、采購部根據市場信息進行質價比較采購,同時在付款方式上采取貨到付款或分期付款的方式,降低采購風險。
四、采購部崗位職責
1、負責制定物料采購管理制度和內部崗位職責;
2、負責物資采購員、計劃員、檔案員的監(jiān)督管理;
3、負責物料采購計劃的編制,采購合同的簽訂和保管;
4、負責材料采購的詢價、談判、比質、比價;
5、負責按時完成部門所需的所有物料的采購,保質保量;
6、負責轄區(qū)內的衛(wèi)生安全工作。
7、采購部負責管理各種檔案,如采購合同、各種批準文件、公司簽發(fā)的各種文件等;
8、采購部門建立采購物資賬戶、貸款明細賬戶和公司應付賬款,并定期與財務部核對。
五、物料采購原則
1、未經批準的材料不得采購;
2、倉庫庫存物料應使用優(yōu)先;
3、在建立合格供應商名單時,本著遠近采購的原則;
4、采購物資時盡量采用銀行結算,減少現金結算;
5、在比價過程中,嚴格執(zhí)行同類產品比價、同質量比價、同價格比價、同價格比價的原則,選擇最優(yōu)采購單位;
6、對于先試用的材料,用戶部門必須出具測試報告并批準后才能購買。
六、為節(jié)約采購成本,公司實行采購計劃月度報告。采購部門在編制采購計劃時,要從實際工作出發(fā),避免盲目報送物資采購計劃,避免物資積壓損失。
七、公司各部門及配套廠家按程序上報物料采購計劃,每月日前將下個月的采購計劃提交給采購部門,經采購部門匯總后提交公司經理辦公室會議。
八、各部門及配套廠家提供的待采購材料的規(guī)格、型號必須齊全。如果材料不完整,原料清單供應商承擔50%的經濟損失,部門承擔30%的經濟損失;同時,采購部門有權拒絕采購型號不完整的材料。
九、在采購材料時,必須嚴格按照采購原則和采購計劃進行采購,保證好訂貨、不漏訂貨,及時、準確地實施材料供應。簽署的材料
在采購合同期間,嚴格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度。合同應當載明數量、規(guī)格型號、價格、質量標準、交貨期、交貨地、結算方式、運費承擔、包裝、運輸、驗收方式、經營人的`經濟責任等需要明確的事項。合同一般按照公司標準合同文本簽訂。如有特殊情況,應與公司法律顧問聯(lián)系后簽訂合同。
十、在材料采購過程中,如果工程部和設計院出具的原材料出現短缺,采購部門應征求用戶的意見,在用戶同意并簽字確認后,采購用戶愿意接受的替代品。否則,后果由采購部直接負責。
十一、若采購部門未能及時完成采購任務,應盡早向總經理生產助理匯報原因并提出補救措施。
十二、物料到達倉庫后,采購部檢驗人員應將到貨物料的數量、規(guī)格、型號通知質檢部,并在約定時間到達現場進行檢驗。
十三、采購部門在驗收過程中對不合格的材料應及時與供應商溝通,及時退換材料。
十四、所有對外協(xié)調的材料必須經采購部門確認,并經總經理生產助理批準后方可對外協(xié)調。
十五、合格的物料由采購部檢驗人員及時送入倉庫,由倉管員辦理入庫手續(xù);如貨票在同一行,由倉管員打印入庫單,驗貨人員取回入庫單。雙方應完成交接手續(xù)。如果發(fā)票不同,倉庫管理員會在發(fā)票到達后打印入庫收據。
十六、采購部收到入庫清單后,應盡快到財務部辦理開具借條的手續(xù)。每月25日以前,減到20萬元的限額。
公司采購管理制度規(guī)定4
一、目的:
為加強采購計劃管理,規(guī)范采購,保證公司生產經營活動所需物品的正常持續(xù)供應,降低采購成本,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于與生產經營有關的經營性固定資產、材料和非經營性固定資產、辦公用品和勞動保護用品(以下簡稱購進物品)的采購。
三、職責和權限
1、總經理負責批準采購管理制度;
2、副總經理和財務總監(jiān)負責審核采購管理制度;
3、人力后勤部負責經營性固定資產、材料、配件等物品(材料)的采購,非經營性固定資產、辦公用品、勞保用品的采購。
四、采購原則
1、詢價和比價原則
對于貨物的采購,必須有三家以上的供應商提供報價,在權衡質量、價格、交貨期、售后服務、信用、客戶群等因素的基礎上進行綜合評價,并進一步與供應商協(xié)商最終價格,臨時緊急采購貨物除外。
2、一致性原則:
買方訂購的物品必須符合采購申請中列出的要求、規(guī)格、型號和數量。如果市場條件不能滿足請購部門的`要求或成本過高,采購人員必須及時反饋信息,以便申請部門更改請購單或參與。因具體情況不能與請購單完全一致的,經審核,差額不超過請購單的5-10%。
3、低價搜索原則:
采購人員應隨時收集市場價格信息,建立供應商信息檔案,了解最新的市場趨勢和最低價格,實現最優(yōu)采購。
4、完整性原則:
。1)自覺維護企業(yè)利益,努力提高進貨質量,降低進貨成本。
。2)誠實自律,不收受禮品、賄賂、邀請,不主動聯(lián)系供應商。
。3)嚴格執(zhí)行采購制度和程序,自覺接受監(jiān)督。
。4)加強學習,廣泛掌握與采購業(yè)務相關的新材料、新工藝、新設備和市場信息。
。5)工作認真細致,無失誤,不因自身工作失誤給公司造成損失。
5、招標采購原則:
所有大宗或經常使用的項目,應在企業(yè)管理、財務等相關部門的共同參與下,通過談判或招標,確定一段時間(一年或半年)的供應商和價格,并簽訂供應協(xié)議,簡化采購程序,提高工作效率。對于價格隨市場快速變化的商品,除了縮短招標間隔外,還需要隨時掌握市場情況,調整采購價格。
6、審計監(jiān)督原則:
采購人員應自覺接受財務部門或公司領導對采購活動的監(jiān)督和詢問。采購人員在采購過程中違反誠信制度,公司有權對相關人員依照公司《員工績效考核制度》等進行處罰直至追究其法律責任。
五、采購流程
1、請購單:
根據生產或經營的實際需要,需要貨物(材料)的部門在每個月25日前負責企業(yè)管理部的貨物采購,人力資源物流部在每個季度最后一個月25日前負責貨物采購。部門應填寫《采購請購單》,請購單應注明產品名稱、規(guī)格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等。涉及技術指標的,應注明相關參數和指標要求。根據采購申請流程,由相關部門審批后,經總經理批準后,提交人力資源及后勤部進行采購。各審核階段對請購單提出異議的,應在2個工作日內將意見反饋到請購單部門。
2、詢價、比價、洽談:
。1)原則上每項(材料)需有兩家以上供應商報價。
。2)招標人收到報價單后,比價議價,填寫《詢價記錄表》,按低價原則采購。
。3)在下列情況下,不需要比價、議價:獨家代理、獨家制造、獨家產品、原零配件無替代品,但仍需報價記錄。
3、樣品的提供和確認:
。1)如需提供和確認樣品,必須確定樣品發(fā)貨周期,并由采購人員負責跟蹤。收到樣品后,必須第一時間送到需求部門進行確認,如有必要,必須與財務部等部門相關人員進行確認。
。2)如果樣品需要保存,必須密封以便將來比較。
4、供應商選擇:
(1)具有法定經營主體的。
。2)質量、交貨期、價格、服務等條件良好。
。3)有良好信譽的。
。4)客戶認可的供應商。采購方應建立供應商信息賬戶。
5、合同簽署:
。1)供應商通過樣本評審后,由人力資源與物流部與選定的供應商簽訂合同。
(2)因交易發(fā)生的爭議,按合同約定的條款處理。
6、后續(xù)的進展
。1)為保證按時交貨,采購人員應提前通過電話、傳真或親自與供應商進行跟蹤,以確保貨物(材料)的及時供應。
。2)如采購物品(材料)不能在規(guī)定時間內發(fā)貨,采購人員必須提前通知請求部門尋求解決辦法,并必須與供應商重新確定發(fā)貨日期并通知請求部門。
7、驗收和倉儲:
采購的貨物(材料)到達公司后,經營性固定資產、材料、配件、非經營性固定資產、大宗勞動防護用品等項目(材料)由需求部門驗收。辦公用品和其他常用用品經倉管員驗收合格后,由倉管員出具入庫表,并按入庫程序辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的,由驗收部門通知人力物流部,并在2天內辦理換貨(退換貨)手續(xù)。
8、對帳付款:
采購貨物(材料)入庫后,采購人員憑《入庫單》按合同約定或約定的付款方式辦理付款手續(xù)。
六、考核:
凡違反本制度者,按公司相關管理制度進行處罰。
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