合同及印章管理制度

合同印章和合同文本管理制度

一、總則：

1、建立和完善合同管理制度，是公司規(guī)范公司經營行為，保護公司的合法權益，建立公司良好的經營管理秩序的重要舉措，公司各級管理人員必須嚴格遵守本規(guī)定。

2、為保證公司經營活動的有序和有效，所有對外經濟合同及相關文件必須按規(guī)定進行分級審批管理，辦理《合同審批表》。各級管理人員應在其授權范圍內開展對外談判、簽訂合同和審批合同，任何違反授權范圍的審批、簽發(fā)、簽訂的合同均是無效的，責任人應承擔由此引起的經濟和法律責任。

3、公司各級管理部門，在對外簽訂經濟合同時，應遵循以下原則：

（1）遵守國家法律法規(guī)和行政法規(guī)；

（2）貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t；

（3）不能超出公司的經營范圍；

（4）必須保障公司的合法權益；

（5）不違背公司的各項規(guī)章制度和公司利益；

（6）禁止重要合同未正式簽署即先行執(zhí)行；

（7）材料、設備采購合同的簽訂，盡可能采用招標方式，充分對比性價比后確定合作方簽訂合同。

4、公司綜合辦負責對公司合同實現(xiàn)統(tǒng)一管理，指派專人負責合同簽訂和執(zhí)行過程的審核工作，以及合同履行的監(jiān)督檢查、歸檔，糾紛的處理等。

5、公司法人是我公司簽訂各類合同的法定代表人，其他人員對外簽訂合同時必須經公司法人的授權委托方可簽訂合同。

6、合同專管人員配合各級部門必須對已簽訂合同的執(zhí)行進行連續(xù)的監(jiān)控。合同執(zhí)行過程中發(fā)生的變更、合同執(zhí)行情況評估等，均應按公司合同管理規(guī)定要求進行操作。

7、公司的合同分為三大類，即：經濟合同（銷售合同、采購合同）、技術合同、勞動合同。

8、綜合辦是勞動合同的專管部門，技術中心是技術合同的歸口管理部門。經濟合同按業(yè)務歸口由業(yè)務部門進行管理。

二、合同辦理：

1、合同起草：

（1）凡發(fā)生金額在1萬元以上的業(yè)務事項應事先簽訂合同，由業(yè)務經辦部門負責提供書面合同文本。

（2）合同文本的格式應一律參照使用公司相關標準格式合同范本。合同內容無范本的，由各部門自行編制，但應確保合同內容的完整、嚴密和有利，并將自行編制的合同文本報綜合辦備案。

（3）合同的主要條款和內容必須符合法律法規(guī)，當事人各方的權利和義務必須明確，文字表述清楚準確。

2、合同談判：

（1）合同談判應由相關業(yè)務經辦部門負責組織。經招標確定合作方的合同談判，應由原招標經辦部門負責。

（2）所有經濟合同的談判，原則上至少有二名經辦人員參與談判。

（3）談判前參與談判人員必須做好準備工作，對合同涉及內容要作出充分了解，關鍵條款必須做到詳細調研分析（規(guī)格、價格、質量等），充分掌握證據(jù)，做到心中完全有數(shù)，寸土必爭。

（4）參與人員事前相互做好溝通，統(tǒng)一思想，所有意見分歧必須在談判前得到解決。

（5）談判前參與人員不能飲酒，保持頭腦清醒思維敏捷。

（6）談判人員至少有一人應具備一定的談判技巧和相關業(yè)務知識，原則性強。

（7）參與人員至少有一人要做好談判現(xiàn)場的筆錄（或采用錄音），不能放過任何關鍵細節(jié)，以便不明確、不清晰的問題事后得到分析和總結。

（8）不論對方表現(xiàn)如何，我方工作人員必須做到嚴格遵守時間、地點等約定。

三、合同審批及簽訂：

1、合同經辦人員必須按《合同審批表》與權限規(guī)定執(zhí)行，將草擬合同呈送相關授權人員審核簽署有關方面的意見。

2、每一項合同的簽訂，必須按公司《合同審批表》，完成相應的“簽字組

合”。

3、合同評審人員負有合同審查責任，必須就其部門職能范圍對合同內容進行審查，以保證合同主要條款及內容的合法性、嚴密性、可行性。

4、經濟類合同，特別是有不能確定合法性或對合同條款存在疑問時，須邀請法律顧問予以審核。

5、可對外簽訂經濟合同資格的人員：公司法定代表人；公司法定代表人授權代理人（授權委托書）,在其授權范圍內行使對外簽約權。

6、合同的審批權限：

（1）經濟合同合同金額在5萬元以上由總經理審批。

（2）技術合同、勞動合同由總經理審批。

（3）5萬元以下的經濟合同及其他合同由業(yè)務歸口部門申報，由分管副總或經理審批。

（4）產品銷售合同金額在5萬元以下由營銷經理審批。

四、合同的履行：

1、簽訂合同的部門負責人是負責合同履行的主要責任人。合同履行中出現(xiàn)分歧時，應及時與對方協(xié)商處理，必要時應邀請律師參與，并向公司領導匯報。

2、綜合辦負責指派專人對合同進行管理，建立各類合同臺賬，跟蹤監(jiān)督各類合同執(zhí)行情況，各業(yè)務經辦部門應配合收集、整理和及時提交每項合同執(zhí)行的相關資料。

3、各部門建立相關合同分管臺帳，盡力保障合同的履行。如實際履行或全面履行確實存在難以克服的困難，或履行合同后將給公司

第一文庫網 造成經濟損失而需要變更或解除合同時，經辦人或經辦部門應立即在合同有效期限內，與對方當事人進行協(xié)商，并及時上報公司總經理批示。合同的變更或解除手續(xù)應根據(jù)有關規(guī)定辦理。變更或解除合同必須采用書面形式，并重新辦理合同的審批手續(xù)。

4、合同執(zhí)行過程中，以及完畢后，合同管理責任部門應定期進行合同執(zhí)行情況評估，呈報分管副總或總經理知道，并報公司綜合辦備案。

五、合同檔案管理：

1、合同簽訂后，財務部留存一份原件、綜合辦合同管理人員留存一份原件，經辦部門留存一份原件或復印件，其他部門需要留存合同的，由綜合辦提供復

印件（經批準）。對于材料設備合同，合同經辦部門附分期付款計劃，財務部負責監(jiān)控階段付款計劃的執(zhí)行，嚴格掌控付款計劃的執(zhí)行。

2、合同檔案包括合同原件、合同審批記錄、合同簽收記錄、《合同執(zhí)行情況評估表》等，由綜合辦負責搜集、整理、歸檔。

3、當合同歸檔后出現(xiàn)補充或更改時，經補充或更改后的合同仍作為有效的合同進行檔案管理。

4、我公司提供的合同存檔文本一律標準格式，以其他公司合同文本簽訂的合同我公司依據(jù)分類及順序重新編號管理。

5、綜合辦合同專管人員負責建立詳細的合同分類臺帳和有序的合同編號，便于追蹤和檢索。

六、簽訂合同的程序：

1、由合同歸口業(yè)務部門分管副總審批的《經濟合同簽訂申請單》（產品銷售合同除外）。

2、業(yè)務歸口部門組織召開評審會議，對合同進行評審，必要時邀請法律顧問。

3、簽訂合同，履行合同審批程序。

4、公司綜合辦合同管理人員審查所簽合同及簽字程序。

5、財務部對付款等事宜進行確認。

6、財務部合同印章掌管人確認以上流程無誤后蓋章生效。

七、審查內容：

1、是否有《經濟合同簽訂申請單》，填寫內容是否按規(guī)定完全、正確。

2、審查合同對方的資質是否達到要求，硬件是否齊全。

3、審查合同的評審記錄（數(shù)量、規(guī)格、質量、價格、付款方式、交貨方式、違約責任等）。

4、審查合同條款是否完整合理，是否符合《合同法》有關規(guī)定。

5、審查簽字審批程序是否符合合同管理規(guī)定。

七、責任追究：

1、除銷售合同外，金額在1萬元以上的經濟往來必須簽訂書面合同，否則財務不予付款，責任由當事人自負。

2、在各類合同的簽訂、審核、備案、存檔、履行的過程中，由于工作失職、玩忽職守、弄虛作假、營私舞弊、期滿詐騙的，責任者要交納50元至200元的激勵基金，情節(jié)嚴重及造成經濟損失的，根據(jù)實際情況由責任者要交納200元至1000元的激勵基金，并可進行辭退處理及追究法律責任。

印章管理

公司印章主要指以下印章：公司章、部門章、合同章、財務章、法人章、現(xiàn)金收訖章。公司章、合同章由綜合辦專人保管；財務章、法人章、現(xiàn)金收訖章由財務部專人保管；部門用章由部門專人保管。

一、公司行政章使用范圍及權限：

1、財務章、法人章、現(xiàn)金收訖章、董事長、總經理印鑒須由財務專人保管。未經領導批準，不得任意委托他人代行職權。

2、印章必須放在保密柜或帶鎖的抽屜內，使用時必須辦理登記手續(xù)。

3、公司內發(fā)出的一切正式公文，需發(fā)文部門校對公文材料無誤后方能用印。

4、公司對外的文件或出具證明需蓋企業(yè)印章時，須確認有綜合辦審核，總經理審批后方能用印。

5、嚴禁在空白介紹信上用印，如確因工作需要，須經總經理簽字批準。

6、公司印章原則上不予攜帶外出，嚴防丟失。確因工作原因需攜帶外出時，須由使用部門填寫《用印申請單》，交部門負責人簽字同意，在綜合辦辦理借用手續(xù)后，方可攜帶出公司。非財務人員攜帶公章須由綜合辦人員陪同。

二、公司合同章使用范圍及權限：

合同章是企業(yè)對外簽訂合同時使用的代表公司履行義務。

1、合同章的使用必須在合同審批流程結束后，確認流程無誤方可用印。

2、合同章嚴禁攜帶外出使用，簽訂合同盡可能在公司履行蓋章行為。

3、簽訂合同盡可能在我公司辦理最后一道手續(xù)（審批程序），特殊情況需要攜帶帶有印簽的合同到對方辦理手續(xù)時，領取人需要簽字確認加蓋印簽份數(shù)、返回時間，并將已經通過的合同審批表暫存于合同管理員處，待手續(xù)全部辦理完畢存檔。

4、外出攜帶帶有印簽的合同內容僅限于對方最后簽字蓋章內容，其他條款

一律注明，不能有空白，否則合同印章管理人員有權拒絕蓋章。

三、財務章：

財務章為財務部現(xiàn)金流轉及銀行往來專用章，僅限于票據(jù)和報表使用，嚴禁他用或者在空白處使用。

四、部門印章：

1、公司各部門需要刻制印章，一律由總經理審批，由綜合辦備案，并負責外出刻制。

2、部門印章啟用前，須向有關單位、部門發(fā)出啟用印章的通知（附上印模）。

3、使用各部門的印鑒，須經部門負責人批準，嚴禁亂用。

用印申請單

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