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檔案管理辦法常用[15篇]
檔案管理辦法1
第一章 總則
第一條 為進(jìn)一步提高中醫(yī)藥科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位(以下簡(jiǎn)稱(chēng)中醫(yī)藥科技事業(yè)單位)檔案管理水平，根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家科委、建設(shè)部頒布的《科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理升級(jí)辦法》的規(guī)定，結(jié)合中醫(yī)藥工作的實(shí)際情況，制定本實(shí)施細(xì)則。
第二條 本細(xì)則適用于縣團(tuán)級(jí)以上(含縣團(tuán)級(jí))獨(dú)立的中醫(yī)藥科技事業(yè)單位。
第二章 申報(bào)、考核與審批
第三條 中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案管理分為：國(guó)家一級(jí)、國(guó)家二級(jí)和國(guó)家中醫(yī)藥管理局局級(jí)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“局級(jí)”)。國(guó)家一級(jí)、二級(jí)按國(guó)家檔案局制定的(科技事業(yè)單位檔案管理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容》進(jìn)行考評(píng)，局級(jí)按《中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案管理局級(jí)標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容》進(jìn)行考評(píng)。
第四條 中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理申報(bào)工作，采取自愿申報(bào)、分級(jí)考評(píng)、審批的辦法。
第五條 各申報(bào)單位在按照不同級(jí)別的科技事業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及考核內(nèi)容進(jìn)行自檢后，按其隸屬關(guān)系向主管部門(mén)提出申請(qǐng)報(bào)告。
第六條 考評(píng)工作程序：
(1)聽(tīng)取申報(bào)單位自檢情況的匯報(bào);
(2)對(duì)照申報(bào)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際情況逐項(xiàng)考核評(píng)分;
(3)根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行綜合評(píng)議，提出考評(píng)意見(jiàn)作出考評(píng)結(jié)論;
(4)向申報(bào)單位公布考評(píng)情況，并宣布考評(píng)結(jié)果。
第七條 中醫(yī)藥科技事業(yè)單位局級(jí)檔案管理的審批工作按隸屬關(guān)系進(jìn)行，局直屬單位報(bào)國(guó)家中醫(yī)藥管理局審批;地方所屬中醫(yī)藥科技事業(yè)單位報(bào)省、自治區(qū)、直轄市檔案行政管理部門(mén)或國(guó)家中醫(yī)藥管理局審批。
第三章 考評(píng)組的組織
第八條 根據(jù)中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理工作的需要設(shè)立考評(píng)組。國(guó)家中醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)直屬單位的`考核評(píng)審工作;地方所屬中醫(yī)藥科技事業(yè)單位的檔案目標(biāo)管理工作以地方檔案行政管理部門(mén)為主，會(huì)同地方中醫(yī)藥管理部門(mén)組織考核評(píng)審。
考評(píng)組一般由5-7人組成，考核局級(jí)檔案目標(biāo)管理單位時(shí)，至少應(yīng)有3名局級(jí)以上評(píng)審員參加。
第九條 局級(jí)評(píng)審員的條件：
(1)能正確理解并執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作和科技事業(yè)單位檔案管理工作的方針、政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)：
(2)能夠熟練掌握中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，秉公辦事;
(3)具有初級(jí)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)或大專(zhuān)以上學(xué)歷并有三年以上檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)或中醫(yī)藥科技管理工作經(jīng)驗(yàn)。
第十條 評(píng)審員的職責(zé)：
(1)接受對(duì)中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案目標(biāo)管理工作的業(yè)務(wù)咨詢(xún);
(2)參加目標(biāo)評(píng)審工作;
(3)及時(shí)向檔案行政管理部門(mén)反映檔案目標(biāo)管理工作的情況和問(wèn)題。
第十一條 國(guó)家級(jí)評(píng)審員由國(guó)家中醫(yī)藥管理局推薦，國(guó)家檔案局審核后聘任。局級(jí)評(píng)審員由中醫(yī)藥科技事業(yè)單位推薦，國(guó)家中醫(yī)藥管理局審核后聘任。
第十二條 局級(jí)檔案管理評(píng)審員任期三年，到期可以續(xù)聘，不再?gòu)氖聶n案目標(biāo)管理工作的應(yīng)解聘。
第四章 獎(jiǎng)勵(lì)、監(jiān)督與檢查
第十三條 檔案管理等級(jí)證書(shū)是驗(yàn)證中醫(yī)藥科技事業(yè)單位檔案管理水平的標(biāo)志。獲得檔案管理等級(jí)證書(shū)的單位按國(guó)家檔案局升級(jí)辦法的規(guī)定執(zhí)行。
國(guó)家中醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)印制“局級(jí)檔案管理證書(shū)”，不定期公布局級(jí)檔案管理達(dá)標(biāo)單位名單。
第十四條 對(duì)檔案目標(biāo)管理工作做出重要成績(jī)，表現(xiàn)突出的檔案管理人員，其事跡可作為評(píng)選先進(jìn)工作者或晉升的考核依據(jù)。
第十五條 國(guó)家中醫(yī)藥管理局會(huì)同有關(guān)檔案部門(mén)，定期或不定期地對(duì)已達(dá)到檔案目標(biāo)管理的中醫(yī)藥科技事業(yè)單位進(jìn)行復(fù)查。發(fā)現(xiàn)單位的檔案管理水平低于證書(shū)等級(jí)時(shí)要求單位限期整改，到期不合格者，要上報(bào)發(fā)證機(jī)關(guān)予以降級(jí)并收回其證書(shū)。對(duì)檔案目標(biāo)管理工作中不堅(jiān)持原則的考評(píng)組提出批評(píng)，并取消不合格單位的局級(jí)檔案管理等級(jí)資格。
第五章 附則
第十六條 本實(shí)施細(xì)則由國(guó)家中醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)解釋。
第十七條 本實(shí)施細(xì)則自公布之日起實(shí)行。
檔案管理辦法2
一、學(xué)生檔案工作的基本原則
�。ㄒ唬┍竟芾矸椒ㄋQ(chēng)的學(xué)生檔案是指z師范大學(xué)附屬中學(xué)培養(yǎng)的學(xué)歷教育的學(xué)生個(gè)人檔案，內(nèi)容包括學(xué)生在校就讀期間形成的，反映學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、實(shí)踐等各方面的有保存價(jià)值的紙質(zhì)文件材料。
�。ǘ⿲W(xué)生檔案材料的歸檔工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益，對(duì)所收集的材料，要求齊全，內(nèi)容真實(shí)，簽署完備。
�。ㄈ⿲W(xué)校學(xué)生管理部門(mén)要把學(xué)生檔案的積累和收集、整理工作納入工作職責(zé)范圍，并指定兼職檔案人員。學(xué)生檔案材料形成部門(mén)要做好材料的收集、整理工作并及時(shí)移交學(xué)生管理部門(mén)歸檔。
二、學(xué)生檔案的`歸檔范圍
1、新生入學(xué)時(shí)交的檔案、新生入學(xué)登記表。
2、高中階段形成的綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)材料。
3、畢業(yè)生登記表。
4、高中基礎(chǔ)會(huì)考成績(jī)證明副本。
5、普通高等學(xué)校招生報(bào)名登記表、體格檢查表。
6、學(xué)生在校期間的獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料。
7、學(xué)生入黨、入團(tuán)材料。
8、其它有價(jià)值的材料。
三、學(xué)生檔案的整理方法
�。ㄒ唬┭b訂
學(xué)生檔案應(yīng)按件裝訂，一般在左側(cè)裝訂，裝訂前將“件”內(nèi)的各頁(yè)左、下側(cè)對(duì)齊，同一事項(xiàng)的材料可按形成時(shí)間先后排序合訂為一件。
�。ǘ┭b袋
歸檔的文件材料按時(shí)間的先后順序裝入檔案袋內(nèi)，一人一袋一檔，并在檔案袋封面的材料目錄上注明材料名稱(chēng)。同一學(xué)生的檔案不能分散，不同學(xué)生的檔案不能混合。
�。ㄈ┡帕�
學(xué)生檔案按學(xué)生畢業(yè)年限排列，同一畢業(yè)年限內(nèi)按班級(jí)排列，同一班級(jí)按學(xué)號(hào)（從小到大）排序。
�。ㄋ模┡偶�
學(xué)生檔案按排列順序存放入檔案庫(kù)房檔案柜架內(nèi)，從上到下、從左到右排列。檔案柜要編制順序柜號(hào)。
（五）編目
學(xué)生檔案須做好電子版目錄索引的同時(shí)，也要做好紙質(zhì)目錄，便于快速查找和檔案流轉(zhuǎn)時(shí)簽名，其編目的內(nèi)容包括：姓名、畢業(yè)時(shí)間、班級(jí)、學(xué)號(hào)、柜號(hào)、轉(zhuǎn)出方式、簽收人、簽收時(shí)間、備注等。每年畢業(yè)的檔案編目要裝訂成冊(cè)。
四、學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞及托管
�。ㄒ唬⿲W(xué)生升學(xué)，其檔案按錄取院校地址轉(zhuǎn)送。
�。ǘ⿲W(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、出國(guó)、開(kāi)除等學(xué)籍變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管部門(mén)或單位。
�。ㄈ┥形崔D(zhuǎn)出學(xué)校的學(xué)生檔案，于學(xué)生畢業(yè)一年后移交檔案室保管。
�。ㄋ模⿲W(xué)生前來(lái)辦理檔案轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)出示有效證件如身份證、畢業(yè)證書(shū)，非本人辦理還應(yīng)出示委托書(shū)及雙方的身份證明。
�。⿲W(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞前必須密封后蓋騎縫章，一般通過(guò)機(jī)要或遵照有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)遞，必要時(shí)可派專(zhuān)人轉(zhuǎn)遞。學(xué)生檔案一般不準(zhǔn)由本人自帶，但在特殊情況下檔案經(jīng)嚴(yán)格密封后，本人憑單位開(kāi)具的調(diào)檔函或證明可自帶檔案，但對(duì)轉(zhuǎn)遞過(guò)程中檔案遺失、私自開(kāi)封等后果由本人自負(fù)。
五、學(xué)生檔案的查、借閱
�。ㄒ唬┰谛Ｆ陂g若需查閱、復(fù)印、摘抄和拍攝學(xué)生檔案，必須履行登記手續(xù)和批準(zhǔn)手續(xù)。主管部門(mén)負(fù)責(zé)人、老師說(shuō)明利用目的，可登記后查閱學(xué)生檔案；其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自查閱學(xué)生檔案。
�。ǘ⿲W(xué)生檔案一般不外借，如必須借出使用時(shí)，必須持有借出單位介紹信，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并履行登記手續(xù)后方可借出，借閱單位須按期歸還（借閱期限不超過(guò)一周）。借閱期間不得私自轉(zhuǎn)借他人或由他人歸還，如有丟失由借閱單位負(fù)責(zé)，并依法追究其責(zé)任。杜絕個(gè)人外借。
（三）查閱、借閱學(xué)生檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、污損、批注、拆散、抽取、撤換和增添檔案材料。未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。
六、學(xué)生檔案的補(bǔ)辦
本校歷屆畢業(yè)生的個(gè)人檔案因丟失等原因如需補(bǔ)辦，必須持學(xué)生檔案補(bǔ)辦申請(qǐng)書(shū)（說(shuō)明就讀、畢業(yè)的具體情況），所在單位出具檔案遺失證明，經(jīng)核實(shí)相關(guān)檔案后，可以復(fù)印錄取花名冊(cè)、成績(jī)單和畢業(yè)生有關(guān)材料。
檔案管理辦法3
第一條為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，使之逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、制度化、系統(tǒng)化的要求，參照國(guó)家和上級(jí)主管部門(mén)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本規(guī)則。
第二條檔案管理的種類(lèi);根據(jù)國(guó)家的規(guī)定要求和勞動(dòng)人事管理的特點(diǎn)，將勞動(dòng)人事工作形成的諸多材料整理分成三大類(lèi)：職工個(gè)人檔案、專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案、文書(shū)資料檔案。
第三條職工個(gè)人檔案主要由記載個(gè)人在歷史各個(gè)時(shí)期表現(xiàn)情況的原始資料，各項(xiàng)工作能力素質(zhì)狀況和有關(guān)背景材料等構(gòu)成。它主要包括職工履歷、社會(huì)關(guān)系、職務(wù)、學(xué)歷、工資變動(dòng)情況、獎(jiǎng)懲記錄等以及各個(gè)時(shí)期的表現(xiàn)鑒定。
第四條專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員(包括工人技師)檔案主要由記載其技術(shù)狀況的原始材料和考核評(píng)聘等有關(guān)的材料構(gòu)成，它主要包括專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)職稱(chēng)(職務(wù))評(píng)聘申請(qǐng)表、工作總結(jié)、所在單位鑒定、評(píng)審委員會(huì)評(píng)審結(jié)果記錄、聘任或解聘書(shū)、高、中、初等級(jí)變化記錄和評(píng)聘工作的有關(guān)資料。
第五條文書(shū)資料檔案主要由記載公司勞動(dòng)人事管理活動(dòng)的主要過(guò)程原始材料、各項(xiàng)重要而且常用的勞動(dòng)人事政策規(guī)定的目錄或摘要、勞動(dòng)人事系統(tǒng)各崗位在工作中產(chǎn)生的各類(lèi)正式文書(shū)、各種勞動(dòng)人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表和有關(guān)信息資料構(gòu)成。
第六條檔案管理的內(nèi)容
一、檔案的建立
1.職工個(gè)人檔案，凡是新進(jìn)公司的職工，勞動(dòng)人事部門(mén)應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容為其建立個(gè)人檔案，并按公司檔案管理規(guī)范統(tǒng)一整理分類(lèi)、編號(hào)。
2.專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案，對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)(職務(wù))評(píng)聘管理部門(mén)或崗位提供的職稱(chēng)(職務(wù))評(píng)聘的有關(guān)資料，按規(guī)定要求進(jìn)行分類(lèi)、整理、編號(hào)、歸檔。
3.文書(shū)資料檔案。對(duì)文書(shū)管理提供的各類(lèi)文書(shū)資料，按設(shè)計(jì)要求進(jìn)行分類(lèi)、整理、匯編成冊(cè)、編號(hào)歸檔。
二、檔案的日常維護(hù)：檔案的日常維護(hù)主要包括整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、編目錄、內(nèi)容增刪、訂正、輸入電腦等項(xiàng)內(nèi)容，重點(diǎn)是增刪、訂正、更新。
三、檔案的查詢(xún)、借閱：檔案查詢(xún)、借閱管理的內(nèi)容主要根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定或公司的管理需要制定查詢(xún)、借閱檔案規(guī)定，對(duì)檔案的查閱、借閱實(shí)施管理。
四、檔案的傳遞：檔案的傳遞主要指職工個(gè)人檔案和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案?jìng)鬟f到流向單位。
第七條檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)
一、職工個(gè)人檔案
1、符合國(guó)家和上級(jí)主管部門(mén)規(guī)定的檔案管理要求。
2、能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的提供反映公司專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)(職務(wù))評(píng)聘情況。
二、文書(shū)資料檔案
1、能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地提供勞動(dòng)人事管理方面的文書(shū)資料.
2、能夠及時(shí)提供勞動(dòng)人事管理方面的政策規(guī)定的文號(hào)、文件、標(biāo)題或摘要。
第八條檔案的內(nèi)部管理制度
一、凡新聘職工個(gè)人檔案應(yīng)在報(bào)到后的一個(gè)月內(nèi)完成。
二、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案的建立，應(yīng)在專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)(職務(wù))評(píng)聘管理部門(mén)或崗位移交有關(guān)材料后的一個(gè)月內(nèi)完成。
三、文書(shū)資料檔案的建立，首先由文書(shū)管理崗位每年二月前將上年度的文書(shū)資料交檔案管理崗位，然后由檔案管理崗位在接到后30天內(nèi)完成整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、編目、摘錄、輸入電腦等工作。
四、應(yīng)在有關(guān)崗位提供變更內(nèi)容后的一個(gè)月內(nèi)，對(duì)檔案的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行增刪、修正。
五、檔案的`查詢(xún)、借閱必須按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
六、每年4月前對(duì)公司的檔案管理工作進(jìn)行一次檢查。
七、文書(shū)資料檔案的分類(lèi)、目錄編排、編號(hào)由公司行政人事部統(tǒng)一確定。
八、檔案管理崗位應(yīng)及時(shí)為公司各方面提供檔案資料查詢(xún)。
第九條人事檔案查閱、借閱
一、查閱檔案的范圍
1.因干部考察、任免、調(diào)動(dòng)、政治審查、組織處理、入黨、出國(guó)、福利待遇、治喪等需要查閱本人檔案的。
2.與他人案件有密切關(guān)系，而該人已經(jīng)死亡或因病不能口述和書(shū)寫(xiě)，無(wú)法直接提供情況以及其他特殊原因，必須查閱其檔案取得證明材料的;
3.因某種特殊情況需要查閱本人檔案的;
4.編寫(xiě)公司史、地方志、撰寫(xiě)人物傳記等，一般不得查閱干部檔案，可直接向干部本人采訪。如該干部已經(jīng)死亡或年邁喪失記憶，有病不能口述、書(shū)寫(xiě)，可酌情提供其履歷和自傳材料給予查閱。
二、借用檔案的范圍
1.領(lǐng)導(dǎo)因?qū)徟殑?wù)任免、出國(guó)、晉升和享受待遇考察了解等需要借用有關(guān)人員的檔案;
2.商調(diào)職工需要，將檔案寄送接受部門(mén)(分支機(jī)構(gòu))審查;
3.本部門(mén)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)因?qū)τ谡螌彶�、考察、考核需要詳盡研究而暫時(shí)借用。
三、出具證明材料的范圍：出具證明材料，指的是按需要和允許提供利用的范圍，將人事檔案中的有關(guān)材料內(nèi)容摘抄或復(fù)制成單項(xiàng)的材料，用以證明該人員的有關(guān)情況。這種方式一般只限于審批案件、出國(guó)留學(xué)所必須提供的證據(jù)、證件等。凡因入團(tuán)、入黨、入學(xué)、參軍、提干、出國(guó)等進(jìn)行政治審查，需要了解其父母或親屬的情況時(shí)，一般不能查閱檔案，可由干部所在單位提供證明材料。
四、查閱、借用檔案辦理程序
1.借閱經(jīng)理級(jí)以上干部檔案欲申請(qǐng)人填寫(xiě)《查閱、借用檔案審批表》，經(jīng)借閱檔單位蓋章和負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批;
2.借閱經(jīng)理級(jí)以下人員的檔案，經(jīng)申請(qǐng)人所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，行政人事部審核，方可調(diào)出檔案。
五、查閱、借用檔案的注意事項(xiàng)
1.查閱檔案的人員，必須攜帶本人工作證、身份證，在查閱時(shí)不準(zhǔn)邊閱邊議檔案內(nèi)容，更不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。
2.查閱檔案時(shí)不得涂改、拆散、抽出、增添、圈劃、污損;
3.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)印檔案材料，摘抄復(fù)制的材料應(yīng)辦理登記手續(xù)并負(fù)責(zé)保管好，不得給無(wú)關(guān)人員閱看，用完必須自行銷(xiāo)毀;
4.查閱檔案需到檔案室進(jìn)行，原則上不得帶走;特殊情況需借出的，必須在當(dāng)日歸還。
5.借用的檔案，必須保證絕對(duì)安全，要嚴(yán)格保密，妥善保存，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)交無(wú)關(guān)人員和本人翻閱，用完及時(shí)歸還。
檔案管理辦法4
為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)，更好地發(fā)揮檔案在教育教學(xué)中的作用，特制定檔案管理辦法。
一、檔案管理
檔案管理做到以下三點(diǎn)：1、集中；2、專(zhuān)人；3、規(guī)范。即各學(xué)校在各類(lèi)工作中形成的全部檔案，由學(xué)校檔案室統(tǒng)一集中管理；要明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)，完善檔案的收集、管理使用制度，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化、科學(xué)化。
二、檔案柜擺放要求
檔案柜擺放要做到以下五點(diǎn)：1、位置合理；2、規(guī)格統(tǒng)一；3、分類(lèi)清楚，便于查看資料；4、檔案柜表面潔凈、美觀；5、做好防火、防盜、防蟲(chóng)蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
三、檔案盒規(guī)格要求
1、規(guī)格要統(tǒng)一；
2、標(biāo)簽大小一致；
3、文字、標(biāo)號(hào)須打印，字體規(guī)范。
四、檔案格式
1、檔案首頁(yè)要有打印的.目錄索引，一目了然，便于查尋資料。
2、文字材料的具體要求：①所用紙型要統(tǒng)一、規(guī)范；②書(shū)寫(xiě)規(guī)范；③內(nèi)容有保存價(jià)值。
3、學(xué)校綜合檔案的歸檔時(shí)間：每學(xué)期結(jié)束后立卷歸檔。
4、學(xué)校檔案分為永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)保管期限。
5、卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果；發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件；來(lái)往文書(shū)應(yīng)有請(qǐng)示、批復(fù)；處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個(gè)人交待和處理結(jié)果。
6、卷內(nèi)文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)求在后。各類(lèi)案卷均要填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫(xiě)張次號(hào)。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。
7、案卷裝訂要整齊美觀。標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問(wèn)題、名稱(chēng)，能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，政治上無(wú)誤，文詞上簡(jiǎn)明確切，裝訂封面。
8、文件材料歸檔后，檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對(duì)案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號(hào)。
五、借閱制度
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴(yán)守檔案材料機(jī)密，不準(zhǔn)隨便轉(zhuǎn)借檔案。未經(jīng)許可不得擅自摘錄和復(fù)制。
3、愛(ài)護(hù)檔案，不得拆卷、涂改、撕毀、圈點(diǎn)、劃道、拆疊等。
4、經(jīng)批準(zhǔn)摘錄的材料，要經(jīng)檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對(duì)無(wú)誤后蓋章。
5、外借檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，并向檔案人員辦理借閱登記手續(xù)。借出時(shí)間，一般不得超過(guò)七天，超過(guò)時(shí)間另行辦理手續(xù)。
六、檔案工作人員要求
檔案工作人員要熟悉檔案，了解需求，積極主動(dòng)地做好檔案的提供利用工作。檔案室應(yīng)根據(jù)工作編制檔案室簡(jiǎn)介等有效的檢索工作和參考資料，為提供利用檔案創(chuàng)造條件。
七、檔案銷(xiāo)毀
學(xué)校綜合檔案室應(yīng)按上級(jí)教育行政部門(mén)和檔案管理部門(mén)有關(guān)檔案的規(guī)定。認(rèn)真做好檔案的工作。對(duì)超過(guò)保管期限，失去保存價(jià)值的檔案，可提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)和上一級(jí)檔案管理部門(mén)審批后方可銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)指定二人監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，防止失密。
檔案管理辦法5
1、設(shè)計(jì)合理的檔案分類(lèi)和目錄
建立檔案管理的第一步是設(shè)計(jì)合理的檔案分類(lèi)和目錄。分類(lèi)主要包括文件類(lèi)型、文件保管期限、文件重要性等因素，可以將檔案分為常規(guī)文件、機(jī)密文件、重要文件等。而目錄則主要負(fù)責(zé)規(guī)范化文件的命名，以便更好地進(jìn)行管理和查閱。建立一個(gè)完整的分類(lèi)和目錄體系可以讓文件的管理和查閱變得更加方便。
2、對(duì)檔案進(jìn)行編碼管理
對(duì)檔案進(jìn)行編碼管理是另一項(xiàng)非常重要的工作。編碼可以讓每個(gè)文件都有唯一的標(biāo)識(shí)符，并且可以輕松跟蹤每個(gè)文件的狀態(tài)。例如，借閱、歸還、銷(xiāo)毀等。編碼應(yīng)該包括檔案的類(lèi)型、存儲(chǔ)位置、檔案編號(hào)等信息。
3、建立完整的檔案管理流程
建立檔案管理的第三步是建立一個(gè)完整的檔案管理流程。從文件的歸檔、借閱到銷(xiāo)毀，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該有清晰的`規(guī)定和流程。例如，需要填寫(xiě)什么樣的申請(qǐng)表和證明文件來(lái)借閱檔案，而審批流程和責(zé)任分工都應(yīng)該在檔案管理流程中列出。
4、制定檔案操作的規(guī)定
制定檔案操作的規(guī)定是關(guān)鍵性工作之一。制定這些規(guī)定主要為了確保所有的工作人員都能夠遵守標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，這樣可以避免錯(cuò)誤和減少操作疏漏的發(fā)生。操作規(guī)定主要包括檔案借閱的流程、檔案查閱的流程、檔案銷(xiāo)毀的流程等。
5、提供檔案管理培訓(xùn)和技術(shù)支持
最后，建議提供檔案管理培訓(xùn)和技術(shù)支持。檔案管理需要具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，這些技能可以通過(guò)培訓(xùn)來(lái)提高。另外，技術(shù)支持可以包括技術(shù)工具的使用、數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)、防火墻的設(shè)置等等方面。
總之，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，它可以幫助機(jī)構(gòu)和企業(yè)順利開(kāi)展日常工作，保證企業(yè)的合法性。以上推薦項(xiàng)將有助于建立極其有效的檔案管理系統(tǒng)。
檔案管理辦法6
公司為進(jìn)一步規(guī)范銷(xiāo)售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種來(lái)往合同、協(xié)議、訂單、確認(rèn)書(shū)、價(jià)格變動(dòng)函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內(nèi)貿(mào)、外貿(mào)）。
二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，收取相應(yīng)客戶(hù)的資質(zhì)、往來(lái)的調(diào)查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。
三、合同檔案管理原則
1、公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的.采購(gòu)、銷(xiāo)售均須訂立合同。
2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷(xiāo)售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3、銷(xiāo)售部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有銷(xiāo)售業(yè)務(wù)合同文檔。
四、合同章管理原則
1、公司統(tǒng)一發(fā)放合同章，屬銷(xiāo)售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷(xiāo)售部。
2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。
3、各業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)
人員用章時(shí)應(yīng)填寫(xiě)用章登記表，并附上用章的文本原件或復(fù)印件，交由銷(xiāo)售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時(shí)，須辦借用手續(xù)，使用完畢后即行交回。
四、合同文檔的管理要求
1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號(hào)”規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。
2、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理并追究相關(guān)人員責(zé)任。
3、合同管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的登計(jì)、監(jiān)督工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。
4、合同檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檢索工具，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。
5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)，合同原件無(wú)特殊情況不得外借。
五、附則
1、本制度自審批通過(guò)之日起實(shí)施。
2、本制度由銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)解釋。
六、附件
《合同檔案登記表》
檔案管理辦法7
為加強(qiáng)我局干部人事檔案管理工作，提高檔案業(yè)務(wù)科學(xué)管理水平，有效地保護(hù)和利用干部人事檔案，更好地為干部工作服務(wù)，根據(jù)《出入境檢驗(yàn)檢疫系統(tǒng)干部人事檔案管理辦法》，結(jié)合我局實(shí)際情況，制定本辦法。
一、我局干部人事檔案工作由人事科負(fù)責(zé)，管理人員必須是政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的中共正式黨員。
二、干部人事檔案管理部門(mén)的主要職責(zé)：
（一）保管干部人事檔案，積累檔案材料：
�。ǘ┦占�、鑒別和整理干部人事檔案材料：
（三）辦理干部人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞：
�。ㄋ模┑怯浉刹柯殑�(wù)、工資變動(dòng)情況：
�。ㄎ澹橛嘘P(guān)部門(mén)提供干部情況：
（六）做好干部人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作：
�。ㄆ撸┱{(diào)查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)：
（八）推廣、應(yīng)用干部人事檔案現(xiàn)代化建設(shè)管理技術(shù)：
�。ň牛┺k理其他有關(guān)事項(xiàng)。
三、干部人事檔案的內(nèi)容和分類(lèi)
干部人事檔案是出入境檢驗(yàn)檢疫系統(tǒng)人事部門(mén)按照相館黨的干部政策，在培養(yǎng)、選撥和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選撥使用干部的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。
其內(nèi)容和分類(lèi)如下：
第一類(lèi)履歷材料
第二類(lèi)自傳材料
第三類(lèi)鑒定、考核、考察材料
第四類(lèi)學(xué)歷和評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)、審批材料等）
第五類(lèi)政治歷史情況的審查材料：
第六類(lèi)參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料：
第七類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)材料（包括表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的有關(guān)材料）
第八類(lèi)處分材料（包括紀(jì)律檢查、監(jiān)察、法院和行政管理等部門(mén)工作中形成的有關(guān)材料）
第九類(lèi)錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退（離）休、退職材料及參加各種代表會(huì)的代表登記表等材料：
第十類(lèi)其他可供組織上參考的材料。
四、干部檔案管理范圍應(yīng)與干部管理范圍相一致。其保管范圍如下：
�。ㄒ唬└刹浚ǹ萍�(jí)以下）檔案正本，由本局保管，副處級(jí)以上干部建立檔案副本。
（二）干部辭職、退職、自動(dòng)離職、被辭退（解聘）后，未就業(yè)的，其檔案仍由本局保管；另就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)的組織、人事部門(mén)保管，不具備保管條件的，裝人事部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心保管。
（三）干部被開(kāi)除公職后，未就業(yè)的，其檔案由本局保管；另就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)的人事部門(mén)保管。凡通過(guò)勞動(dòng)部門(mén)就業(yè)的，其檔案由有關(guān)的勞動(dòng)部門(mén)保管。
�。ㄋ模└刹砍鰢�(guó)不歸、失蹤、逃亡以后，其檔案由本局保管。
�。ㄎ澹└刹克劳鲆院�，按照《干部檔案工作條例》規(guī)定保管：
�。└刹客耍x）休以后，檔案仍由本局保管。
五、干部檔案的收集、臨別及歸檔按規(guī)定執(zhí)行。收集的材料必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒別。歸檔材料應(yīng)真實(shí)、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案。歸檔材料均按《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷，做到認(rèn)真鑒別，分類(lèi)準(zhǔn)確，編排有序、編號(hào)、目錄清楚，裝訂整齊。
六、干部檔案應(yīng)統(tǒng)一按國(guó)家檔案案卷標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格制作。檔案材料按時(shí)間、內(nèi)容、層次不同排序。編號(hào)歸檔材料統(tǒng)一保管，設(shè)專(zhuān)用庫(kù)房，按《庫(kù)房管理制度》做好管理工作。
七、干部檔案的保管原則應(yīng)是安全保密、便于查找，建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人的'檔案。對(duì)利用檔案材料營(yíng)私舞弊的，應(yīng)視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理。對(duì)違反《檔案法》、《保密法》的，要依法處理。
八、因工作需要查閱和借用干部檔案，須遵守下列規(guī)定：
�。ㄒ唬┎殚唵挝粦�(yīng)填寫(xiě)《查閱干部人事檔案審批表》，按照查閱干部人事檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。不得憑借調(diào)查證明材料介紹信查閱干部人事檔案：
�。ǘ┤耸驴茟�(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提供什么材料：
�。ㄈ┓膊殚喐刹咳耸聶n案，利用單位應(yīng)派中共黨員到人事科查閱：
�。ㄋ模n案一般不外借。對(duì)必須借出使用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期借還，不得轉(zhuǎn)借他人：
�。ㄎ澹┤魏蝹�(gè)人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案：
�。┎殚啓n案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者按有關(guān)規(guī)定給予處分以致追究刑事責(zé)任。
�。ㄆ撸┙栌�、查閱檔案的單位和個(gè)人，不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，獲準(zhǔn)后才能復(fù)制（拍攝）。復(fù)制的材料必須加蓋公章，否則無(wú)效。
九、干部調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)后應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給新的單位。轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
�。ㄒ唬└刹咳耸聶n案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專(zhuān)人送取，不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶；
�。ǘ┺D(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出：
（三）轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封：
（四）收到的檔案，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章立即返回。逾期一個(gè)月未返回，應(yīng)催問(wèn)，以防丟失。
檔案管理辦法8
第一條設(shè)立目的
為使電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范化，對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，為本公司經(jīng)營(yíng)與發(fā)展提供服務(wù)，特制訂本辦法。
第二條負(fù)責(zé)部門(mén)
電子文件的形成部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，由xxx部門(mén)進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。
第三條電子文件的收集與歸檔
一、電子文件的收集
1．收集方法
（1）及時(shí)按照要求制作備份。
�。�2）需在登記表中登記。
（3）登記表應(yīng)與備份一同保存。
（4）登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。
�。�5）電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無(wú)紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件。
2．具體收集流程
（1）記錄了重要文件的主要修改過(guò)程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門(mén)已開(kāi)始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的'草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，由xxx確定是否保留。
（2）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
（3）在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)等硬拷貝件保留。
�。�4）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性；用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。
�。�5）用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性，以及易修改性等問(wèn)題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。
�。�6）用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其相關(guān)軟件。
二、電子文件的歸檔
1．電子文件的整理
電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中；應(yīng)制成相應(yīng)電子文件目錄；歸檔電子文件應(yīng)填寫(xiě)登記表。
2．電子文件的歸檔
�。�1）歸檔時(shí)間
邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。
（2）歸檔檢測(cè)與鑒定
在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括：硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進(jìn)行有效性和完整性的鑒定。
（3）歸檔過(guò)程
A把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。
B存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)編號(hào)、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。
C將相應(yīng)的電子文件目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
3．其他注意事項(xiàng)
�。�1）應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔類(lèi)型、相關(guān)軟件、版本、保存期限、檢測(cè)數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。
�。�2）歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。
�。�3）具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。
第四條電子檔案的管理
電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至部門(mén)檔案管理人員保管。其須遵循以下流程：
1．電子文件檢驗(yàn)
歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到xxx％。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的xxx％合格率應(yīng)達(dá)到x％。具體檢驗(yàn)項(xiàng)目包括載體有劃痕，是否清潔；有無(wú)病毒；核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)；核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。將檢驗(yàn)結(jié)果填入電子檔案入庫(kù)登記表。檢驗(yàn)有錯(cuò)的，應(yīng)及時(shí)將錯(cuò)誤信息反饋部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，并重新制作。
2．電子文件保管
電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。
�。�1）歸檔載體不得擦、劃、涂等。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。
�。�2）環(huán)境溫度選定范圍：℃—xxxxx℃；相對(duì)濕度選定范圍：xx％—xx％。
�。�3）存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。
3．電子文件抽樣檢查
每滿(mǎn)xx年，對(duì)電子檔案的形成和管理設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。每滿(mǎn)xx年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于xxx％，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。定期檢驗(yàn)結(jié)果，應(yīng)填入電子檔案管理登記表。
4．電子文件的利用
利用時(shí)使用拷貝件，要遵守保密規(guī)定。利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。
5．電子文件的銷(xiāo)毀
電子檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷(xiāo)毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，須連同存儲(chǔ)載體一起銷(xiāo)毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
第五條附則
本辦法經(jīng)xxx核準(zhǔn)后實(shí)施，增設(shè)修訂亦同。
本辦法最終解釋權(quán)歸本公司。
檔案管理辦法9
第一章 總則
第一條為加強(qiáng)檔案管理，保護(hù)和利用檔案信息資源，為本所各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《檔案法》以及國(guó)家檔案管理部門(mén)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所實(shí)際，制定本辦法。
第二條本辦法所稱(chēng)檔案，是指本所從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條本所的各種檔案是本所開(kāi)展各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄，也是國(guó)家的寶貴財(cái)富，必須集中統(tǒng)一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。
第四條本辦法適用于本所各部門(mén)檔案管理工作，各部門(mén)及個(gè)人均應(yīng)遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條本所檔案管理采用檔案室、立卷部門(mén)、檔案管理員三級(jí)管理體制。
檔案室隸屬所辦公室，檔案室負(fù)責(zé)對(duì)全所檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督指導(dǎo)。
本所各部門(mén)均為檔案立卷部門(mén)，其中所辦公室、機(jī)關(guān)黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處為基本立卷部門(mén)。
檔案管理員由專(zhuān)、兼職檔案員組成。檔案室配備專(zhuān)職檔案員1名，各部門(mén)設(shè)兼職檔案員1名。
第六條檔案室工作列入年度工作計(jì)劃和總結(jié)，由行政副所長(zhǎng)分管。
第七條檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、書(shū)稿檔案（含出版物）等。
第八條專(zhuān)職檔案員必須具備中專(zhuān)以上文化，受過(guò)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，并獲得助理館員及其相應(yīng)職務(wù)以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)。全所檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并接受檔案管理培訓(xùn)。
第三章檔案管理
第九條各部門(mén)應(yīng)遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類(lèi)方案開(kāi)展檔案立卷工作，并保證檔案的安全。
第十條各部門(mén)及職工在工作中形成的文件材料，按照文書(shū)處理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和課題組立卷歸檔的規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并移交本所檔案室集中管理，不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷(xiāo)毀檔案。
第十一條檔案立卷工作應(yīng)列入各部門(mén)職責(zé)范圍和職工崗位職責(zé)，各部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第十二條各部門(mén)應(yīng)按下列標(biāo)準(zhǔn)組卷，保證案卷質(zhì)量。
�。ㄒ唬w檔的文件材料齊全完整。
�。ǘ┌凑毡舅鶛n案分類(lèi)要求，對(duì)立卷歸檔材料進(jìn)行分類(lèi)。
�。ㄈ┙M卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用，確保管理期限準(zhǔn)確。備考表應(yīng)有立卷人、簽字人簽字。
（四）案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份，并具備責(zé)任者、內(nèi)容、文件名稱(chēng)“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫(xiě)，字跡工整清晰。
（五）卷內(nèi)文件排列有序，按文件形成的時(shí)間或重要程度排列，卷內(nèi)目錄填寫(xiě)正確，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)無(wú)誤。
�。┌妇硌b訂牢固，整齊美觀，案卷中無(wú)金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。
�。ㄆ撸┚幹瓢妇砟夸�、全引目錄，并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。
第十三條按照規(guī)定要求和時(shí)間，將檔案編錄入庫(kù)。
（一）各部門(mén)應(yīng)在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫(kù)工作。
（二）保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門(mén)應(yīng)將各類(lèi)檔案收集齊全，并編制案卷目錄、全引目錄，經(jīng)檢查無(wú)誤后，一次性向檔案室移交，并認(rèn)真填寫(xiě)移交清冊(cè)。
第四章檔案保護(hù)
第十四條檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的`分類(lèi)、加工、整理、排列上架，并進(jìn)行妥善保管。
第十五條所辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案室進(jìn)行維護(hù)，設(shè)置專(zhuān)用庫(kù)房，并保證有充足的檔案柜。
第十六條維護(hù)檔案安全，保證檔案庫(kù)房堅(jiān)固，安裝防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。
第十七條保證檔案庫(kù)房?jī)?nèi)清潔，無(wú)非檔案用品；檔案排列科學(xué)，整齊美觀，便于查找。
第五章檔案的統(tǒng)計(jì)和利用
第十八條檔案室應(yīng)根據(jù)管理工作需要，編制必要的目錄、專(zhuān)題卡片等檢索工具，編纂檔案文件匯編等參考資料，積極主動(dòng)地提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)，為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
第十九條檔案室應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度，設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄冊(cè)，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù)，向農(nóng)業(yè)部檔案部門(mén)報(bào)送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表》。
第二十條檔案的借閱，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。
本所各部門(mén)和職工個(gè)人借閱檔案應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表經(jīng)所辦公室主任同意，基建財(cái)務(wù)檔案借閱應(yīng)先經(jīng)計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)同意，科技檔案應(yīng)先經(jīng)檔案立卷部門(mén)、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長(zhǎng)同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案，不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改，借閱人要負(fù)責(zé)保密和保管，不準(zhǔn)攜帶檔案離開(kāi)檔案室，復(fù)制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。
第二十一條職工調(diào)動(dòng)工作，必須在歸還所借檔案后，方可調(diào)離；檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門(mén)應(yīng)健全和嚴(yán)格執(zhí)行此項(xiàng)制度。
第六章檔案的鑒定、銷(xiāo)毀和移交
第二十二條檔案室要定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀。鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé)，組織有關(guān)人員成立鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)寫(xiě)出鑒定報(bào)告，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
第二十三條銷(xiāo)毀檔案應(yīng)指定專(zhuān)門(mén)的監(jiān)銷(xiāo)人，以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)上簽字。
第二十四條機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案做出妥善處理。
�。ㄒ唬C(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)或合并時(shí)，其檔案應(yīng)向檔案室移交。沒(méi)有辦理完畢的文件材料，應(yīng)移交相應(yīng)部門(mén)繼續(xù)處理。
（二）批準(zhǔn)恢復(fù)或新成立的機(jī)構(gòu)，應(yīng)從正式行文批準(zhǔn)之日起單獨(dú)立卷、歸檔。
（三）各種臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)時(shí)，其檔案材料應(yīng)向有關(guān)部門(mén)或檔案室移交。
第七章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
第二十五條檔案室每年組織檔案考核工作，對(duì)本所各部門(mén)檔案工作進(jìn)行考核，并實(shí)行獎(jiǎng)懲。
�。ㄒ唬⿲�(duì)遵守本辦法，認(rèn)真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面成績(jī)突出，或在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的部門(mén)或個(gè)人，給予表彰。
（二）對(duì)違反本辦法，損毀、丟失檔案，或涂改、偽造、擅自抄錄、復(fù)印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規(guī)定歸檔，不按期移交檔案的部門(mén)或個(gè)人，視情節(jié)給予處罰。
�。ㄈ┻`反本辦法的部門(mén)，年度不能評(píng)為先進(jìn)集體；違反本辦法的個(gè)人不能評(píng)為先進(jìn)個(gè)人，年度考核不能評(píng)為優(yōu)秀或甲等。
第八章附則
第二十六條本辦法由所辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第二十七條本辦法自公布之日起施行，原有辦法同時(shí)廢止。
檔案管理辦法10
第一條為了加強(qiáng)對(duì)出租屋檔案的管理，有效地保護(hù)和利用出租屋檔案，實(shí)現(xiàn)出租屋檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，充分發(fā)揮出租屋檔案的作用，為城鎮(zhèn)管理、治安管理、社會(huì)穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《廣東省檔案管理規(guī)定》和市政府有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條本市行政區(qū)域內(nèi)的出租屋檔案管理適用于本辦法。
第三條本辦法所稱(chēng)的出租屋檔案，是指街道、鎮(zhèn)出租屋管理服務(wù)中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)服務(wù)中心）受各級(jí)行政管理部門(mén)委托，在從事出租屋管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
出租屋檔案是維護(hù)出租屋管理活動(dòng)歷史真實(shí)面貌的一個(gè)重要內(nèi)容，既是出租屋管理的專(zhuān)業(yè)檔案，也是國(guó)家檔案的組成部分。
第四條出租屋檔案工作是出租屋管理工作的組成部分，各級(jí)出租屋管理機(jī)構(gòu)都必須加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將其納入本單位工作計(jì)劃，統(tǒng)籌安排，同步管理。
第五條出租屋檔案工作由市出租屋管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室和市檔案行政管理部門(mén)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度；由各區(qū)、縣級(jí)市出租屋管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室、檔案行政管理部門(mén)和各級(jí)房地產(chǎn)主管部門(mén)分級(jí)負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)；服務(wù)中心依照本辦法管理檔案。
第六條街道辦事處、鎮(zhèn)政府要加強(qiáng)對(duì)出租屋檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管，服務(wù)中心要配備專(zhuān)（兼）職檔案工作人員。
檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，持證上崗
檔案工作人員調(diào)離，必須辦理檔案交接手續(xù)。
第七條出租屋檔案的收集、歸檔工作應(yīng)列入出租屋管理工作程序和計(jì)劃，納入有關(guān)部門(mén)和人員工作職責(zé)范圍，任何部門(mén)和個(gè)人均不得以任何借口拒絕歸檔或者據(jù)為已有。
第八條出租屋材料的歸檔范圍包括在各項(xiàng)出租屋管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存和利用價(jià)值的文件材料（具體范圍見(jiàn)附件1，具體整理方法和要求見(jiàn)附件2）。
第九條出租屋材料以服務(wù)中心為立檔單位，以“農(nóng)村及原城中村出租屋一棟一檔，城市出租屋一套一檔”為整理原則，所形成的材料分出租人材料和承租人材料兩部分歸檔，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。
第十條出租屋材料的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。出租屋合同一經(jīng)登記備案，就應(yīng)同時(shí)建檔；變更、修改、補(bǔ)充的文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔，確保出租屋檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
第十一條出租屋管理活動(dòng)中形成的非紙質(zhì)文件材料必須與紙質(zhì)文件材料同步歸檔。
第十二條歸檔文件材料必須書(shū)寫(xiě)工整，字跡清晰耐久，表格統(tǒng)一規(guī)范（A4紙），禁止使用鉛筆、圓珠筆等易褪色書(shū)寫(xiě)工具書(shū)寫(xiě)。
第十三條出租人、承租人材料目錄和出租屋檔案歸檔文件目錄的編制要統(tǒng)一規(guī)范。出租人、承租人材料目錄的編制見(jiàn)附件3和附件4，出租屋檔案歸檔文件目錄的編制見(jiàn)附件5。
第十四條服務(wù)中心必須按照《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法規(guī)及本辦法規(guī)定，建立科學(xué)的出租屋檔案的收集、整理、鑒定銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、保管、利用、保密等各項(xiàng)管理制度。
第十五條服務(wù)中心必須有存放檔案的.場(chǎng)所和箱柜，必須配備防盜、防潮、防蟲(chóng)、防火等安全保管設(shè)施，定期檢查檔案的保管狀況。
第十六條服務(wù)中心要逐步實(shí)現(xiàn)出租屋檔案的數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化管理，提高工作效率。
第十七條服務(wù)中心要認(rèn)真做好出租屋檔案的登記和統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案管理臺(tái)賬。確保檔案的安全有效利用，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱利用制度，不得擅自公開(kāi)出租屋信息。
第十八條銷(xiāo)毀檔案的鑒定工作，應(yīng)由服務(wù)中心與有關(guān)部門(mén)的人員共同組成鑒定小組（組長(zhǎng)由街道辦事處、鎮(zhèn)政府分管服務(wù)中心的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任），按規(guī)定對(duì)保管期已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定。凡經(jīng)鑒定小組確認(rèn)已失去保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)組長(zhǎng)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。
檔案銷(xiāo)毀時(shí)，必須由兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名。銷(xiāo)毀清冊(cè)由本單位長(zhǎng)期保存。
第十九條在出租屋檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)顯著的單位或個(gè)人，由有關(guān)主管部門(mén)或本單位給予獎(jiǎng)勵(lì)。
第二十條檔案工作人員、其他人員違反本辦法規(guī)定，濫用職權(quán)、玩忽職守造成出租屋檔案損毀、丟失或擅自公開(kāi)出租屋信息的，按《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《廣東省檔案管理規(guī)定》以及市政府有關(guān)規(guī)定予以處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。
第二十一條本辦法由市檔案局、市出租屋管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第二十二條本辦法自發(fā)布之日起施行。
檔案管理辦法11
(一)總則
第一條、為加強(qiáng)本公司的聲像檔案，特制定本辦法。
第二條、本公司的聲像檔案是指本公司各部門(mén)或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。
聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說(shuō)明兩部分組成。
第三條、聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
(二)聲像檔案資料的收集
第四條、收集范圍
1.反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料;
2.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料;
3.本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料。
4.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。
5.其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。
6.其它具有保存價(jià)值的聲像資料。
第五條、收集時(shí)間
1.聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門(mén)其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔;如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。
2.檔案部門(mén)應(yīng)隨時(shí)收集零散的具體保存價(jià)值的聲像資料。
第六條、收集要求
1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說(shuō)明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷(xiāo)，以防散失;
2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件;
3.聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。
第七條、聲像檔案資料的征集
1.檔案部門(mén)有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料;
2.在征集的聲像資料中，凡涉及國(guó)家和全國(guó)郵電部門(mén)重大事件的，應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報(bào)送目錄。
第八條、聲像檔案費(fèi)用的'報(bào)銷(xiāo)
本公司各部或個(gè)人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費(fèi)用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)給予核報(bào)費(fèi)用。
(三)聲像檔案的整理〖ht〗
第九條、聲像檔案的整理，包括分類(lèi)、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來(lái)，便于保管和利用。
第十條、聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門(mén)協(xié)助。
第十一條、分類(lèi)、編號(hào)
1.照片檔案按年代、問(wèn)題分類(lèi)。同屬一類(lèi)的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫(xiě)其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。格式：全宗號(hào)-流水號(hào)。
2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問(wèn)題分類(lèi)，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤(pán)的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤(pán)再依次編排序號(hào)。
3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)/(檔案形態(tài))檔號(hào)。
第十二條、保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱(chēng)、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。
第十三條、文字說(shuō)明的編寫(xiě)
1.文字說(shuō)明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
2.編寫(xiě)文字說(shuō)明的要求：
(1)準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全;
(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫(xiě)文字說(shuō)明。錄音帶、錄像帶、報(bào)像帶按案卷編寫(xiě)文字說(shuō)明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說(shuō)明：
(3)文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順;
(4)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。
第十四條、編制格式
1.照片編制采用橫寫(xiě)格式。其格式為照片/底片號(hào)-文字說(shuō)明-參見(jiàn)號(hào)-攝制時(shí)間-攝制者。
2.2.錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁(yè)。按要求逐項(xiàng)填寫(xiě)。
第十五條、案卷要求
1.將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。
2.卷內(nèi)目錄：
照片、底片以自然張為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄;
錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。
3.卷內(nèi)備考表，用于說(shuō)明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動(dòng)情況。
第十六條、編目
聲像檔案的著錄依照gb3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進(jìn)行。
(四)聲像檔案的保管
第十七條、聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。
第十八條、保管條件底片、膠片庫(kù)溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35%-45%;照片庫(kù)溫應(yīng)保持14-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%;錄音、錄像帶庫(kù)溫應(yīng)保持18-24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%。
第十九條、底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開(kāi)30奧斯特以上的磁場(chǎng)，磁場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm;存放磁帶最好不用鐵皮柜。
第二十條、對(duì)庫(kù)存的照片檔案，要兩年檢查一次。
第二十一條、歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷(xiāo)、抽出、清洗、消磁和涂改;銷(xiāo)毀聲像檔案必須經(jīng)過(guò)鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊(cè)。
第二十二條、建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。
(五)聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用
第二十三條、編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。
第二十四條、建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。
第二十五條、具有專(zhuān)利的聲像檔案，外單位利用時(shí)，應(yīng)按《中華人民共和國(guó)專(zhuān)利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專(zhuān)利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費(fèi)。
第二十六條、聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借;外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。
第二十七條、在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫(huà)冊(cè)、資料片等，積極開(kāi)發(fā)利用現(xiàn)在的聲像檔案
檔案管理辦法12
一、檔案分類(lèi)
在進(jìn)行檔案管理時(shí)首先需要進(jìn)行文件分類(lèi)，以便于對(duì)文件進(jìn)行整合和歸檔。文件分類(lèi)可以按照文件種類(lèi)、文件主題、文檔流程等方面進(jìn)行分類(lèi)，以便于查找和使用。文件分類(lèi)可以按照文號(hào)、分類(lèi)號(hào)、管理號(hào)、日期等規(guī)范進(jìn)行標(biāo)注，并在檔案文件出現(xiàn)之后進(jìn)行逐級(jí)審核確認(rèn)。
二、文件歸檔
文件歸檔是指對(duì)文件進(jìn)行安排和保存的過(guò)程。歸檔需要對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)標(biāo)記，同時(shí)還需對(duì)文件進(jìn)行檢查核對(duì)，確保其正確性和完整性，然后將其存放到合適的位置，并制定文件保管制度。對(duì)于重要資料需要采取多種措施，避免遺失和散落，如安裝密封門(mén)、定期檢查、嚴(yán)格管控等。
三、文件借閱
文件借閱可以按照檔案管理制度規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行借閱或者復(fù)制。借閱前需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批，確保借閱人員合適，并制定借閱的期限和方式。對(duì)于重要文件和密件文件需要采取更加嚴(yán)格的措施，如制定長(zhǎng)效保密制度、設(shè)立訪客角色、安裝視頻監(jiān)控等，以保持機(jī)密資料的安全和完整。
四、文件銷(xiāo)毀
文件銷(xiāo)毀是指將已經(jīng)歸檔的`文件達(dá)到存續(xù)期限，或由于其他原因無(wú)需繼續(xù)保存的文件進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前需要進(jìn)行文件檢索和審批，并制定銷(xiāo)毀方案，確定銷(xiāo)毀的時(shí)間和方式。銷(xiāo)毀的方式可以采取物理銷(xiāo)毀或者數(shù)字銷(xiāo)毀。
五、文件備份
文件備份是指對(duì)重要文獻(xiàn)和資料進(jìn)行備份以避免數(shù)據(jù)遺失或者損壞。數(shù)據(jù)備份最好有定時(shí)備份和定點(diǎn)備份兩種方式，避免備份的重復(fù)和占用過(guò)多的硬盤(pán)空間。同時(shí)備份應(yīng)在不同的地方存儲(chǔ)，以便于很快地找到并恢復(fù)數(shù)據(jù)。
在實(shí)踐的過(guò)程中，檔案管理需要我們嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，方案合理。我們也需要不斷地補(bǔ)充完善檔案管理制度，在有效防止數(shù)據(jù)遭受侵犯的前提下，達(dá)到了檔案管理的目標(biāo)。
檔案管理辦法13
1、目的:
會(huì)計(jì)檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度，現(xiàn)根據(jù)<中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法>和<中華人民共和國(guó)檔案法>的規(guī)定，制定本辦法。
2、適用范圍:
本規(guī)定適用于公司及分子公司。
3、會(huì)計(jì)檔案管理體系
3、1公司檔案室、財(cái)務(wù)部及各獨(dú)立核算單位檔案室應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案。
3、2公司總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
3、3各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
4、會(huì)計(jì)檔案范圍
4、1會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
4、2會(huì)計(jì)憑證類(lèi):原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。
4、3會(huì)計(jì)帳薄類(lèi):總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄，其他會(huì)計(jì)帳薄。
4、4財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi):月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明和其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
4、5財(cái)會(huì)電算化檔案:主要是存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的磁盤(pán)或光盤(pán)及其它存儲(chǔ)介質(zhì)，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其它會(huì)計(jì)資料。
4、6其他類(lèi):銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單，物資盤(pán)存表，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等。
5、各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
5、1當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿(mǎn)之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
5、2移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
6、會(huì)計(jì)檔案不得自行借出。
6、1如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供會(huì)計(jì)資料的查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復(fù)印財(cái)會(huì)資料時(shí)，應(yīng)事前由公司總經(jīng)辦批準(zhǔn)。
6、2各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。
7、會(huì)計(jì)檔案的保管期
7、1分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、20xx年、20xx年、20xx年5類(lèi)(會(huì)計(jì)檔案保管期限表附后)。
7、2會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
7、3本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
7、4各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱(chēng)如有同本辦法附表所列檔案名稱(chēng)不相符的，可以比照類(lèi)似的保管期限辦理。
8、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀
8、1保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法規(guī)定不得銷(xiāo)毀的情形外，可以按照以下程序銷(xiāo)毀:
8、1、1由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容;
8、1、2單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn);
8、1、3銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo);
8、1、4監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案;銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
8、2保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
8、3正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀。
9、會(huì)計(jì)檔案的管理
9、1采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
9、2單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管公司或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的，從其規(guī)定。
9、3單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立后原機(jī)構(gòu)代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9、4單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9、5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
9、6在建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9、7單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的`，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。
9、7、1移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容;
9、7、2交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。
9、8預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書(shū)檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
10、附則:
10、1本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
10、2本制度施行后，凡既有的類(lèi)似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
10、3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。
辦公室檔案管理辦法2
1.文書(shū)檔案管理。文書(shū)檔案包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)來(lái)文、學(xué)校發(fā)文，包括各種通知、決定、批復(fù)、下達(dá)的計(jì)劃等;本館制定的規(guī)章制度、規(guī)則、細(xì)則、辦法、公約等，對(duì)此類(lèi)檔案資料的管理做到：
1)凡應(yīng)歸檔的資料、文件，應(yīng)在工作告一段落后，及時(shí)整理原始資料分類(lèi)歸檔。
2)對(duì)上級(jí)下發(fā)的有關(guān)文件，館領(lǐng)導(dǎo)閱后，及時(shí)收回歸檔并做好登記，存放辦公室備查。
3)對(duì)所保管的文件，應(yīng)定期清點(diǎn)，凡與本館有關(guān)的備查文件原件歸檔，副件保留。
4)年底按檔案類(lèi)別整理、裝訂成冊(cè)，建立目錄，存放辦公室備查。
2.業(yè)務(wù)檔案的管理。業(yè)務(wù)檔案包括日常業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計(jì)、工作計(jì)劃、專(zhuān)題規(guī)劃、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)報(bào)表、文獻(xiàn)采購(gòu)留存、館長(zhǎng)辦公會(huì)及館務(wù)會(huì)議紀(jì)要、圖書(shū)館大事等。對(duì)此類(lèi)檔案資料的管理應(yīng)做到：
1)各部室做好工作統(tǒng)計(jì)，每月上報(bào)辦公室歸檔。
2)業(yè)務(wù)報(bào)表，要留底歸檔存查。
3)工作計(jì)劃、專(zhuān)題規(guī)劃、工作總結(jié)、采購(gòu)留存、館長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要等，要及時(shí)分類(lèi)歸檔。
4)年底按業(yè)務(wù)類(lèi)別整理、裝訂成冊(cè)，建立目錄，存放辦公室備查。
3.人事檔案的管理。人事檔案包括圖書(shū)館職工的基本情況、科研情況、考核、獎(jiǎng)勵(lì)情況、先進(jìn)模范典型材料等。對(duì)此類(lèi)檔案的管理做到：
1)掌握本館職工的學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、年齡、業(yè)務(wù)、職稱(chēng)、工作履歷等基本情況，對(duì)調(diào)入、調(diào)出及離退休人員及時(shí)填寫(xiě)登記簿，建全人事檔案及跟蹤管理。
2)及時(shí)準(zhǔn)確記錄本館各業(yè)務(wù)部門(mén)人員的調(diào)動(dòng)情況及知識(shí)結(jié)構(gòu)，年齡層次、職稱(chēng)結(jié)構(gòu)情況。
3)及時(shí)做好職工的考勤、考核、獎(jiǎng)勵(lì)與處分情況的記錄，要?dú)w檔存留備查。
檔案管理辦法14
檔案管理辦法是指對(duì)企業(yè)、政府、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、個(gè)人等各類(lèi)機(jī)構(gòu)的檔案進(jìn)行合理、規(guī)范的管理和利用的一系列制度和規(guī)定。檔案管理辦法的目的在于保證檔案的安全性、完整性和準(zhǔn)確性，以便日后對(duì)這些檔案進(jìn)行查閱、審定、調(diào)查和研究。下面將從檔案管理辦法的幾個(gè)方面進(jìn)行詳細(xì)介紹。
一、檔案管理的基本原則
1、原則性：檔案管理應(yīng)遵循法律、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并符合檔案管理的相關(guān)政策。
2、綜合性：檔案管理應(yīng)兼顧檔案的保管、利用、傳承和開(kāi)放等方面，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面性和多層面性。
3、規(guī)范性：檔案管理應(yīng)規(guī)范檔案的獲得、整理、分類(lèi)、應(yīng)用、保存和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)，確保檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性。
4、公開(kāi)性：檔案管理應(yīng)促進(jìn)檔案信息的公開(kāi)、透明，方便公眾的查閱和知悉，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享性和普及化。
二、檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容
1、檔案獲�。韩@取原始檔案是檔案管理的第一步，要獲得的信息包括機(jī)構(gòu)、團(tuán)體、人員的背景資料、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化指數(shù)和管理活動(dòng)方案等。
2、檔案整理：檔案管理單位應(yīng)將檔案按照類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，依據(jù)檔案類(lèi)型的機(jī)密級(jí)別分別進(jìn)行登記和歸檔，并開(kāi)展檔案的庫(kù)房管理。任何檔案的修改、調(diào)整、清除等操作都要在檔案管理系統(tǒng)的規(guī)定下進(jìn)行。
3、檔案保存：合理的檔案保存方案可以增加檔案資料的生命力和可靠性。檔案保存方案應(yīng)根據(jù)檔案的機(jī)密性等級(jí)、檔案類(lèi)型、保存年限、保管環(huán)境、檔案清理、突發(fā)事故等因素合理制定。
4、檔案利用：檔案管理的核心內(nèi)容就在于檔案的`利用，通過(guò)檔案利用可以推進(jìn)管理活動(dòng)、研究、創(chuàng)造、發(fā)展。根據(jù)各類(lèi)檔案的類(lèi)別、機(jī)密級(jí)別，檔案管理人員應(yīng)適時(shí)地為研究人員或參與者提供檔案的相關(guān)資料。
5、檔案銷(xiāo)毀：檔案管理單位在執(zhí)行檔案銷(xiāo)毀前，需要詳細(xì)查閱并掌握銷(xiāo)毀標(biāo)準(zhǔn)，仔細(xì)審核需銷(xiāo)毀的檔案，明確銷(xiāo)毀原因、年限、標(biāo)準(zhǔn)等信息，并嚴(yán)格依據(jù)批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀程序和規(guī)章制度執(zhí)行銷(xiāo)毀。
三、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和流程
1、籌備階段：策劃、審核檔案管理制度、招聘人員。
2、實(shí)施階段：獲得檔案、整理、保存、利用等。
3、評(píng)估和改進(jìn)階段：定期評(píng)估檔案管理制度的合理性和實(shí)施效果，制定改進(jìn)方案。
四、檔案管理需注意的問(wèn)題
1、相應(yīng)資金，在檔案管理過(guò)程中需要適當(dāng)安排相關(guān)的資金，具體包括人員培訓(xùn)、檔案保存設(shè)施的建設(shè)維護(hù)、檔案整理、檔案庫(kù)房的裝修等方面。
2、人才梯隊(duì)建設(shè)，需要建立齊全的檔案管理隊(duì)伍，把零散人員及部門(mén)資源整合起來(lái)強(qiáng)化整體開(kāi)展檔案管理，使用各項(xiàng)技能和知識(shí)降低檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。
3、檔案保存設(shè)施的建設(shè)，檔案管理單位需要設(shè)計(jì)大型、安全、適用的可響應(yīng)地震、火災(zāi)等突發(fā)事件的設(shè)施，同時(shí)還要日常維護(hù)設(shè)施的安全和衛(wèi)生。
通過(guò)以上介紹可以了解，檔案管理辦法是適用于各個(gè)單位的重要制度和規(guī)定，遵循檔案管理辦法相應(yīng)的規(guī)定和原則流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面性、規(guī)范性和科技性。此外，檔案管理還需要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍和相關(guān)檔案保存設(shè)施的建設(shè)和維護(hù)，規(guī)范檔案的保存、利用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全、便捷和高效性。
檔案管理辦法15
一、總 則
為進(jìn)一步優(yōu)化XX有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）合同檔案管理，規(guī)范日常合同歸檔、查閱管理，特制訂本辦法。
二、適 用
本辦法適用于管理中心、各子公司、事業(yè)部合同歸檔、查閱相關(guān)事宜。
三、定 義
本辦法所稱(chēng)“合同”是指：在公司日常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中，對(duì)內(nèi)、對(duì)外訂立的不同性質(zhì)的協(xié)議、資料，包括但不限于以下文件：
3.1 人事類(lèi)：勞動(dòng)合同、競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議、保密協(xié)議、離職協(xié)議等。
3.2 經(jīng)營(yíng)類(lèi)：招投標(biāo)合同、合作協(xié)議、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)協(xié)議、投資協(xié)議、融資協(xié)議、保險(xiǎn)合同、租賃協(xié)議等。
3.3 購(gòu)銷(xiāo)類(lèi)：采購(gòu)合同、供貨合同及其補(bǔ)充協(xié)議等。
3.4 工程類(lèi)：項(xiàng)目建設(shè)合同、工程承包合同、承攬合同、維護(hù)保養(yǎng)合同等。
3.5 技術(shù)類(lèi)：技術(shù)開(kāi)發(fā)合同、技術(shù)服務(wù)合同、委托代理合同（資質(zhì)申報(bào)）、代理報(bào)關(guān)協(xié)議等。
3.6 訴訟類(lèi)：判決書(shū)、調(diào)解書(shū)、仲裁裁決、起訴狀、上訴狀等。
3.7 其他具備合同性質(zhì)的文件。
四、職 責(zé)
管理中心行政中心，各子公司、事業(yè)部印章審核員兼任合同檔案管理員，負(fù)責(zé)日常合同檔案管理工作。具體如下：
4.1 負(fù)責(zé)合同歸檔手續(xù)辦理、更新《合同檔案目錄》。
4.2 負(fù)責(zé)合同查閱手續(xù)辦理、維護(hù)《合同檔案查閱審批表》。
4.3 負(fù)責(zé)合同檔案存檔、整理、核對(duì)、登記、接交等日常性工作。
4.4 工作變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦妥移交手續(xù)，列出合同檔案移交清單。
4.5對(duì)管理中心各中心、子公司、事業(yè)部的合同檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。
4.6 其他合同檔案管理事宜。
五、歸 檔
5.1 合同經(jīng)我方加蓋印章后，合同檔案管理員應(yīng)跟蹤合同去向，監(jiān)督業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提交存檔已經(jīng)各方蓋章之終版合同。
5.2 經(jīng)辦人員提交存檔合同，合同檔案管理員于《合同檔案目錄》進(jìn)行更新錄入，經(jīng)辦人員于《合同檔案目錄》簽字確認(rèn)。合同檔案管理員應(yīng)于接收前對(duì)合同進(jìn)行相應(yīng)的核實(shí)工作，確認(rèn)對(duì)方是否已蓋章，是否漏頁(yè)、缺頁(yè)等。
5.3 合同檔案管理員將合同檔案存放于專(zhuān)用文件柜內(nèi)，注意防火防潮。存放時(shí)，遵循合同的形成規(guī)律和特點(diǎn)，分門(mén)別類(lèi)。
5.4 合同以原件或正本歸檔。特殊情況不能留存原件或正本的，應(yīng)將復(fù)印件或副本歸檔，并于《合同檔案目錄》注明原件或正本所在。
六、查 閱
6.1 需查閱合同檔案的人員，應(yīng)至合同檔案管理員處領(lǐng)取《合同檔案查閱審批表》，經(jīng)所在部門(mén)主管簽批后，方可進(jìn)行查閱。查閱地點(diǎn)限于公司辦公場(chǎng)所內(nèi)。
6.2 合同檔案不予外借、掃描，且查閱過(guò)程需由合同檔案管理員陪同監(jiān)督。如有復(fù)印必要，可進(jìn)行合同文件的`復(fù)印。
6.3 查閱或復(fù)印合同檔案時(shí)，應(yīng)確保合同檔案的完整性，不得擅自涂改、勾劃、裁剪、拼接、抽取、拆頁(yè)或損毀。
6.4 查閱涉及公司經(jīng)營(yíng)決策、發(fā)展規(guī)劃、訴訟文書(shū)、重要合同等重要的或應(yīng)予保密的或尚未依法定程序披露的合同須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
6.5查閱合同交還時(shí)，合同檔案管理員查須當(dāng)面核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
七、期 限
常規(guī)性合同檔案保管期限為三年，但涉及公司重大經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)和商業(yè)機(jī)密，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和業(yè)務(wù)發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的合同，則為永久保存。
八、處 罰
為了確保合同檔案的完整與安全，對(duì)于發(fā)生下列行為之一的人員，公司有權(quán)視情給予通報(bào)批評(píng)、適當(dāng)經(jīng)濟(jì)處罰或與其解除勞動(dòng)合同，構(gòu)成犯罪的則轉(zhuǎn)送司法機(jī)關(guān)嚴(yán)肅
8.1 損毀、丟失或者擅自銷(xiāo)毀公司合同檔案的；
8.2 擅自抄錄、復(fù)印、公布公司保密合同的；
8.3 擅自涂改、篡改、偽造、變?cè)旃竞贤瑱n案的；
8.4 違法違規(guī)出賣(mài)、倒賣(mài)公司合同檔案的；
8.5 合同檔案管理人員、經(jīng)手人員其他玩忽職守情形的。
九、其他
9.1 本辦法由行政中心負(fù)責(zé)制訂、解釋、及修改。
9.2 本辦法自公布之日起生效。 附件
1.《合同檔案目錄》
2.《合同檔案查閱審批表》
行政中心
年 月 日
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