會議管理辦法

會議管理辦法

第一章

總則

第一條

為改進工作作風，精簡會議，縮短會議時間，提高會議質(zhì)量，加強會議管理，根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所實際，制定本辦法。

第二條

會議的有效組織和管理是改善辦公秩序，及時傳遞、執(zhí)行和保存辦公信息，提高辦公效率的一種重要手段，本所各部門應重視對會議的組織和管理。

第三條

本辦法所指的會議，包括本所黨組會議、行政會議、所長辦公會議等例會，各職能部門、業(yè)務部門組織的全所性不定期工作會議，以及在重要來訪或外事活動過程中組織的全所性會議。

不包括本所及所屬各部門組織的各類專業(yè)技術(shù)培訓會議。

第四條

會議的管理部門為所辦公室，會議的具體會務工作由承辦部門協(xié)作安排。

第二章

會議召開原則

第五條

本所及各部門召開會議應遵循如下原則：

（一）精簡。大力壓縮會議，盡量縮短會議時間，減少與會人員。逐步利用現(xiàn)代網(wǎng)絡和通信傳播工具部署工作，能合并召開的會議盡可能合并召開。

（二）高效。召開會議應具備必要性，注重實效，主題鮮明，準備充分。

（三）務實。把工作重點放在科研、開發(fā)、管理和生產(chǎn)等重要部位，加強調(diào)研和督查，集中精力研究和解決實際問題，可采取現(xiàn)場辦公會議等形式，及時協(xié)調(diào)研究解決有關(guān)問題。

（四）節(jié)約。會議要厲行節(jié)約，凡涉及經(jīng)費開支的會議應嚴格按照有關(guān)廉政建設(shè)的各項規(guī)定執(zhí)行，嚴禁鋪張浪費。

第三章

會議安排

第六條

本所例行會議均列入例會制度，要求按照例行會議規(guī)定的時間、地點和內(nèi)容組織召開。

第七條

本所臨時組織的會議，涉及本所有關(guān)部門的，部門負責人應給予積極配合，保證會議所需材料、設(shè)備、器材、場地及時安排到位。

第八條

本所各部門組織的全所性不定期會議，均須經(jīng)分管所領(lǐng)導批準后，提前7天報送所辦公室列入會議計劃。所辦公室負責于每周星期五將全所各類會議統(tǒng)籌安排，編制會議安排表，印發(fā)到會議參加人員。

第九條

會議召集部門應做好會議準備工作，將會議主持者、議題、議程、與時間、地點安排報送所辦公室，由所辦公室統(tǒng)籌安排。

第十條

列入會議計劃的會議，如遇特殊情況需更改日期、地點或會議內(nèi)容時，會議召集部門應提前3天報送所辦公室調(diào)整會議計劃。未經(jīng)所辦公室同意，任何部門或個人不得隨意打亂或更改正常會議計劃。

第十一條

凡需要所領(lǐng)導參加的會議，召集部門應提前請示分管所領(lǐng)導，按分管所領(lǐng)導指示辦理。

第十二條

對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相近的幾個會議，所辦公室有權(quán)合并召開。對于準備不充分，或有重復性，或無多大作用的會議，所辦公室有權(quán)拒絕安排。

第十三條

不定期會議必須服從統(tǒng)一安排，各部門會議不應安排在全所例會同期召開，應堅持部門會議服從全所會議，局部服從整體的原則。

第四章

會議管理

第十四條

會議召集部門應做好充分的會前準備工作，擬定會議議程、準備會議材料、落實布置會場、做好報到簽到等工作。

第十五條

會議應有專人負責記錄和整理：所黨組會議由所人事勞資處負責記錄，行政會議、所長辦公會議由所辦公室主任負責記錄；各部門召集的全所性專業(yè)會議由各部門派專人負責記錄；全所性的行政事務會議由辦公室負責記錄；部門會議由各部門負責記錄。

第十六條

會議原始記錄應由會議主持人和主要與會人員簽字認可。

第十七條

會議形成決議或決定事項需要所屬各部門組織職工學習、貫徹、執(zhí)行或全所職工知曉的，可編制會議紀要，及時印發(fā)各部門。

第十八條

會議材料的歸檔：各級會議的文件資料、會議記錄、紀要、簡報、照片、錄像、領(lǐng)導講話和題詞等均應及時整理，按時歸檔。

第五條

會議紀律

第十九條

與會人員應遵守如下紀律：

（一）與會人員必須按會議通知時間準時到會，無特殊情況不得遲到、早退或缺席，會議期間應將手機和傳呼機打到振動方式（有特殊要求的會前另行通知）。

（二）會議須限時召開，無特殊情況應按時結(jié)束。發(fā)言應確定時間，緊扣主題，簡明扼要，嚴禁偏離主題，延誤會議進程。

（三）會議內(nèi)容如有保密事項，與會人員必須嚴格遵守保密紀律。

第六章

附則

第二十條

本辦法自XX年3月1日起實行。原規(guī)定同時廢止。

第二十一條

本辦法由所辦公室負責解釋。

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