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公司會(huì)議管理制度 -制度

時(shí)間:2018-12-31 12:00:00 制度 我要投稿

公司會(huì)議管理制度 -制度

會(huì)議管理制度

1、目    :為規(guī)范公司會(huì)議管理,提高會(huì)議質(zhì)量,降低會(huì)議成本,特制定本制度,

公司會(huì)議管理制度

。

2、適用范圍:本制度適用于廣州市百利文儀實(shí)業(yè)有限公司廣州總部會(huì)議管理。

3、管理權(quán)責(zé):

3.1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。

3.2 會(huì)議提擬人或主辦部門(含各中心/部門)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作,并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰。

3.3 會(huì)議的審批權(quán)限詳見“5.1會(huì)議提擬與審批”。

4、會(huì)議分類:

5、管理內(nèi)容:

5.1 會(huì)議提擬與審批。

5.1.1 公司月度例會(huì)無(wú)須提擬和審批。

5.1.2 公司臨時(shí)行政會(huì)議、公司年度例會(huì)由集團(tuán)總經(jīng)理直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負(fù)責(zé)人提擬、集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5.1.3 部門會(huì)議由各部門自行安排,但會(huì)議時(shí)間、參加人等,不得與公司會(huì)議沖突。其中,中心/部門會(huì)議屬非例會(huì)性質(zhì)且需另行核給專項(xiàng)費(fèi)用的,應(yīng)向上一級(jí)主管部門報(bào)批同意;屬例會(huì)性質(zhì)的,由本中心另行提擬方案呈報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

5.2 會(huì)議計(jì)劃與統(tǒng)籌。

5.2.1 每月28日前,總經(jīng)辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計(jì)劃召開的臨時(shí)行政會(huì)議,統(tǒng)一報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理審批后,匯同公司月例會(huì)編制《月度會(huì)議計(jì)劃》,于月底前發(fā)放至各部門負(fù)責(zé)人。

5.2.2 凡總經(jīng)辦已列入計(jì)劃的會(huì)議,如需改期,或遇特殊情況需安排新的.臨時(shí)行政會(huì)議時(shí),會(huì)議召集部門應(yīng)提前2天完成會(huì)議提擬和報(bào)批手續(xù),并報(bào)請(qǐng)總經(jīng)辦調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意,任何人不得隨意打亂正常會(huì)議計(jì)劃。

5.2.3 會(huì)議安排的原則為:小會(huì)服從大會(huì),局部服從整體,臨時(shí)會(huì)議服從例會(huì)。各類會(huì)議的優(yōu)先順序?yàn)椋汗纠龝?huì)、公司臨時(shí)行政會(huì)議、部門會(huì)議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會(huì)議不受此限。

5. 3 會(huì)議準(zhǔn)備。

5.3.1 會(huì)議通知遵照以下規(guī)定:

1、已列入月度會(huì)議計(jì)劃表的會(huì)議,月中無(wú)調(diào)整的,不再另行通知,由中心/部門按計(jì)劃表直接通知與會(huì)人;

2、屬下列情況之一者,按“誰(shuí)提擬,誰(shuí)通知”的原則進(jìn)行會(huì)議通知:

(1)未列入月度會(huì)議計(jì)劃而臨時(shí)提擬的會(huì)議;

(2)雖然已列入月度會(huì)議計(jì)劃,但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說明;

(3)其它提擬人認(rèn)為應(yīng)另行通知的情況,

制度

公司會(huì)議管理制度》(http://www.stanzs.com)。

3、會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上,通知對(duì)象為與會(huì)人、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門;

4、會(huì)議通知形式一般為電話通知。但需對(duì)會(huì)議議題、需準(zhǔn)備的會(huì)議資料、會(huì)務(wù)安排等作特別說明的會(huì)議,應(yīng)以會(huì)議通知單進(jìn)行書面通知;涉及多個(gè)部門和參加人數(shù)眾多的大型會(huì)議,主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會(huì)議計(jì)劃通知相關(guān)部門。

5.3.2 會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定:

1、會(huì)議提擬部門應(yīng)提前做好會(huì)議資料(如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等)準(zhǔn)備的組織工作;

2、會(huì)務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作,如落實(shí)會(huì)場(chǎng),布置會(huì)場(chǎng),備好座位、會(huì)議器材、茶具茶水等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等;

3、公司總部召開的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負(fù)責(zé)。

4、部門在總部召開的會(huì)議需用公共會(huì)場(chǎng)的,應(yīng)向會(huì)議室管理部門(人力資源部)書面提出,由會(huì)議室管理部門(人力資源部)統(tǒng)籌安排。

5.4 會(huì)議組織。

5.4.1 會(huì)議組織遵照“誰(shuí)提擬,誰(shuí)組織”的原則。

5.4.2 會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定:

1、主持人應(yīng)不遲于會(huì)前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng),檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況,做好會(huì)前準(zhǔn)備。

2、主持人一般應(yīng)于會(huì)議開始后,將會(huì)議的議題、議程、須解決問題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等,進(jìn)行必要的說明。

3、會(huì)議進(jìn)行中,主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況,對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制,并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言,以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。

4、屬討論、決策性議題的會(huì)議,主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對(duì)須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述,適時(shí)提交與會(huì)人表明意見;對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。

5、主持人應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施人(部門)、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人明確。

5.4.3 與會(huì)人須遵守以下規(guī)定:

1、應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì),并在《會(huì)議簽到表》(詳見附件3)上簽到。

2、會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅,緊扣議題。

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