計劃文書的特點和寫法
計劃文書,是對未來一定時期內(nèi)的工作目標、任務(wù)、措施和實現(xiàn)步驟等而作出的預(yù)測和設(shè)想,并把這些設(shè)想寫成系統(tǒng)化、條理化的書面材料。這類文書雖未列為國家正式公文,但黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位及其他各種組織經(jīng)常用到,使用的頻率較高。
一、計劃文書的種類與作用
計劃一類的文書,有計劃、規(guī)劃、方案、綱要、要點、打算、設(shè)想、預(yù)測和意見等,這些文種的內(nèi)容都是寫的未來,即還沒有發(fā)生或?qū)⒁l(fā)生的東西。但是,它們之間有范圍、時間、粗細、遠近等方面的差別。一般地說,規(guī)劃、綱要的時間跨度大、范圍廣,帶有全面性和長期性;方案、預(yù)測的時間跨度小,多指專項工作,思考得較細;計劃的時間有長有短,內(nèi)容可全面可單項,如五年計劃、年度計劃、季度和月度計劃,其內(nèi)容有國民經(jīng)濟發(fā)展計劃、工業(yè)生產(chǎn)計劃、教育工作計劃等;設(shè)想、打算屬于初步的或非正式的東西,設(shè)想的時間較長,打算的時間較短,思考不很周密,帶有粗線條的想法。因此,作者可以根據(jù)內(nèi)容、時間、重要程度等多種要求,確定選用哪一個文種。例如,考慮未來的十年可用規(guī)劃,考慮未來的三、五年可用計劃、考慮近期的要做的某項工作可用方案、意見、打算等。
計劃文書在工作中有著很重要的作用:一是可以明確奮斗的目標和方向;二是對人們的行為可以作指導(dǎo)性的規(guī)范;三是可以激勵人們的熱情和斗志。
二、計劃文書的.基本特點
寫計劃一類的文書,必須了解其基本特點:
1、超前性。做任何工作都要有超前思想,而寫計劃文書這一點尤為突出。因為,規(guī)劃、計劃必須事前制定,所以,在制定規(guī)劃、計劃前,必須有超前思想,才使規(guī)劃、計劃立于不敗之地。
2、創(chuàng)新性。不論是中、長期計劃,還是近期計劃,其內(nèi)容都要有新意。如果每年的計劃都是老套套,那么這個計劃可以不要。對一個地區(qū)來說,在發(fā)展的規(guī)劃、計劃中,要有新項目、新指標、新措施、新的增長點。否則,這個地區(qū)的經(jīng)濟建設(shè)望洋興嘆能前進,甚至倒退。對一個企業(yè)來說,在發(fā)展的規(guī)劃、計劃中,要有新產(chǎn)品、新技術(shù)、新的經(jīng)營戰(zhàn)略,否則,這個企業(yè)不僅不能發(fā)展,而且連生存也難以為繼。所以,寫計劃文書一定要堅持創(chuàng)新精神。
3、指導(dǎo)性。規(guī)劃、計劃、方案等經(jīng)過上級機關(guān)審批以后,就具有權(quán)威性。它既是行動的方向,又是指導(dǎo)工作的根據(jù)。所以,寫計劃文書前一定要認真調(diào)查研究,落筆慎重,防止失誤。
4、客觀性。計劃文書雖然是人們主觀意志對未來的設(shè)想,但是,這種思想并不是幻想,或者胡思亂想,而是有依據(jù)、有實現(xiàn)可能的設(shè)想,符合客觀事物發(fā)展的規(guī)律。一般地說,在寫規(guī)劃、計劃前,先要深入調(diào)查,充分占有資料,了解各種因素,在此基礎(chǔ)上,綜合分析研究,提出切實可行的任務(wù)、指標和措施。因此,計劃文書是主觀和客觀的統(tǒng)一,不是純主觀的產(chǎn)物。
三、計劃文書的一般寫法
計劃文書的結(jié)構(gòu),大體可分為:
標題:計劃文書的標題直截了當,是什么規(guī)劃、計劃就是什么名稱,不轉(zhuǎn)彎抹角,不需要文采式的或形象生動的標題;一般也不分正副標題。例如,某某市國民經(jīng)濟第九個五年計劃,某某縣“九五”農(nóng)業(yè)發(fā)展規(guī)劃,某某鄉(xiāng)2000年植樹造林計劃。有時在地區(qū)或單位下面插入“關(guān)于”介詞,如某某局關(guān)于2000年工作計劃,有點類似公文標題?傊,計劃文書的標題,應(yīng)該按照規(guī)劃、計劃的時間和內(nèi)容來確定。
正文:計劃文書在通常情況下,分為四個部分:
第一部分,導(dǎo)言。它介紹寫此規(guī)劃或計劃的背景,交待其依據(jù),說明目的及其重要意義。按照意思分層次寫,不一定用一二三四等序數(shù)詞來排列。(這部分的篇幅不要太長,如中長期的計劃可以多說一些,年度工作計劃或忖項工作計劃用幾句話交待一下根據(jù)就行),使人知道這個規(guī)劃、計劃是有依據(jù)的,不是憑空寫的。
第二部分,任務(wù)(含指標)。這部分是計劃文書的核心,也是奮斗的目標和方向。計劃文書中如果不提任務(wù)、指標,那就沒有制定規(guī)劃、計劃的必要。任務(wù)包括兩個方面:一是總的任務(wù)和指標,說明本地區(qū)本單位在計劃期內(nèi),經(jīng)濟增長的總體水平,達到怎樣的規(guī)模,經(jīng)濟總量的發(fā)展要求;二是具體任務(wù),比如農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、財政、金融、科技、教育、文化、衛(wèi)生等行業(yè)的任務(wù)和指標,以及發(fā)展的程度。總的任務(wù)要概括寫,具體任務(wù)應(yīng)分項分條寫。這樣使人看了一目了然,知道在規(guī)劃或計劃期間,該地區(qū)該單位的總?cè)蝿?wù)是什么,各行各業(yè)的具體任務(wù)是什么,做到心中有數(shù)、目標明確。
上述任務(wù)部分是指大的全面的計劃而言,至于短期計劃和某項工作計劃,不必要這樣分開寫,總的任務(wù)和具體任務(wù)可合并起來,可分條寫,也可不分條寫。因為這類計劃比較簡單,內(nèi)容又不太復(fù)雜。
第三部分,因素分析。這部分是對完成任務(wù)的各種有利因素和不利因素的分析,也可以說對完成任務(wù)的可能性進行評估,說明完成任務(wù)的有利條件有哪些,不利條件或困難有哪些,從而充分利用有利條件,正視不利因素與困難,達到趨利避害,完成與超額完成計劃任務(wù)。寫這部分時可梳理成幾條寫寫,即有利條件幾條、不利條件幾條,對于那些不穩(wěn)定的可變因素還要估計在內(nèi)。既不要把各種因素寫得過分具體,也不能寫得空洞抽象,點明了,說到為止。因為因素分析,畢竟屬于依據(jù)客觀情況推斷出來的認識,難免不含有個人的意志,決不能把話說死了。
第四部分,措施和步驟。這部分是計劃文書的重點,也是任務(wù)部分的延伸。沒有任務(wù),就談不上措施;沒有措施,任務(wù)就是空中樓閣。所以,寫計劃文書兩大部分最重要:一個是任務(wù),一個是措施。這是相互依存、不可缺少的兩部分。寫措施可梳理幾條寫,可用一二三四序數(shù)詞,亦可用小標題,使措施之間隔開,重要的放前面,將要的放后面,盡可能寫細寫實,便于執(zhí)行單位操作。至于不太重要的措施,可概括寫,一筆而過,也可省略不寫。
計劃文書的四個部分,在內(nèi)容上是有機的聯(lián)系,是一環(huán)套一環(huán)的。即使結(jié)構(gòu)有改變,或?qū)懭齻部分,或?qū)懳鍌部分,也是四部分內(nèi)容的某一部分的展開或濃縮。不管如何調(diào)整,這樣三個問題是要回答的,即寫計劃文書的依據(jù)是什么,它的任務(wù)要求是什么,怎樣來完成這個任務(wù)。只要掌握這些原則,就能駕馭自如,寫好計劃文書。
四、寫計劃文書應(yīng)注意三點
1、基礎(chǔ)材料要準確。計劃文書中的設(shè)想是建筑在各種材料基礎(chǔ)上的,是科學的設(shè)想,符合客觀事物發(fā)展的規(guī)律,并不是毫無根據(jù)的天方夜譚。因此,寫計劃文書的各種基礎(chǔ)材料,包括數(shù)據(jù)、信息、資源情況、歷史資料等凡是需要參考的資料,一定要準確、真實、不能有假。如果以假材料為依據(jù),推測出來的設(shè)想,將使規(guī)劃、計劃很難實現(xiàn),還會造成重大失誤。
2、任務(wù)指標有余地。計劃文書里所提出來的任務(wù)、指標和各種措施要求,一定要實事求是,既不能脫離現(xiàn)實、好高騖遠,也不能因循守舊、停滯不前。否則,不是保守,就是冒進。所以,在任務(wù)、指標、措施上應(yīng)留有余地,允許上升的空
間。就是說,在充分調(diào)動群眾積極性的基礎(chǔ)上,經(jīng)過努力,可以實現(xiàn)和超額完成計劃。
3、使用樸實的語言。計劃文書與總結(jié)、調(diào)查報告不同,不需要生動、形象的語言,也不要更多的修辭方法,一般使用相實、莊重的語言。因為計劃文書的內(nèi)容,都是要求人們未來做的,只有理解明白,
才能做,才能執(zhí)行。所以,語言要樸實無華,不能似是而非、模棱兩可,特別是任務(wù)指標決不能含糊,一定要清清楚楚,表達準確,這是計劃文書對語言的要求。
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