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秘書辦公桌的整理 -文秘文書

時間:2024-10-03 04:24:15 文秘文書 我要投稿
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秘書辦公桌的整理 -文秘文書

秘書工作需要持續(xù)地集中注意力,因而要采取一些措施控制周圍的嗓音,改善辦公室的環(huán)境以減少精神分散。要根據(jù)工作流程和文件周轉(zhuǎn)程序,對檔案柜和辦公臺子的位置作妥善安排。秘書的臺子上要把最為常用的設(shè)備如電話和日用品放在手頭近便的地方。辦公室的照明應當均勻地分布,避開強烈的陽光和陰影,但是光度要足夠照亮整個臺子!   ∮95%以上的秘書都常為臺子上堆滿東西而苦惱,這里介紹一個保持臺子干凈整齊的有效辦法!   1、除了你手頭事情以外,把臺子上所有其它文件清理掉。手頭那件事應當是你目前先要解決的一件事!   2、所有其他文件都必須放在文件夾里或抽屜里,而且應當放在一個好找的地方!   3、其它文件 不要放下你正在進行的工作中去;也不要做其它的很有吸引力的工作!   4、一件工作轉(zhuǎn)手后,再調(diào)查一下你的工作安排次序,然后開始做下一件最為重要的事情。    5、早晨你上班前,當天首先要做的那件事所需要的資料都 要放在臺子上。    6、經(jīng)常查看你的臺子,保持臺子整潔。有個調(diào)查報告說,一位經(jīng)理每天平均要花三個小時閱看和答復信件。    調(diào)查表明,大約有82%的經(jīng)理說,他們沒有時間去翻閱同他們專業(yè)有關(guān)的書報雜志,可是要跟上專業(yè)領(lǐng)域里的發(fā)展形勢,對于管理都來說,這不能算是一個次要的事情!   榱吮M快閱讀這些資料,采取他派閱讀任務(wù)的辦法比較有效。這種做法的好處包括:    1、保證這些資料馬上在有關(guān)人員之間傳閱。  2、使你的同事及時知道最新發(fā)展的情況。  3、看過資料的人要圈出最重要的章節(jié)和注明它們在應用上的可能性! 4、使你心中有個數(shù),知道什么資料對你的同事們最重要! 5、你可以不再為閱讀資料而苦惱,因為閱讀的責任已分派到你的同事們身上,最重要的資料可以保證有人看過。    桌面的整齊    隨便把文件 攤開在桌上就離開座位的秘書,以及看到客人來時慌慌張張把文件收起來的秘書,都不是謹慎的秘書!   ∫粋謹慎的秘書應當做到:    1、要離開座位之前,應把放在桌上的文件收拾好,或放在抽屜之后才離開。辦公時,看到客人來找自己,要眾容自如的把文件收起來,不過想要做好以上這種干凈利落的動作,平常就要養(yǎng)成桌上東西好好整理起來的習慣。平常桌上只放工作需要的文件即可,要長時間離開座位或下班前,都要記得文件收到抽屜里。不要客人一來,只顧收文件而把其他的重要文件露了出來,做任何事都要沉著,不要慌亂。    2、必須能在一方面注意周圍的動靜,一方面也能安心的辦事。如果只注意埋頭做自己的事,對周圍的動靜一點都不關(guān)心,則往往客人已經(jīng)站到自己面前,也還毫不察覺。    像這種等客人讓在自己面前,開口問“對不起,請問這里是不是總務(wù)科?”的時候,才知有客人來,慌亂中,“啪”的一聲把攤開的文件合起來,大家都會很不自然。所以一定要在客人還沒有來到自己桌前時就感覺到,而能鎮(zhèn)定地把文件先收起來。        來源:秘書高效率工作手冊

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