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做個(gè)高效工作的秘書(shū)(六) -文秘文書(shū)
社會(huì)是復(fù)雜的，人也是復(fù)雜的。要把一件事情搞清楚是很不容易的。秘書(shū)人員由于在工作過(guò)程中接觸的人多而且雜，所以在處事過(guò)程中更需要很多的技巧。這些技巧包括：學(xué)會(huì)洗耳恭聽(tīng)；處處留心；一目十行；百問(wèn)不煩；不可輕信等�！ �1、洗耳恭聽(tīng)：秘書(shū)是辦事的，聽(tīng)懂事情是辦好事的前提。在聽(tīng)的過(guò)程中秘書(shū)要注意不要隨便打斷別人，不要漫不經(jīng)心，不要強(qiáng)加于人。這些都是秘書(shū)與同事相處時(shí)候必須掌握的。作為秘書(shū)，經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)，如何傾聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)的談話，接受指示，領(lǐng)會(huì)意圖，也是非常重要的。所以秘書(shū)要學(xué)會(huì)注意聽(tīng)，拼命記，聽(tīng)不明白一定要及時(shí)請(qǐng)示，以免執(zhí)行中出現(xiàn)偏差。平時(shí)多注意事情的來(lái)龍去脈，避免聽(tīng)不明白。此外，秘書(shū)還要盡可能站在領(lǐng)導(dǎo)的角度去想問(wèn)題，這樣才能深切領(lǐng)會(huì)他們的意圖�！ �2、處處留心：越是煩雜的工作就越需要細(xì)心。秘書(shū)在平時(shí)的工作生活中如果不能做到處處留心，辦事能力肯定不會(huì)提高�！ �3、一目十行：有的秘書(shū)在工作中需要看大量的文件，一目十行的技巧對(duì)于他們來(lái)說(shuō)是必需的。有經(jīng)驗(yàn)的秘書(shū)面對(duì)大量文稿時(shí)不會(huì)認(rèn)為這是壞事，文件多，接受的信息也就多。看大量文件時(shí)候的技巧主要是抓住頭尾，先看提要，記住要點(diǎn)，注意但是等轉(zhuǎn)折詞等。一目十行的能力需要逐步培養(yǎng)，不可操之過(guò)急�！ �4、百問(wèn)不煩：秘書(shū)人員為了工作要經(jīng)常與人打交道，要弄明白一些事情就難免要向人提問(wèn)。問(wèn)得不好，一句話就可能把局面弄緊張；問(wèn)得不妙，幾句話就可能讓對(duì)方厭煩。所以在這個(gè)過(guò)程中也是要掌握一些技巧的： 了解談話對(duì)象的身份、年齡、經(jīng)歷、文化程度、脾氣性格等。不同的人區(qū)別對(duì)待�！ ∠�?qū)Ψ浇淮约旱纳矸�、�?lái)意，特別說(shuō)明為什么找對(duì)方，盡快建立融洽關(guān)系�！ �(wèn)題要問(wèn)得簡(jiǎn)單明確而具體，對(duì)方能夠回答�！ 〗o對(duì)方留下思考的時(shí)間，不要緊追不舍，引起對(duì)方的反感�！ ￡P(guān)鍵地方請(qǐng)對(duì)方講清楚，不可爭(zhēng)辯，更不可說(shuō)教。 要認(rèn)真傾聽(tīng)，不要輕易打斷對(duì)方�！ ∫吢�(tīng)邊想，發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的問(wèn)題繼續(xù)深挖下去�！ ”M量縮短時(shí)間�！ ∽⒁饨o對(duì)方保密，尤其在取得對(duì)方的信任后就更需要如此。 5、不可輕信：要注意分析自己的談話對(duì)象。在沒(méi)有弄清楚情況的前提下，不妨把談話對(duì)象所說(shuō)的東西簡(jiǎn)單記錄下來(lái)，以便分析�！ ∽鳛橐粋�(gè)秘書(shū)人員，在辦事過(guò)程中要掌握一些技巧和藝術(shù)，這些藝術(shù)包括一次完成的藝術(shù)、化繁為簡(jiǎn)的藝術(shù)和委曲求全的藝術(shù)。 所謂一次完成的藝術(shù)就是指在辦事工程中盡量在辦事前把細(xì)節(jié)想好，一蹴而就。一次完成是處理藝術(shù)的一個(gè)高峰，同樣一件事情，有的人一下就解決了，有的人需要兩次、三次乃至拖拉上很長(zhǎng)時(shí)間也辦不完，嚴(yán)重影響工作效率。要鍛煉出一次完成的辦事能力就需要秘書(shū)平時(shí)多看多想、全面了解情況�！ ∮幸粋�(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的司機(jī)，開(kāi)車(chē)來(lái)到一座橋下的時(shí)候發(fā)現(xiàn)橋身比車(chē)略矮了一些，司機(jī)施盡渾身解數(shù)仍然不能通過(guò)，正準(zhǔn)備繞道而行的時(shí)候一個(gè)小孩子告訴他：把車(chē)胎放一些氣就行了。司機(jī)恍然大悟，原來(lái)很簡(jiǎn)單的事情卻被自己搞復(fù)雜了。小孩的頭腦比大人要簡(jiǎn)單，想的辦法也是簡(jiǎn)單的，然而卻是可行的，生活中、工作中有許多問(wèn)題其實(shí)都是可以化繁為簡(jiǎn)的�！ ∶貢�(shū)人員在工作中有許多事情要處理，如果用復(fù)雜的方法，很可能越處理越復(fù)雜，不妨換個(gè)角度想想，用最簡(jiǎn)單的方式去處理最復(fù)雜的問(wèn)題�！ ∽鳛槊貢�(shū)，有的是侯很需要自己受點(diǎn)委屈，求得問(wèn)題的解決。這里的委曲求全指的是”自虧處理”，有句話說(shuō)：神仙打架，百姓遭殃。當(dāng)事情涉及秘書(shū)人員本人和其他人的利益關(guān)系時(shí)，切不可死活不讓步。秘書(shū)必須具備整體效益的觀念。
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